Đơn mua hàng (Purchase Orders)
Xác nhận và quản lý đơn mua hàng đã được phê duyệt với nhà cung cấp
Đơn mua hàng (Purchase Order - PO) là RFQ đã được xác nhận và chính thức gửi cho nhà cung cấp. Đơn mua hàng có thể được khóa để tránh thay đổi, theo dõi số lượng đã nhận và số lượng cần lập hóa đơn.
Module Purchase hỗ trợ quy trình phê duyệt 1 hoặc 2 bước tùy theo giá trị đơn hàng, giúp kiểm soát chi phí mua hàng hiệu quả.
Xác nhận RFQ thành đơn mua hàng
Khi đã thống nhất giá và điều kiện với nhà cung cấp, xác nhận RFQ thành đơn mua hàng:
Các bước thực hiện
1. Mở RFQ cần xác nhận
2. Kiểm tra lại thông tin: nhà cung cấp, sản phẩm, số lượng, giá, thuế
3. Kiểm tra ngày nhận dự kiến cho từng dòng hàng
4. Đọc các cảnh báo từ sản phẩm/nhà cung cấp nếu có
5. Nhấn Confirm Order
6. Đơn chuyển sang trạng thái Purchase Order hoặc To Approve
Quy trình phê duyệt đơn hàng
Cấu hình tại Purchase → Configuration → Settings → Levels of Approvals:
Các cấp phê duyệt
| Cấu hình | Mô tả | Khi nào dùng |
|---|---|---|
| 1 bước | Xác nhận trực tiếp thành PO | Đơn giá trị thấp, quy trình đơn giản |
| 2 bước | Cần phê duyệt nếu vượt ngưỡng | Đơn giá trị cao, cần kiểm soát chặt |
Phê duyệt đơn hàng (2 bước)
Nếu đơn ở trạng thái To Approve, người có quyền Administrator cần phê duyệt:
Các bước thực hiện
1. Vào Purchase → Orders → To Approve
2. Mở đơn cần phê duyệt
3. Kiểm tra giá trị và nội dung đơn
4. Kiểm tra lý do vượt ngưỡng phê duyệt
5. Nhấn Approve Order để phê duyệt
6. Hoặc nhấn Cancel để từ chối
7. Đơn được phê duyệt chuyển sang Purchase Order
Khóa đơn mua hàng
Nếu bật Lock Confirmed Orders trong Settings, đơn đã xác nhận sẽ tự động bị khóa:
Điểm chính
• Không cho sửa nội dung sau khi chốt với nhà cung cấp
• Giảm rủi ro thay đổi ngoài kiểm soát
• Tăng tính kiểm soát quy trình
• Người có quyền có thể Unlock để sửa nếu cần
Quản lý dòng đơn hàng
Odoo theo dõi các giá trị quan trọng cho mỗi dòng đơn hàng:
Các trường theo dõi
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Ordered Quantity | Số lượng đã đặt |
| Received Qty | Số lượng đã nhận |
| Billed Qty | Số lượng đã lập hóa đơn |
| To Invoice Quantity | Số lượng còn cần lập hóa đơn |
Chính sách kiểm soát hóa đơn
Trên sản phẩm, trường Control Policy quyết định cách lập hóa đơn:
Control Policy
| Chính sách | Mô tả | Áp dụng cho |
|---|---|---|
| On ordered quantities | Lập hóa đơn theo số lượng đã đặt | Dịch vụ, hàng đặt trước |
| On received quantities | Lập hóa đơn theo số lượng đã nhận | Hàng hóa vật lý |
Theo dõi nhận hàng
Khi đơn mua hàng được xác nhận, hệ thống tự động tạo phiếu nhập kho:
Các bước thực hiện
1. Mở đơn mua hàng
2. Nhấn vào smart button Receipt (hiển thị số phiếu nhập)
3. Xem chi tiết phiếu nhập kho
4. Kho xác nhận số lượng thực nhận
5. Số lượng đã nhận tự động cập nhật trên đơn mua hàng
Trạng thái lập hóa đơn
Invoice Status
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Nothing to Bill | Không có gì để thanh toán |
| Waiting Bills | Chờ nhận hàng trước khi lập hóa đơn |
| To Bill | Có dòng cần lập hóa đơn |
| Fully Billed | Đã lập hóa đơn đầy đủ |
Hủy đơn mua hàng
Để hủy đơn mua hàng:
Các bước thực hiện
1. Mở đơn mua hàng cần hủy
2. Nếu đơn bị khóa, nhấn Unlock trước
3. Nhấn Cancel
4. Xác nhận hủy đơn
5. Lưu ý: Không thể hủy nếu đã có hóa đơn chưa hủy liên quan
In đơn mua hàng
In đơn mua hàng để gửi cho nhà cung cấp hoặc lưu trữ:
Các bước thực hiện
1. Mở đơn mua hàng
2. Nhấn Print
3. Chọn định dạng: PDF hoặc Excel
4. Tải xuống hoặc in trực tiếp
Sửa đổi đơn mua hàng đã xác nhận
Nếu cần sửa đổi đơn đã xác nhận:
Các bước thực hiện
1. Nhấn Unlock (nếu đơn bị khóa)
2. Sửa đổi thông tin cần thiết
3. Ghi chú lý do thay đổi trong Chatter
4. Thông báo cho nhà cung cấp về thay đổi
5. Nhấn Lock lại nếu cần
Theo dõi đơn hàng trễ
Sử dụng bộ lọc để theo dõi đơn hàng có vấn đề:
Điểm chính
• Late: Đơn hàng trễ hạn
• Late Receipts: Phiếu nhập kho trễ
• Not Acknowledged: Chưa được NCC xác nhận
• To Invoice: Cần lập hóa đơn
Thông tin bổ sung
Tab Other Information chứa thông tin quan trọng:
Điểm chính
• Invoices: Danh sách hóa đơn liên quan
• Incoming Shipments: Phiếu nhập kho
• Delivery Address: Địa chỉ giao hàng
• Analytic Distribution: Phân bổ chi phí
• Notes: Ghi chú nội bộ
Best Practices
Các bước thực hiện
1. Kiểm tra kỹ trước khi xác nhận đơn hàng
2. Bật Lock Confirmed Orders để tránh thay đổi ngoài ý muốn
3. Theo dõi Late Receipts để quản lý NCC giao trễ
4. Sử dụng Chatter để ghi lại mọi thay đổi và trao đổi
5. Thiết lập ngưỡng phê duyệt hợp lý cho đơn giá trị cao
6. Đọc cảnh báo từ sản phẩm/NCC trước khi xác nhận
7. Cập nhật Expected Arrival khi NCC thay đổi ngày giao