Chi phí trong Phiếu lương

Điểm chính

• • Báo cáo trong Phiếu lương: Đánh dấu chi phí đã phê duyệt để hoàn trả qua phiếu lương

• • Liên kết Tự động: Chi phí tự động được thêm vào phiếu lương nháp

• • Nút Thông minh: Xem tất cả chi phí liên kết với phiếu lương

• • Tạo Dòng Đầu vào: Tổng chi phí tự động được thêm vào tính toán phiếu lương

• • Đối soát Tự động: Bút toán chi phí và phiếu lương được đối soát tự động

• • Xác thực: Đảm bảo cấu hình quy tắc lương và tài khoản phù hợp

• • Cảnh báo Thanh toán: Cảnh báo khi cố gắng thanh toán chi phí đã có trong phiếu lương

Phân quyền theo vai trò

Điểm chính

• • Từ Danh sách Chi phí: Chọn nhiều chi phí đã phê duyệt/đã đăng và sử dụng Hành động → Báo cáo trong Phiếu lương Tiếp theo

Các bước thực hiện

• 1. Từ Form Chi phí: Vào Chi phí → Chi phí của tôi hoặc Chi phí → Tất cả Chi phí

• 2. Mở chi phí đã phê duyệt/đã đăng

• 3. Nhấp nút Báo cáo trong Phiếu lương Tiếp theo

• 4. Hệ thống xác thực cấu hình và đánh dấu chi phí

• 5. Chi phí sẽ được bao gồm trong phiếu lương nháp tiếp theo

Điểm chính

• • Thông tin chi phí hiển thị: Tổng số tiền, danh mục chi phí, ngày, mô tả, biên lai, trạng thái

Các bước thực hiện

• 1. Vào Lương → Phiếu lương

• 2. Mở bất kỳ phiếu lương nào

• 3. Tìm nút thông minh Chi phí ở đầu

• 4. Nút hiển thị số lượng chi phí liên kết (ví dụ: "3 Chi phí")

• 5. Nhấp nút Chi phí thông minh để mở danh sách

Các bước thực hiện

• 1. Mở chi phí

• 2. Nhấp nút Xóa khỏi Phiếu lương

• 3. Hệ thống hủy liên kết chi phí khỏi phiếu lương

• 4. Chi phí có thể được thêm vào phiếu lương khác

Điểm chính

• • Tính toán phiếu lương: Phiếu lương được tính với các thành phần lương thường xuyên, dòng đầu vào EXPENSES được thêm với tổng số tiền chi phí, quy tắc lương EXPENSES xử lý số tiền, lương ròng bao gồm hoàn trả chi phí

• • Xác thực phiếu lương: Trước khi xác thực, hệ thống kiểm tra quy tắc EXPENSES tồn tại, xác thực quy tắc có tài khoản nợ được cấu hình đúng, đảm bảo tài khoản là loại "Phải trả"

• • Hủy phiếu lương: Khi hủy phiếu lương, chi phí tự động được hủy liên kết và vẫn được đánh dấu cho phiếu lương tiếp theo

Các bước thực hiện

• 1. Bút toán Phiếu lương Đã đăng: Bút toán kế toán phiếu lương được tạo, bao gồm dòng cho hoàn trả chi phí (nợ tài khoản phải trả)

• 2. Bút toán Chi phí Đã đăng: Hệ thống đăng bút toán chi phí nếu chưa đăng, mỗi chi phí có dòng tài khoản phải trả (có)

• 3. Gán Số Khớp: Hệ thống gán số khớp để ghép cặp dòng, định dạng: {index}-{payslip_move_id}-{expense_move_id}

• 4. Đối soát Tự động: Hệ thống cố gắng đối soát các dòng đã khớp, nếu cùng tài khoản: đối soát trực tiếp, nếu khác tài khoản: tạo bút toán chuyển

• 5. Chi phí Đánh dấu Đã trả: Trạng thái chi phí chuyển sang "Đã trả", báo cáo chi phí được đánh dấu là đã trả

Các bước thực hiện

• 1. Tạo quy tắc EXPENSES: Vào Lương → Cấu hình → Quy tắc Lương

• 2. Nhấp Mới

• 3. Đặt Mã thành "EXPENSES"

• 4. Cấu hình Tài khoản Nợ (loại phải trả)

• 5. Thêm vào cấu trúc lương liên quan

Điểm chính

• • Nút "Báo cáo trong Phiếu lương Tiếp theo" Không hiển thị: Chi phí chưa phê duyệt/đã đăng, phương thức thanh toán không phải "Nhân viên trả", người dùng thiếu quyền bắt buộc

• • Lỗi "Quy tắc hoàn trả chi phí cần được cấu hình": Không có quy tắc lương EXPENSES trong cấu trúc lương. Tạo quy tắc với mã "EXPENSES" và cấu hình tài khoản nợ

• • Lỗi "Không có tài khoản nợ cho quy tắc EXPENSES": Quy tắc EXPENSES tồn tại nhưng không có tài khoản nợ được cấu hình. Đặt trường Tài khoản Nợ

• • Không thể Xóa Chi phí khỏi Phiếu lương: Phiếu lương đã xác thực hoặc có bút toán kế toán đã đăng. Chi phí chỉ có thể được xóa khỏi phiếu lương nháp/đã hủy

• • Chi phí Không Tự động Thêm vào Phiếu lương: Chi phí chưa được đánh dấu để hoàn trả qua phiếu lương, chi phí đã liên kết với phiếu lương khác, cấu trúc phiếu lương thiếu quy tắc EXPENSES

• • Đối soát Tự động Thất bại: Hơn 2 tài khoản liên quan, bút toán chi phí được chỉnh sửa sau khi đăng. Sử dụng số khớp để đối soát thủ công

Điểm chính

• • Cho Nhân viên: Gửi chi phí kịp thời, thông tin đầy đủ, kiểm tra trạng thái, xem xét phiếu lương

• • Cho Quản lý: Phê duyệt kịp thời trước hạn chót lương, xác minh số tiền, báo cáo vấn đề, thông báo hạn chót

• • Cho Nhân viên HR: Đặt hạn chót lương, xem xét trước khi xử lý, xác thực cấu hình, giám sát lỗi, giao tiếp

• • Cho Kế toán: Thiết lập tài khoản, giám sát đối soát, đối soát thủ công bằng số khớp, dấu vết kiểm toán, đóng cuối tháng

• • Cân nhắc về Thời gian: Đặt hạn chót gửi chi phí 3-5 ngày trước xử lý lương, xem xét chi phí liên kết trước khi xác thực, đảm bảo tất cả đối soát chi phí-phiếu lương hoàn tất