Documents - Expense
Tạo chi phí từ tài liệu và quản lý hóa đơn tự động
Module Documents Expense tích hợp quản lý tài liệu với hệ thống chi phí, cho phép tạo chi phí trực tiếp từ hình ảnh hoặc PDF hóa đơn.
Tài liệu được tự động đính kèm vào chi phí và lưu trữ tập trung trong Documents.
Tạo chi phí từ tài liệu
Tải lên hóa đơn hoặc biên lai và tạo chi phí trực tiếp từ Documents mà không cần vào module Expenses.
Điểm chính
• Hỗ trợ OCR (với module bổ sung) để tự động trích xuất thông tin từ hóa đơn.
• Có thể tạo nhiều chi phí từ nhiều tài liệu cùng lúc (bulk creation).
Các bước thực hiện
1. Tải lên hình ảnh hoặc PDF hóa đơn vào Documents.
2. Chọn tài liệu và nhấn Create an Expense.
3. Điền thông tin chi phí: Product, Amount, Employee, Date.
4. Nhấn Create để tạo chi phí.
5. Tài liệu sẽ tự động đính kèm vào chi phí.
Xem tài liệu từ chi phí
Truy cập tài liệu đính kèm từ form chi phí để xem hóa đơn gốc.
Các bước thực hiện
1. Vào Expenses → My Expenses hoặc All Expenses.
2. Chọn chi phí cần xem.
3. Xem trường Document Count để biết số lượng tài liệu đính kèm.
4. Nhấn vào Document Count hoặc vào tab Documents để xem tài liệu.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Chi phí | Bản ghi chi phí |
| Tạo một Chi phí | Hành động tạo chi phí từ tài liệu |
| Số lượng tài liệu | Số tài liệu đính kèm chi phí |
Quản lý tài liệu chi phí
Tổ chức và quản lý tài liệu chi phí trong Documents với thư mục và thẻ.
Điểm chính
• Tài liệu chi phí được lưu trong thư mục Expenses (nếu được cấu hình).
• Sử dụng thẻ để phân loại theo loại chi phí (Travel, Meals, Office Supplies).
• Liên kết tài liệu với chi phí để truy cập nhanh từ form chi phí.
• Tài liệu được giữ lại sau khi chi phí được phê duyệt hoặc thanh toán.
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Tải lên hóa đơn ngay sau khi phát sinh chi phí để không bị quên.
• Sử dụng OCR (nếu có) để tự động điền thông tin chi phí từ hóa đơn.
• Tạo nhiều chi phí cùng lúc từ nhiều hóa đơn để tiết kiệm thời gian.
• Đặt tên tài liệu rõ ràng (ví dụ: "Hotel_Paris_2024-03-15") để dễ tìm kiếm.
• Sử dụng thẻ để phân loại chi phí theo dự án hoặc phòng ban.