Tích hợp Kế toán Bảng lương

Điểm chính

• • Tự động tạo bút toán kế toán (Journal Entry) từ payslip/pay run khi xác nhận

• • Cấu hình Salary Journal trên cấu trúc lương để xác định sổ nhật ký

• • Thiết lập tài khoản Nợ/Có cho từng Salary Rule

• • Thanh toán lương trực tiếp từ payslip bằng Payment Register

• • Hỗ trợ gộp dòng hạch toán theo công ty (Batch Payroll Move Lines)

• • Liên kết ngược giữa payslip/pay run và journal entry

• • Phân bổ phân tích (Analytic Distribution) cho chi phí lương

• • Hỗ trợ thẻ thuế (Tax Grids) trên dòng bút toán

Các trạng thái của Journal Entry

Các bước thực hiện

• 1. Vào Payroll → Configuration → Salary → Structures

• 2. Mở hoặc tạo Structure cần cấu hình

• 3. Điền trường Salary Journal (journal_id) - đây là trường bắt buộc

• 4. Đảm bảo currency của journal trùng với currency công ty

• 5. Lưu cấu hình

Các bước thực hiện

• 1. Vào Payroll → Configuration → Salary → Rules

• 2. Mở rule cần cấu hình

• 3. Vào tab Accounting

• 4. Điền Debit Account (account_debit): tài khoản ghi Nợ

• 5. Điền Credit Account (account_credit): tài khoản ghi Có

• 6. Tùy chọn: cấu hình Analytic Distribution, Tax Grids, Split on names, Set employee on account line

• 7. Lưu cấu hình

Điểm chính

• • Analytic Distribution: Phân bổ chi phí theo chiều phân tích (phòng ban, dự án, chi nhánh)

• • Debit Tax Grids / Credit Tax Grids: Gắn thẻ thuế vào dòng Nợ/Có

• • Split on names: Tách dòng bút toán theo tên nhân viên

• • Set employee on account line: Gắn thông tin nhân viên vào dòng bút toán

• • Excluded from Net: Loại trừ khỏi tính Net (không tính vào lương thực nhận)

Các bước thực hiện

• 1. Tạo và tính payslip bình thường trong Payroll

• 2. Nhấn Create Draft Entry (thay vì Confirm thông thường)

• 3. Hệ thống chuyển state payslip và gọi _action_create_account_move()

• 4. Dòng bút toán được tạo từ line_ids của payslip qua _prepare_slip_lines()

• 5. Nếu lệch Nợ/Có, hệ thống thêm dòng Adjustment Entry bằng tài khoản mặc định của journal

• 6. move_id được gắn lại vào payslip (và pay run nếu bật batch)

• 7. Mở Journal Entry từ smart button trên payslip để xem chi tiết

Điểm chính

• • Điều kiện: payslip chưa ở state paid, bút toán đã posted, tài khoản credit của rule NET phải reconcile=True

• • Tài khoản ngân hàng nhân viên phải trusted (allow_out_payment)

• • Nhấn nút Pay trên payslip để mở Payment Register wizard

• • Wizard có context hr_payroll_payment_register để xử lý đặc thù payroll

• • Sau khi reconcile đủ residual, payslip tự cập nhật state = paid và paid_date

Điểm chính

• • Bật: Gộp nhiều payslip thành ít dòng bút toán, ẩn bớt chi tiết cá nhân

• • Tắt: Tạo chi tiết theo từng payslip/rule, dễ truy vết từng nhân viên

• • Trade-off: Batch giúp giảm số dòng kế toán nhưng hạn chế một số thao tác thanh toán đơn lẻ

Các bước thực hiện

• 1. Vào Settings → Payroll

• 2. Bật tùy chọn Batch Account Move Lines (batch_payroll_move_lines)

• 3. Lưu cấu hình

Điểm chính

• • Mở form Employee trong Payroll

• • Điền trường Analytic Distribution

• • Phân bổ này sẽ được dùng làm fallback khi rule không có analytic riêng

• • Ví dụ: 100% cho phòng ban IT, hoặc 50% dự án A + 50% dự án B

Điểm chính

• • Mở Journal Entry trong Accounting

• • Nhấn stat button Payslip để mở payslip liên quan

• • Giúp truy vết từ kế toán ngược lại nguồn gốc lương

Điểm chính

• • Module gọi _unlink_or_reverse() trên move_id trước khi tiếp luồng gốc

• • Bút toán sẽ được reverse (đảo ngược) hoặc unlink (xóa) tùy trạng thái

• • Đảm bảo tính nhất quán giữa Payroll và Accounting

Điểm chính

• • account.group_account_readonly: Xem smart button Journal Entry

• • account.group_account_invoice: Thực hiện nút Pay

• • Các hành động payroll vẫn tuân theo quyền Payroll (group_hr_payroll_user, group_hr_payroll_manager)

Điểm chính

• • action_payslip_done() tạo bút toán ngay sau khi xác nhận payslip

• • Nếu structure thiếu journal_id, payslip sẽ có warning

• • Khi batch_payroll_move_lines=True, employee_move_line bị ẩn trên UI rule

• • Trên rule NET, not_computed_in_net ảnh hưởng cách tính dòng NET khi build bút toán

• • Dòng thuế (debit_tag_ids/credit_tag_ids) được đẩy sang move lines theo account debit/credit

Điểm chính

• • Chuẩn hóa Salary Rules kế toán trước khi chạy lương kỳ đầu tiên

• • Luôn kiểm tra trạng thái Journal Entry (Draft/Posted) từ payslip/pay run trước khi thanh toán

• • Nếu có sai lệch định khoản, debug theo thứ tự: Rule account → Structure journal → NET rule reconcile → Bank trust

• • Chỉ bật Batch Payroll Move Lines khi doanh nghiệp chấp nhận mức chi tiết kế toán thấp hơn

• • Dùng analytic_distribution nhất quán giữa rule và employee để báo cáo chi phí đúng chiều phân tích

• • Test với một payslip trước khi chạy hàng loạt để đảm bảo cấu hình đúng