Documents - Approvals
Quản lý tài liệu phê duyệt tập trung
Module Documents Approvals tích hợp quản lý tài liệu với hệ thống phê duyệt, tự động lưu trữ tài liệu đính kèm vào thư mục Approvals.
Quyền truy cập được kiểm soát tự động: chỉ người yêu cầu và người phê duyệt có thể xem tài liệu.
Kích hoạt tính năng Documents cho Approvals
Kích hoạt tích hợp Documents trong cài đặt Approvals.
Các bước thực hiện
1. Vào Approvals → Configuration → Settings.
2. Tìm mục Documents.
3. Bật tùy chọn Centralize Approval Documents.
4. Chọn Approvals Folder để lưu tài liệu.
5. Chọn Approvals Tags để gán thẻ tự động.
6. Nhấn Save để lưu cấu hình.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Yêu cầu phê duyệt | Yêu cầu phê duyệt |
| Thư mục Phê duyệt | Thư mục lưu tài liệu phê duyệt |
| Thẻ phê duyệt | Thẻ tự động gán cho tài liệu phê duyệt |
Đính kèm tài liệu vào yêu cầu phê duyệt
Đính kèm tài liệu chứng minh hoặc tài liệu liên quan vào yêu cầu phê duyệt.
Điểm chính
• Tài liệu được lưu vào thư mục Approvals đã cấu hình.
• Thẻ được tự động gán theo cấu hình.
Các bước thực hiện
1. Vào Approvals → My Requests → New.
2. Điền thông tin yêu cầu: Category, Reason, Approvers.
3. Nhấn vào nút đính kèm (📎) để tải lên tài liệu.
4. Chọn file từ máy tính.
5. Nhấn Save để lưu yêu cầu.
6. Tài liệu sẽ tự động được chuyển vào Documents.
Xem và quản lý tài liệu phê duyệt
Truy cập tài liệu phê duyệt từ Documents hoặc từ form yêu cầu phê duyệt.
Các bước thực hiện
1. Từ Documents: Vào thư mục Approvals → xem tài liệu có thẻ Approvals.
2. Từ Approvals: Mở yêu cầu phê duyệt → xem trường Documents Count.
3. Nhấn vào Documents Count để xem danh sách tài liệu đính kèm.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Số lượng tài liệu | Số tài liệu đính kèm yêu cầu phê duyệt |
Phân quyền truy cập tài liệu
Tài liệu phê duyệt được bảo mật với quyền truy cập hạn chế.
Điểm chính
• Chỉ người yêu cầu (requester) và người phê duyệt (approvers) có quyền xem tài liệu.
• Người khác không thể truy cập tài liệu phê duyệt.
• Có thể chia sẻ tài liệu qua link nếu cần (tùy chọn).
• Quyền truy cập được kiểm soát tự động dựa trên vai trò trong yêu cầu phê duyệt.
Tổ chức tài liệu với thư mục và thẻ
Cấu hình thư mục và thẻ để tổ chức tài liệu phê duyệt.
Điểm chính
• Tất cả tài liệu phê duyệt được lưu trong thư mục Approvals.
• Có thể tạo thư mục con theo loại phê duyệt (Purchase, Expense, Leave).
• Sử dụng thẻ để phân loại theo trạng thái (Pending, Approved, Refused).
• Cấu hình thẻ mặc định trong Settings để tự động gán.
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Yêu cầu người yêu cầu đính kèm tài liệu chứng minh (báo giá, hợp đồng) khi tạo yêu cầu phê duyệt.
• Cấu hình thư mục riêng cho từng loại phê duyệt để dễ quản lý.
• Sử dụng thẻ để theo dõi trạng thái tài liệu (Pending, Approved, Refused).
• Kiểm tra tài liệu đính kèm trước khi phê duyệt yêu cầu.
• Lưu trữ tài liệu phê duyệt để tra cứu sau này khi cần.