Hóa đơn mua hàng (Vendor Bills)
Lập hóa đơn nhà cung cấp từ đơn mua hàng và đối chiếu hóa đơn với đơn hàng
Hóa đơn mua hàng (Vendor Bill) là chứng từ ghi nhận nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp. Odoo hỗ trợ tạo hóa đơn tự động từ đơn mua hàng và đối chiếu hóa đơn với đơn hàng bằng tính năng Bill Matching.
Tính năng đối chiếu hóa đơn giúp đảm bảo hóa đơn khớp với đơn mua hàng về số lượng, giá cả và điều kiện, giảm thiểu sai sót và thanh toán trùng lặp.
Tạo hóa đơn từ đơn mua hàng
Cách đơn giản nhất để tạo hóa đơn là từ đơn mua hàng đã xác nhận:
Các bước thực hiện
1. Mở đơn mua hàng ở trạng thái Purchase Order
2. Nhấn nút Create Bills
3. Hệ thống tạo hóa đơn với các dòng từ đơn mua hàng
4. Kiểm tra thông tin hóa đơn
5. Nhập Bill Reference (số hóa đơn của NCC)
6. Nhập Bill Date (ngày hóa đơn)
7. Xác nhận hóa đơn
Tạo hóa đơn thủ công
Nếu nhận hóa đơn trước khi có đơn mua hàng:
Các bước thực hiện
1. Vào Accounting → Vendors → Bills
2. Nhấn New để tạo hóa đơn mới
3. Chọn Vendor (nhà cung cấp)
4. Nhập Bill Reference và Bill Date
5. Thêm dòng hóa đơn thủ công hoặc dùng Auto-complete
6. Lưu và xác nhận hóa đơn
Thông tin hóa đơn mua hàng
Các trường quan trọng
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Vendor | Có | Nhà cung cấp xuất hóa đơn |
| Bill Reference | Có | Số hóa đơn của nhà cung cấp |
| Bill Date | Có | Ngày trên hóa đơn |
| Accounting Date | Không | Ngày hạch toán (mặc định = Bill Date) |
| Due Date | Không | Ngày đến hạn thanh toán |
| Payment Terms | Không | Điều khoản thanh toán |
| Currency | Có | Tiền tệ hóa đơn |
Auto-complete từ đơn mua hàng
Tính năng Auto-complete giúp tự động điền dữ liệu từ đơn mua hàng:
Các bước thực hiện
1. Tạo hóa đơn mới hoặc mở hóa đơn draft
2. Chọn Vendor
3. Nhấn vào trường Auto-complete
4. Chọn Purchase Order cần lấy dữ liệu
5. Hệ thống tự động thêm các dòng từ PO vào hóa đơn
6. Kiểm tra và điều chỉnh nếu cần
Chính sách kiểm soát hóa đơn
Số lượng có thể lập hóa đơn phụ thuộc vào Control Policy của sản phẩm:
Control Policy
| Chính sách | Lập hóa đơn theo | Áp dụng cho |
|---|---|---|
| On ordered quantities | Số lượng đã đặt | Dịch vụ, hàng đặt trước |
| On received quantities | Số lượng đã nhận | Hàng hóa vật lý |
Đối chiếu hóa đơn với đơn mua hàng
Tính năng Bill Matching giúp gắn các dòng hóa đơn với dòng đơn mua hàng:
Các bước thực hiện
1. Mở hóa đơn nhà cung cấp
2. Nhấn nút Purchase Matching hoặc Bill Matching
3. Màn hình khớp hóa đơn hiển thị hai phần:
4. - Dòng đơn mua hàng chưa lập hóa đơn hết
5. - Dòng hóa đơn chưa gắn với PO
6. Chọn các dòng phù hợp
7. Nhấn Match để khớp
Lợi ích của Bill Matching
Điểm chính
• Giảm sai lệch giữa mua hàng và kế toán
• Dễ kiểm tra số lượng/đơn giá hóa đơn với PO
• Hạn chế thanh toán sai hoặc trùng
• Hỗ trợ xử lý hóa đơn OCR/EDI tốt hơn
• Theo dõi chính xác công nợ theo đơn hàng
Thêm dòng hóa đơn vào PO
Nếu nhận hóa đơn trước khi có PO tương ứng:
Các bước thực hiện
