Documents - Fleet
Quản lý tài liệu đội xe tập trung
Module Documents Fleet tích hợp quản lý tài liệu với hệ thống đội xe, tự động lưu trữ tài liệu xe, tài xế và bảo dưỡng trong Documents.
Cấu trúc thư mục chuẩn (Vehicles/Drivers/Maintenance) và quyền truy cập được kiểm soát tự động.
Kích hoạt tính năng tập trung tài liệu đội xe
Kích hoạt tích hợp Documents trong cài đặt Fleet.
Các bước thực hiện
1. Vào Fleet → Configuration → Settings.
2. Tìm mục Documents.
3. Bật tùy chọn Centralize Fleet Documents.
4. Chọn Fleet Folder để lưu tài liệu.
5. Nhấn Save để lưu cấu hình.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Đội xe | Quản lý đội xe |
| Phương tiện | Danh sách xe |
| Tài xế | Danh sách tài xế |
| Bảo dưỡng & Sửa chữa | Lịch sử bảo dưỡng |
Quản lý tài liệu xe
Đính kèm tài liệu xe (đăng ký, bảo hiểm, phạt nguội) vào form xe.
Điểm chính
• Tài liệu được tự động liên kết với xe.
• Quyền truy cập: chỉ chủ xe (owner) có thể xem.
Các bước thực hiện
1. Vào Fleet → Vehicles → chọn xe.
2. Nhấn vào nút đính kèm (📎) để tải lên tài liệu.
3. Chọn file từ máy tính (đăng ký xe, bảo hiểm, giấy phạt).
4. Tài liệu sẽ tự động lưu vào thư mục Fleet > Vehicles trong Documents.
5. Gán thẻ phân loại (Registration, Insurance, Fine).
Liên kết tài liệu với xe
Liên kết tài liệu từ Documents với xe cụ thể.
Các bước thực hiện
1. Vào Documents → Fleet folder.
2. Chọn tài liệu cần liên kết.
3. Nhấn Link to Vehicle.
4. Chọn xe từ danh sách.
5. Tài liệu sẽ xuất hiện trong tab Documents của xe.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Đội xe > Giấy tờ xe | Thư mục tài liệu xe |
| Đội xe - Tiền phạt | Thư mục giấy phạt |
Cấu trúc thư mục Fleet
Tài liệu đội xe được tổ chức theo cấu trúc thư mục chuẩn.
Điểm chính
• Fleet > Vehicles: Tài liệu xe (đăng ký, bảo hiểm, giấy phạt).
• Fleet > Drivers: Tài liệu tài xế (bằng lái, hợp đồng).
• Fleet > Maintenance & Repairs: Tài liệu bảo dưỡng và sửa chữa.
• Có thể tạo thư mục con theo loại xe hoặc phòng ban.
Phân quyền và bảo mật
Quyền truy cập tài liệu đội xe được kiểm soát tự động.
Điểm chính
• Chỉ chủ xe (owner) có quyền xem tài liệu xe của mình.
• Fleet Manager có quyền xem tất cả tài liệu đội xe.
• Tài xế có thể xem tài liệu của xe được gán.
• Tài liệu nhạy cảm (giấy phạt, bảo hiểm) được bảo mật.
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Tải lên đăng ký xe và bảo hiểm ngay khi thêm xe mới vào hệ thống.
• Sử dụng thẻ để phân loại tài liệu (Registration, Insurance, Fine, Maintenance).
• Đặt nhắc nhở cho ngày hết hạn đăng ký xe và bảo hiểm.
• Lưu trữ giấy phạt để theo dõi lịch sử vi phạm của xe.
• Đính kèm hóa đơn bảo dưỡng vào lịch sử Maintenance để tra cứu sau này.
• Cấu hình quyền truy cập để chỉ chủ xe và Fleet Manager có thể xem tài liệu.