Quản lý Cho thuê

Table

Điểm chính

• • Cài đặt module **Sale Renting** (sale_renting)

• • Thiết lập sản phẩm loại **Storable Product** để theo dõi tồn kho

• • Cấu hình kho và vị trí kho cho sản phẩm cho thuê

• • Thiết lập quyền truy cập cho Rental Manager

• • Cấu hình email template cho thông báo pickup/return

Các bước thực hiện

• 1. Vào **Rental → Products**

• 2. Tạo sản phẩm mới hoặc chỉnh sửa sản phẩm hiện có

• 3. Tích **Can be Rented** (Có thể cho thuê)

• 4. Chọn **Product Type = Storable Product** để theo dõi tồn kho

• 5. Tại tab **Rental Pricing**, click **Add a line**

• 6. Thiết lập giá theo thời gian:

• 7. - **Period**: 1 Hour, 1 Day, 1 Week, 1 Month

• 8. - **Price**: Giá cho thuê tương ứng

• 9. Thêm nhiều mức giá (ví dụ: 1 Day = 100k, 1 Week = 500k)

• 10. Tại tab **Rental**, thiết lập phí phạt:

• 11. - **Hourly Fine**: Phí phạt mỗi giờ trả muộn

• 12. - **Daily Fine**: Phí phạt mỗi ngày trả muộn

• 13. Click **Save**

Các bước thực hiện

• 1. Vào **Rental → Rentals**

• 2. Click **New** để tạo đơn hàng mới

• 3. Chọn **Customer** (khách hàng)

• 4. Thiết lập **Rental Start Date** (ngày bắt đầu thuê)

• 5. Thiết lập **Rental Return Date** (ngày trả dự kiến)

• 6. Tại tab **Order Lines**, click **Add a product**

• 7. Chọn sản phẩm cho thuê

• 8. Nhập **Quantity** (số lượng)

• 9. Giá tự động tính dựa trên thời gian thuê

• 10. Click **Save**

Các bước thực hiện

• 1. Kiểm tra thông tin đơn hàng: khách hàng, sản phẩm, ngày thuê

• 2. Kiểm tra **Quantity in Rent** để đảm bảo còn hàng

• 3. Click **Confirm** để xác nhận đơn hàng

• 4. Trạng thái chuyển sang **Reserved** (Đã đặt chỗ)

• 5. Hệ thống tạo invoice nếu đã cấu hình

• 6. Gửi xác nhận cho khách hàng qua email

Các bước thực hiện

• 1. Khi khách hàng đến lấy sản phẩm

• 2. Mở đơn hàng ở trạng thái **Reserved**

• 3. Click nút **Pickup** trên thanh công cụ

• 4. Wizard hiển thị danh sách sản phẩm:

• 5. - **Reserved**: Số lượng đã đặt

• 6. - **Picked-up**: Số lượng thực tế lấy

• 7. Nhập số lượng thực tế khách lấy (có thể khác số đặt)

• 8. Click **Apply** để xác nhận

• 9. Trạng thái chuyển sang **Picked-Up** (Đã lấy hàng)

• 10. Chụp ảnh sản phẩm và ghi chú tình trạng

Các bước thực hiện

• 1. Khi khách hàng trả sản phẩm

• 2. Mở đơn hàng ở trạng thái **Picked-Up**

• 3. Click nút **Return** trên thanh công cụ

• 4. Wizard hiển thị:

• 5. - **Picked-up**: Số lượng đã lấy

• 6. - **Returned**: Số lượng thực tế trả

• 7. Nhập số lượng thực tế khách trả

• 8. Nếu trả muộn, hệ thống tự động tính phí phạt

• 9. Click **Apply** để xác nhận

• 10. Trạng thái chuyển sang **Returned** (Đã trả hàng)

• 11. Kiểm tra tình trạng sản phẩm và ghi chú

Điểm chính

• • Hệ thống tự động phát hiện khi ngày hiện tại > Rental Return Date

• • Đơn hàng được đánh dấu **Late** (Trễ) với biểu tượng cảnh báo

• • Khi Return, hệ thống tự động tính phí phạt:

• • - Phí phạt = (Số giờ trễ × Hourly Fine) + (Số ngày trễ × Daily Fine)

• • Tạo dòng phí phạt trong đơn hàng

• • Cộng vào tổng tiền cần thanh toán

• • Có thể cấu hình **Minimum delay time** (thời gian gia hạn) trong Settings

Các bước thực hiện

• 1. Vào **Rental → Schedule**

• 2. Chế độ xem **Gantt** hiển thị:

• 3. - Trục ngang: Thời gian (ngày/tuần/tháng)

• 4. - Trục dọc: Sản phẩm

• 5. - Thanh màu: Đơn hàng cho thuê

• 6. Màu sắc thanh:

• 7. - **Xanh lá**: Reserved (Đã đặt chỗ)

• 8. - **Xanh dương**: Picked-Up (Đã lấy hàng)

• 9. - **Xám**: Returned (Đã trả hàng)

