Quản lý Gói dịch vụ

Table

Điểm chính

• • Cài đặt module **Sale Subscription** (sale_subscription)

• • Thiết lập phương thức thanh toán tự động (thẻ tín dụng, chuyển khoản)

• • Cấu hình email template cho thông báo gia hạn

• • Thiết lập quyền truy cập cho nhóm Subscription Manager

• • Cấu hình journal kế toán cho doanh thu định kỳ

Các bước thực hiện

• 1. Vào **Sales → Products → Products**

• 2. Tạo sản phẩm mới hoặc chỉnh sửa sản phẩm hiện có

• 3. Trong tab **General Information**, chọn **Product Type = Service**

• 4. Bật tùy chọn **Recurring**

• 5. Thiết lập **Recurring Period**: Daily, Weekly, Monthly, Yearly

• 6. Nhập **Recurring Price** (giá theo chu kỳ)

• 7. Cấu hình **Invoicing Policy**: Prepaid (trả trước) hoặc Postpaid (trả sau)

• 8. Thiết lập **Trial Period** nếu cần (ví dụ: 14 ngày miễn phí)

• 9. Lưu sản phẩm

Các bước thực hiện

• 1. Vào **Sales → Subscriptions → Subscriptions**

• 2. Click **Create** để tạo subscription mới

• 3. Chọn **Customer** (khách hàng)

• 4. Thêm **Subscription Products** vào order lines

• 5. Thiết lập **Start Date** (ngày bắt đầu)

• 6. Cấu hình **Recurring Period** (chu kỳ lặp lại)

• 7. Chọn **Pricelist** nếu có giá đặc biệt

• 8. Thiết lập **Payment Terms** (điều khoản thanh toán)

• 9. Click **Confirm** để kích hoạt subscription

Table

Các bước thực hiện

• 1. Vào **Sales → Configuration → Settings**

• 2. Trong phần **Subscriptions**, bật **Automatic Renewal**

• 3. Thiết lập **Renewal Reminder** (số ngày trước khi hết hạn gửi email)

• 4. Cấu hình **Payment Method** cho auto-renewal (thẻ tín dụng, SEPA)

• 5. Thiết lập **Grace Period** (thời gian gia hạn sau khi thanh toán thất bại)

• 6. Cấu hình **Retry Payment** (số lần thử lại thanh toán)

• 7. Lưu cấu hình

Các bước thực hiện

• 1. Mở subscription cần thay đổi

• 2. Click **Upsell** (nâng cấp) hoặc **Downsell** (hạ cấp)

• 3. Chọn sản phẩm mới hoặc thay đổi số lượng

• 4. Hệ thống tự động tính **Prorated Amount** (số tiền tính theo tỷ lệ)

• 5. Chọn **Apply Immediately** hoặc **Apply at Next Renewal**

• 6. Xác nhận thay đổi

• 7. Hệ thống tạo credit note (nếu hạ cấp) hoặc invoice bổ sung (nếu nâng cấp)

Điểm chính

• • Vào **Sales → Reporting → Subscriptions Analysis**

• • Xem **MRR** (Monthly Recurring Revenue) theo tháng

• • Tính **ARR** = MRR × 12

• • Phân tích **New MRR** (từ khách hàng mới)

• • Theo dõi **Expansion MRR** (từ upsell)

• • Đo lường **Churn MRR** (mất do hủy gói)

• • Tính **Net MRR Growth** = New + Expansion - Churn

• • Xuất báo cáo theo **Customer**, **Product**, **Sales Team**

Các bước thực hiện

• 1. Hệ thống tự động tạo hóa đơn theo **Recurring Period**

• 2. Vào **Sales → Subscriptions → Subscriptions to Invoice**

• 3. Xem danh sách subscription cần tạo hóa đơn

• 4. Click **Create Invoices** để tạo hàng loạt

• 5. Hóa đơn được tạo ở trạng thái **Draft**

• 6. Xác nhận và gửi hóa đơn cho khách hàng

• 7. Theo dõi thanh toán trong **Accounting → Customers → Invoices**

Các bước thực hiện

• 1. Hệ thống tự động thử lại thanh toán theo cấu hình **Retry Payment**

• 2. Nếu thất bại, gửi email nhắc nhở khách hàng

• 3. Subscription chuyển sang trạng thái **Payment Failed**

• 4. Trong **Grace Period**, khách hàng vẫn có quyền truy cập

• 5. Sau grace period, subscription chuyển sang **Suspended**

• 6. Khách hàng cập nhật phương thức thanh toán

• 7. Click **Retry Payment** để thử lại

• 8. Nếu thành công, subscription quay lại **In Progress**

Các bước thực hiện

• 1. Vào **Sales → Configuration → Subscription Templates**

• 2. Click **Create** để tạo template mới

• 3. Đặt tên template (ví dụ: "Basic Plan", "Premium Plan")