1. Từ màn hình Bill Matching, chọn dòng hóa đơn
2. Nhấn Add to PO
3. Chọn thêm vào PO có sẵn hoặc tạo PO mới
4. Hệ thống tạo/cập nhật PO với dòng từ hóa đơn
5. Dòng hóa đơn được gắn với PO
3-way Matching
Nếu bật 3-way matching trong Settings, hệ thống yêu cầu:
Điểm chính
• Đơn mua hàng (Purchase Order)
• Phiếu nhập kho (Receipt)
• Hóa đơn nhà cung cấp (Vendor Bill)
• Hàng phải được nhận trước khi thanh toán hóa đơn
• Đảm bảo thanh toán đúng với hàng đã nhận
Trạng thái hóa đơn
Bill Status
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Draft | Hóa đơn đang soạn |
| Posted | Hóa đơn đã xác nhận, tạo bút toán |
| Paid | Hóa đơn đã thanh toán |
| Cancelled | Hóa đơn đã hủy |
Thanh toán hóa đơn
Sau khi xác nhận hóa đơn, tiến hành thanh toán:
Các bước thực hiện
1. Mở hóa đơn đã xác nhận (Posted)
2. Nhấn Register Payment
3. Chọn Payment Date (ngày thanh toán)
4. Chọn Payment Method (phương thức thanh toán)
5. Chọn Journal (sổ nhật ký)
6. Nhập Amount (số tiền thanh toán)
7. Nhấn Create Payment
8. Hóa đơn chuyển sang trạng thái Paid
Thanh toán một phần
Có thể thanh toán hóa đơn theo nhiều lần:
Các bước thực hiện
1. Nhấn Register Payment
2. Nhập Amount nhỏ hơn tổng hóa đơn
3. Tạo thanh toán
4. Hóa đơn vẫn ở trạng thái Posted với số dư còn lại
5. Lặp lại để thanh toán tiếp
Hoàn tiền từ nhà cung cấp
Tạo Credit Note (hóa đơn hoàn tiền) khi trả hàng:
Các bước thực hiện
1. Mở hóa đơn gốc
2. Nhấn Add Credit Note
3. Chọn lý do: Refund hoặc Cancel
4. Chọn Refund Date
5. Chọn dòng cần hoàn tiền
6. Tạo Credit Note
7. Credit Note tự động khấu trừ với hóa đơn gốc
Xử lý chênh lệch giá
Khi giá trên hóa đơn khác với đơn mua hàng:
Các bước thực hiện
1. Kiểm tra lý do chênh lệch với nhà cung cấp
2. Nếu đúng: Cập nhật giá trên hóa đơn
3. Nếu sai: Yêu cầu NCC xuất lại hóa đơn
4. Ghi chú lý do chênh lệch trong Chatter
5. Cập nhật giá mua trên sản phẩm nếu cần
Xử lý chênh lệch số lượng
Khi số lượng trên hóa đơn khác với đơn mua hàng:
Các bước thực hiện
1. Kiểm tra số lượng thực nhận từ kho
2. So sánh với số lượng trên hóa đơn
3. Nếu khớp với thực nhận: Chấp nhận hóa đơn
4. Nếu không khớp: Liên hệ NCC làm rõ
5. Sử dụng Bill Matching để đối chiếu chi tiết
Phân bổ chi phí
Phân bổ chi phí mua hàng theo dự án/bộ phận:
Các bước thực hiện
1. Trên dòng hóa đơn, nhấn vào Analytic Distribution
2. Chọn Analytic Account (dự án/bộ phận)
3. Nhập tỷ lệ phân bổ (nếu chia cho nhiều dự án)
4. Chi phí sẽ được ghi nhận vào kế toán phân tích
Best Practices
Các bước thực hiện
1. Luôn tạo PO trước khi nhận hóa đơn để dễ đối chiếu
2. Sử dụng Auto-complete để giảm nhập tay và sai sót
3. Dùng Bill Matching khi hóa đơn đến lệch thời điểm với PO
4. Kiểm tra kỹ Bill Reference để tránh trùng lặp
5. Với hàng vật lý, dùng On received quantities để kiểm soát chặt
6. Ghi chú lý do chênh lệch giá/số lượng trong Chatter
7. Bật 3-way matching cho hàng hóa giá trị cao
8. Phân bổ chi phí đúng dự án/bộ phận ngay khi lập hóa đơn