Tự động hóa kế hoạch đánh giá
Tự động tạo đánh giá theo lịch định sẵn
Kế hoạch đánh giá tự động cho phép hệ thống tự động tạo đánh giá cho nhân viên theo lịch định kỳ. Tính năng này giúp đảm bảo nhân viên được đánh giá đều đặn mà không cần tạo thủ công.
Bật tự động hóa đánh giá
HR Manager có thể bật tính năng tự động tạo đánh giá trong cấu hình hệ thống.
Các bước thực hiện
1. Vào Settings → Company → Appraisals Automation (Tự động hóa đánh giá)
2. Hoặc vào Appraisals → Configuration → Appraisal Plans (Kế hoạch đánh giá)
3. Tích Automatically Generate Appraisals (Tự động tạo đánh giá) để bật
4. Cấu hình thời gian tự động tạo
5. Nhấn Save để lưu
Cấu hình thời gian tự động tạo
Thiết lập khoảng thời gian giữa các lần đánh giá tự động.
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Create an Appraisal after recruitment | Tạo đánh giá sau tuyển dụng | Tạo đánh giá đầu tiên sau bao lâu kể từ khi tuyển dụng (mặc định: 6 tháng) |
| Create a first Appraisal after | Tạo đánh giá đầu tiên sau | Tạo đánh giá thứ hai sau bao lâu kể từ đánh giá đầu tiên (mặc định: 6 tháng) |
| Create a second Appraisal after | Tạo đánh giá tiếp theo sau | Tạo đánh giá tiếp theo sau bao lâu kể từ đánh giá trước (mặc định: 12 tháng) |
Cấu hình mặc định
Thời gian mặc định
| Cài đặt | Giá trị mặc định | Mô tả |
|---|---|---|
| Đánh giá sau tuyển dụng | 6 tháng | Đánh giá nhân viên mới sau 6 tháng thử việc |
| Đánh giá đầu tiên | 6 tháng | Đánh giá lần 2 sau 6 tháng từ lần 1 |
| Đánh giá tiếp theo | 12 tháng | Đánh giá hàng năm sau đó |
Cách hoạt động
Hệ thống sử dụng CRON job để tự động tạo đánh giá theo lịch.
Điểm chính
• Hệ thống chạy CRON job hàng ngày để kiểm tra next_appraisal_date của mỗi nhân viên
• Khi đến ngày, hệ thống tự động tạo đánh giá ở trạng thái Ongoing (Đang xử lý)
• Gửi email thông báo cho nhân viên và quản lý
• Tạo activity (công việc) cho cả hai bên
• Cập nhật next_appraisal_date cho lần đánh giá tiếp theo
Ngày đánh giá tiếp theo
Mỗi nhân viên có trường next_appraisal_date xác định khi nào tạo đánh giá tiếp theo.
Điểm chính
• Nhân viên mới: next_appraisal_date = hire_date + thời gian sau tuyển dụng
• Sau đánh giá đầu tiên: next_appraisal_date = appraisal_date + thời gian đánh giá đầu tiên
• Sau đánh giá tiếp theo: next_appraisal_date = appraisal_date + thời gian đánh giá tiếp theo
• Có thể chỉnh sửa thủ công next_appraisal_date cho từng nhân viên
Tùy chỉnh theo nhân viên
Có thể tùy chỉnh lịch đánh giá cho từng nhân viên riêng lẻ.
Các bước thực hiện
1. Vào Employees → Employees
2. Mở hồ sơ nhân viên
3. Tại tab HR Settings, tìm trường Next Appraisal Date
4. Chỉnh sửa ngày để thay đổi lịch đánh giá
5. Nhấn Save
Tắt tự động hóa cho nhân viên cụ thể
Có thể tắt tự động tạo đánh giá cho một số nhân viên.
Điểm chính
• Xóa Next Appraisal Date trong hồ sơ nhân viên
• Hệ thống sẽ không tự động tạo đánh giá cho nhân viên này
• Vẫn có thể tạo đánh giá thủ công khi cần
Theo dõi đánh giá tự động
Có thể xem danh sách nhân viên sắp đến lịch đánh giá.
Điểm chính
• Lọc nhân viên theo Next Appraisal Date
• Nhóm theo tháng để xem số lượng đánh giá sắp tới
• Xuất báo cáo để lên kế hoạch
Mẹo sử dụng tự động hóa hiệu quả
Điểm chính
• Cấu hình thời gian phù hợp với văn hóa công ty (6 tháng, 1 năm, v.v.)
• Kiểm tra Next Appraisal Date định kỳ để đảm bảo chính xác
• Thông báo trước cho nhân viên về lịch đánh giá sắp tới
• Sử dụng mẫu đánh giá để chuẩn hóa quy trình
• Theo dõi email thông báo để đảm bảo nhân viên nhận được
• Tùy chỉnh lịch cho nhân viên đặc biệt (thử việc, tạm nghỉ)