Documents - Payroll
Quản lý phiếu lương với tạo PDF tự động và truy cập portal
Module Documents Payroll tích hợp quản lý tài liệu với hệ thống bảng lương, tự động tạo PDF phiếu lương và lưu trữ trong Documents.
Nhân viên có thể truy cập phiếu lương qua portal hoặc nhận email với link truy cập.
Xem phiếu lương trong Documents
Phiếu lương được tự động tạo PDF và lưu vào Documents khi xác nhận bảng lương.
Điểm chính
• PDF được tạo tự động với định dạng chuẩn.
• Phiếu lương được lưu trong thư mục Worker Payroll Folder (cho nhân viên không có user account).
Các bước thực hiện
1. Vào Payroll → Payslips → chọn phiếu lương.
2. Nhấn Confirm để xác nhận phiếu lương.
3. Hệ thống tự động tạo PDF và lưu vào Documents.
4. Xem PDF trong tab Documents của phiếu lương hoặc trong thư mục Payroll của Documents.
Gửi phiếu lương qua email
Gửi phiếu lương cho nhân viên qua email với link truy cập an toàn.
Các bước thực hiện
1. Mở phiếu lương đã xác nhận.
2. Nhấn Send By Email.
3. Hệ thống tạo email với link truy cập phiếu lương.
4. Nhân viên nhận email và nhấn vào link để xem phiếu lương.
5. Link có thời hạn và chỉ nhân viên có thể truy cập.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Phiếu lương | Phiếu lương của nhân viên |
| Gửi qua email | Gửi phiếu lương qua email |
| Thư mục bảng lương công nhân | Thư mục lưu phiếu lương cho nhân viên không có user |
| PDF đã đăng | PDF phiếu lương đã được tạo |
Quản lý tài liệu khai báo
Lưu trữ tài liệu khai báo thuế, bảo hiểm và các tài liệu liên quan đến bảng lương.
Điểm chính
• Tạo thư mục riêng cho tài liệu khai báo (Tax Declarations, Insurance).
• Đính kèm tài liệu khai báo vào phiếu lương hoặc batch.
• Sử dụng thẻ để phân loại tài liệu (Tax, Insurance, Social Security).
Cấu hình thẻ tài liệu
Cấu hình thẻ mặc định cho tài liệu bảng lương.
Các bước thực hiện
1. Vào Payroll → Configuration → Settings.
2. Tìm mục Documents.
3. Cấu hình Default Tags cho phiếu lương.
4. Nhấn Save để lưu cấu hình.
Truy cập phiếu lương qua Portal
Nhân viên có thể truy cập phiếu lương qua portal mà không cần quyền user nội bộ.
Điểm chính
• Quyền truy cập được kiểm soát tự động.
• Phiếu lương được lưu trữ an toàn và có thể truy cập bất cứ lúc nào.
Các bước thực hiện
1. Nhân viên đăng nhập portal tại địa chỉ website công ty.
2. Vào menu Payslips để xem danh sách phiếu lương.
3. Nhấn vào phiếu lương để xem chi tiết và tải PDF.
4. Nhân viên chỉ thấy phiếu lương của mình.
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Gửi phiếu lương qua email ngay sau khi xác nhận để nhân viên nhận kịp thời.
• Cấu hình thư mục và thẻ chuẩn cho phiếu lương để dễ quản lý.
• Cho phép nhân viên truy cập portal để xem lịch sử phiếu lương.
• Lưu trữ tài liệu khai báo thuế và bảo hiểm trong Documents để tra cứu sau này.
• Sử dụng thẻ để phân loại phiếu lương theo tháng hoặc năm.