• 4. Thêm **Products** vào template

• 5. Thiết lập **Recurring Period** mặc định

• 6. Cấu hình **Trial Period**

• 7. Thiết lập **Pricing** và **Discounts**

• 8. Lưu template

• 9. Khi tạo subscription mới, chọn template để áp dụng nhanh

Điểm chính

• • Vào **Sales → Reporting → Subscriptions Analysis**

• • Lọc theo **Status = Cancelled**

• • Phân tích **Churn Rate** = (Số subscription hủy / Tổng số subscription) × 100%

• • Xem **Churn Reason** (lý do hủy) nếu đã cấu hình

• • Phân tích theo **Product**, **Customer Segment**, **Sales Team**

• • Tính **Revenue Churn** = Doanh thu mất do hủy gói

• • So sánh **Voluntary Churn** (khách tự hủy) vs **Involuntary Churn** (thanh toán thất bại)

• • Đề xuất chiến lược giữ chân khách hàng

Các bước thực hiện

• 1. Khách hàng đăng nhập vào **Customer Portal**

• 2. Vào **My Account → Subscriptions**

• 3. Xem danh sách subscription đang hoạt động

• 4. Xem lịch sử hóa đơn và thanh toán

• 5. Tải xuống hóa đơn PDF

• 6. Cập nhật phương thức thanh toán

• 7. Nâng cấp / Hạ cấp gói (nếu được phép)

• 8. Hủy subscription (nếu được phép)

Điểm chính

• • Thiết lập **trial period** để tăng tỷ lệ chuyển đổi

• • Cấu hình **auto-renewal** để giảm churn do quên gia hạn

• • Gửi **renewal reminder** trước 7-14 ngày

• • Thiết lập **grace period** 3-7 ngày cho thanh toán thất bại

• • Sử dụng **subscription templates** để chuẩn hóa gói dịch vụ

• • Theo dõi **MRR/ARR** hàng tháng để đo lường tăng trưởng

• • Phân tích **churn rate** và lý do hủy gói

• • Cung cấp **upsell/downsell** linh hoạt

• • Tích hợp **payment gateway** hỗ trợ recurring payment

• • Tự động hóa **dunning process** (quy trình thu hồi nợ)

Table

Điểm chính

• • **Làm thế nào để tạo gói dùng thử miễn phí?** Trong sản phẩm subscription, thiết lập Trial Period (ví dụ: 14 days) và Trial Price = 0.

• • **Có thể thay đổi chu kỳ thanh toán giữa chừng không?** Có, sử dụng chức năng Upsell/Downsell để thay đổi recurring period, hệ thống tự động tính prorated amount.

• • **Làm sao để khách hàng tự quản lý subscription?** Bật Customer Portal, khách hàng có thể xem, nâng cấp, hạ cấp, và hủy subscription trực tuyến.

• • **MRR và ARR khác nhau như thế nào?** MRR là doanh thu định kỳ hàng tháng, ARR = MRR × 12 (doanh thu định kỳ hàng năm).

• • **Xử lý thế nào khi khách hàng hủy giữa chu kỳ?** Tùy chọn: hoàn tiền theo tỷ lệ (prorated refund), cho dùng hết chu kỳ, hoặc không hoàn tiền (theo chính sách).

• • **Có thể tạo subscription từ quotation không?** Có, trong quotation thêm sản phẩm recurring, khi confirm sẽ tự động tạo subscription.

• • **Làm thế nào để theo dõi churn rate?** Vào Subscriptions Analysis, lọc Status = Cancelled, tính tỷ lệ % so với tổng số subscription.

• • **Có thể thiết lập discount cho subscription không?** Có, sử dụng Pricelist hoặc Coupon/Promotion để áp dụng discount cho recurring products.

• • **Subscription có tích hợp với kế toán không?** Có, tự động tạo journal entries cho deferred revenue (doanh thu hoãn lại) theo chu kỳ.

• • **Làm sao để gửi email nhắc nhở gia hạn?** Trong Settings → Subscriptions, thiết lập Renewal Reminder (số ngày trước khi hết hạn) và cấu hình email template.