• 10. - **Đỏ**: Late (Trả muộn)

• 11. Kiểm tra **Quantity in Rent** để xem tình trạng còn hàng

• 12. Tạo đơn hàng mới: Click và kéo trên Gantt

Các bước thực hiện

• 1. Áp dụng khi khách thuê nhiều sản phẩm và trả từng phần

• 2. Tại wizard Return, nhập số lượng trả < số lượng đã lấy

• 3. Click **Apply**

• 4. Đơn hàng vẫn ở trạng thái **Picked-Up**

• 5. Lặp lại cho đến khi trả hết

• 6. Khi trả đủ, trạng thái chuyển sang **Returned**

Các bước thực hiện

• 1. Vào **Rental → Configuration → Settings**

• 2. Cấu hình:

• 3. - **Delay Product**: Sản phẩm dùng để tính phí phạt

• 4. - **Per Hour**: Phí phạt mặc định theo giờ

• 5. - **Per Day**: Phí phạt mặc định theo ngày

• 6. - **Minimum delay time**: Thời gian gia hạn trước khi tính phí

• 7. Ví dụ: Đặt 2 giờ → Khách có thêm 2 giờ trước khi bị tính phí

• 8. Click **Save**

Các bước thực hiện

• 1. Vào **Rental → Configuration → Pricelists**

• 2. Mở bảng giá cần cấu hình

• 3. Tại tab **Renting Price Rules**:

• 4. - Thêm quy tắc giá cho thuê theo sản phẩm

• 5. - Cấu hình giá theo thời gian

• 6. - Áp dụng cho khách hàng cụ thể

• 7. Ví dụ: Khách VIP giảm 10% giá cho thuê

• 8. Click **Save**

Các bước thực hiện

• 1. Vào **Rental → Reporting → Rental Analysis**

• 2. Xem phân tích:

• 3. - Doanh thu theo ngày/tuần/tháng

• 4. - Doanh thu theo sản phẩm

• 5. - Doanh thu theo khách hàng

• 6. - Số lượng sản phẩm đang cho thuê

• 7. Sử dụng **Filters**:

• 8. - My Rentals: Đơn hàng của tôi

• 9. - Late Returns: Đơn hàng trả muộn

• 10. - This Month/Year: Tháng/năm này

• 11. Sử dụng **Group By**: Product, Customer, Salesperson, Date

• 12. Xuất báo cáo: Click Favorites → Export All

Các bước thực hiện

• 1. Mở đơn hàng ở trạng thái **Quotation**

• 2. Click **Send by Email**

• 3. Chỉnh sửa nội dung email

• 4. Đính kèm PDF báo giá

• 5. Click **Send** để gửi cho khách hàng

• 6. Trạng thái chuyển sang **Quotation Sent**

Điểm chính

• • Kiểm tra **Quantity in Rent** trước khi xác nhận đơn

• • Sử dụng **Gantt view** để xem lịch trình và tránh đặt chồng

• • Đặt **buffer time** giữa các đơn cho vệ sinh/bảo trì

• • Thiết lập **giá dài hạn rẻ hơn** để khuyến khích thuê lâu

• • Sử dụng **Pricelist** để điều chỉnh giá theo mùa hoặc khách hàng

• • Chụp **ảnh sản phẩm** trước và sau khi cho thuê

• • Yêu cầu **đặt cọc** cho sản phẩm giá trị cao

• • Gọi **nhắc khách** trước ngày trả để giảm trả muộn

• • In **hợp đồng cho thuê** khi Pickup

• • Ghi chú **tình trạng sản phẩm** khi Return

Table

Điểm chính

• • **Làm thế nào để tạo sản phẩm cho thuê?** Tạo sản phẩm Storable, tích Can be Rented, cấu hình Rental Pricing.

• • **Có thể cho thuê và bán cùng một sản phẩm không?** Có, thiết lập cả Sales Price và Rental Pricing.

• • **Làm sao để kiểm tra sản phẩm còn hàng?** Xem Quantity in Rent trên sản phẩm hoặc kiểm tra Gantt view.

• • **Có thể gia hạn thời gian thuê không?** Có, chỉnh sửa Rental Return Date trước khi Return.

• • **Làm thế nào để xử lý sản phẩm bị hỏng?** Ghi chú trong đơn hàng, tạo điều chỉnh giá hoặc phí bồi thường.

• • **Có thể tạo đơn hàng từ Gantt view không?** Có, click và kéo trên Gantt để tạo đơn hàng mới.

• • **Làm sao để theo dõi lịch sử cho thuê của sản phẩm?** Vào sản phẩm, xem smart button Rentals.

• • **Có thể thiết lập giá theo khách hàng không?** Có, sử dụng Pricelist với Renting Price Rules.

• • **Làm thế nào để ngừng cho thuê sản phẩm?** Bỏ tích Can be Rented hoặc Archive sản phẩm.

• • **Có thể tích hợp với kế toán không?** Có, tự động tạo journal entries khi confirm và invoice.