Documents HR
Quản lý tài liệu nhân sự với thư mục tự động và truy cập portal
Module Documents HR tích hợp quản lý tài liệu với hệ thống nhân sự, tự động tạo thư mục riêng cho mỗi nhân viên và lưu trữ tập trung các tài liệu nhân sự.
Hỗ trợ quản lý hợp đồng lao động, yêu cầu ký điện tử, và cho phép nhân viên truy cập tài liệu cá nhân qua portal.
Cấu trúc thư mục tự động
Khi tạo nhân viên mới, hệ thống tự động tạo thư mục cá nhân dưới "Employees - [Tên công ty]" với quyền truy cập được kiểm soát.
Điểm chính
• Thư mục cá nhân nhân viên: tên thư mục là tên nhân viên, quyền truy cập chỉ HR có quyền xem (internal=none, via_link=edit).
• Thư mục Contracts: lưu trữ hợp đồng lao động và tài liệu ký.
• Thư mục con tùy chỉnh: có thể cấu hình thêm như Payslips, Certificates, ID Documents.
Truy cập tài liệu nhân viên
Truy cập tài liệu nhân viên từ form nhân viên hoặc từ module Documents.
Các bước thực hiện
1. Từ form nhân viên: Vào HR → Employees, chọn nhân viên, vào tab Documents.
2. Từ Documents: Vào Documents → Employees - [Tên công ty], chọn thư mục nhân viên.
3. Xem số lượng tài liệu trong trường Document Count trên form nhân viên.
Tải lên và quản lý tài liệu
Tải lên tài liệu nhân viên từ form nhân viên hoặc trực tiếp trong Documents.
Các bước thực hiện
1. Từ form nhân viên: Vào tab Documents, nhấn Upload.
2. Từ Documents: Vào thư mục nhân viên, nhấn Upload hoặc kéo thả file.
3. Gán thẻ phân loại (Contracts, Certifications, Absences).
4. Tài liệu sẽ tự động liên kết với nhân viên.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Thư mục nhân viên | Thư mục cá nhân của nhân viên |
| Hợp đồng | Thư mục con lưu hợp đồng lao động |
| Số lượng tài liệu | Tổng số tài liệu của nhân viên |
Quản lý hợp đồng và chữ ký
Tạo hợp đồng lao động và gửi yêu cầu ký điện tử cho nhân viên.
Điểm chính
• Tích hợp với module Sign để gửi yêu cầu ký điện tử.
• Theo dõi trạng thái ký trong danh sách Signature Requests.
• Hợp đồng đã ký được lưu trữ an toàn trong Documents.
Các bước thực hiện
1. Vào HR → Employees, chọn nhân viên, vào tab Contracts.
2. Tạo hợp đồng mới hoặc chọn hợp đồng hiện có.
3. Đính kèm file hợp đồng PDF.
4. Nhấn Sign Document để tạo yêu cầu ký.
5. Hợp đồng đã ký sẽ tự động lưu vào thư mục Contracts của nhân viên.
Cấu hình Documents HR
Cấu hình thư mục con mặc định và thẻ tài liệu cho nhân viên.
Điểm chính
• Thư mục con sẽ tự động tạo cho nhân viên mới.
• Thẻ mặc định giúp phân loại tài liệu dễ dàng.
Các bước thực hiện
1. Vào HR → Configuration → Settings.
2. Tìm mục Documents.
3. Cấu hình Employees Subfolders: thêm thư mục con mặc định (ví dụ: Payslips, Certificates).
4. Cấu hình Default Tags: thêm thẻ mặc định cho tài liệu nhân viên.
5. Nhấn Save để lưu cấu hình.
Truy cập tài liệu qua Portal
Nhân viên có thể truy cập tài liệu cá nhân qua portal mà không cần quyền user nội bộ.
Điểm chính
• Quyền truy cập được kiểm soát tự động: nhân viên chỉ thấy tài liệu của mình.
• HR có thể chia sẻ tài liệu cụ thể với nhân viên qua portal.
Các bước thực hiện
1. Đảm bảo nhân viên có tài khoản portal (Contact có Portal Access).
2. Nhân viên đăng nhập portal tại địa chỉ website công ty.
3. Vào menu My Documents để xem tài liệu cá nhân.
4. Nhân viên chỉ có quyền xem (view-only), không thể chỉnh sửa hoặc xóa.
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Cấu hình thư mục con chuẩn (Contracts, Payslips, Certificates, ID Documents) để tổ chức tài liệu nhất quán.
• Sử dụng thẻ để phân loại tài liệu theo loại (Contracts, Certifications, Absences).
• Tích hợp với Sign để tự động hóa quy trình ký hợp đồng.
• Cho phép nhân viên truy cập portal để xem tài liệu cá nhân (phiếu lương, hợp đồng).
• Đặt quyền truy cập thư mục nhân viên là internal=none để bảo mật thông tin.
• Sử dụng Document Requests để yêu cầu nhân viên tải lên tài liệu (CMND, bằng cấp).