Documents - Time Off
Quản lý tài liệu nghỉ phép với đính kèm tự động
Module Documents Time Off tích hợp quản lý tài liệu với hệ thống nghỉ phép, tự động chuyển tài liệu đính kèm từ đơn xin nghỉ vào Documents.
Tài liệu được lưu trữ an toàn trong thư mục nhân viên với quyền truy cập được kiểm soát.
Đính kèm tài liệu vào đơn xin nghỉ
Đính kèm giấy tờ chứng minh (giấy khám bệnh, giấy triệu tập) vào đơn xin nghỉ.
Điểm chính
• Tài liệu được lưu vào thư mục nhân viên trong Documents.
• Chỉ nhân viên và HR có quyền xem tài liệu.
Các bước thực hiện
1. Vào Time Off → My Time Off → New.
2. Điền thông tin đơn xin nghỉ: Time Off Type, Dates, Duration.
3. Nhấn vào nút đính kèm (📎) để tải lên tài liệu.
4. Chọn file từ máy tính (PDF, hình ảnh, v.v.).
5. Nhấn Save để lưu đơn xin nghỉ.
6. Tài liệu sẽ tự động được chuyển vào Documents.
Xem tài liệu ngày nghỉ trong Documents
Truy cập tài liệu đính kèm đơn xin nghỉ từ Documents hoặc từ form đơn xin nghỉ.
Các bước thực hiện
1. Từ Documents: Vào thư mục nhân viên → tìm tài liệu có thẻ Time Off.
2. Từ Time Off: Mở đơn xin nghỉ → xem tài liệu đính kèm trong tab Attachments.
3. Tài liệu được tự động gắn thẻ Time Off để dễ tìm kiếm.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Ngày nghỉ | Đơn xin nghỉ |
| Đơn xin nghỉ | Yêu cầu nghỉ phép |
| Tệp đính kèm | Tài liệu đính kèm đơn xin nghỉ |
| Thư mục nhân viên | Thư mục cá nhân của nhân viên |
Quản lý quyền truy cập tài liệu
Tài liệu nghỉ phép được bảo mật với quyền truy cập hạn chế.
Điểm chính
• Nhân viên chỉ có quyền xem (view-only) tài liệu của mình.
• HR có quyền xem và chỉnh sửa tất cả tài liệu nghỉ phép.
• Tài liệu không thể chia sẻ công khai qua link.
• Quyền truy cập được kế thừa từ thư mục nhân viên.
Cấu hình tích hợp
Tích hợp Documents với Time Off được kích hoạt tự động khi cài đặt cả hai module.
Điểm chính
• Không cần cấu hình thêm, tích hợp hoạt động ngay sau khi cài đặt.
• Tài liệu được tự động chuyển từ Attachments sang Documents.
• Thẻ Time Off được tự động gán cho tài liệu nghỉ phép.
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Yêu cầu nhân viên đính kèm giấy tờ chứng minh khi xin nghỉ ốm.
• Sử dụng thẻ để phân loại tài liệu nghỉ phép (Sick Leave, Annual Leave, Maternity Leave).
• Kiểm tra tài liệu đính kèm trước khi phê duyệt đơn xin nghỉ.
• Lưu trữ tài liệu nghỉ phép để tra cứu sau này khi cần.