Yêu cầu báo giá (RFQ)
Tạo và gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp để thu thập thông tin giá và điều kiện mua hàng
Yêu cầu báo giá (RFQ) là bước đầu tiên trong quy trình mua hàng, cho phép bạn gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp để thu thập thông tin về giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán trước khi chính thức đặt hàng.
RFQ có thể được gửi qua email, theo dõi trạng thái phản hồi và dễ dàng chuyển đổi thành đơn mua hàng khi đã thống nhất với nhà cung cấp.
Tạo RFQ mới
Vào Purchase → Orders → Requests for Quotation và nhấn New để tạo RFQ mới.
Các bước thực hiện
1. Chọn Vendor (Nhà cung cấp) - hệ thống tự động điền thông tin liên hệ
2. Điền Order Deadline (Hạn đặt hàng) - thời điểm cần chốt đơn
3. Chọn Currency (Tiền tệ) nếu khác tiền tệ mặc định
4. Chọn Payment Terms (Điều khoản thanh toán)
5. Chọn Buyer (Người phụ trách mua hàng)
6. Điền Incoterm nếu là giao dịch quốc tế
7. Nhấn Save để lưu RFQ
Thông tin đầu đơn RFQ
Các trường quan trọng
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Vendor | Có | Nhà cung cấp nhận RFQ |
| Order Deadline | Không | Hạn đặt hàng / thời điểm cần chốt đơn |
| Currency | Có | Tiền tệ đơn hàng (mặc định theo công ty) |
| Payment Terms | Không | Điều khoản thanh toán (ví dụ: 30 ngày) |
| Buyer | Không | Người phụ trách mua hàng |
| Incoterm | Không | Điều kiện thương mại quốc tế (FOB, CIF...) |
| Fiscal Position | Không | Vị trí thuế (cho tính thuế tự động) |
Thêm sản phẩm vào RFQ
Trong phần Order Lines, nhấn Add a line để thêm sản phẩm:
Các bước thực hiện
1. Chọn Product - tìm kiếm và chọn sản phẩm cần mua
2. Nhập Quantity - số lượng cần đặt
3. Chọn Unit - đơn vị đo lường (tự động từ sản phẩm)
4. Nhập Unit Price - đơn giá (có thể để trống nếu chưa biết)
5. Chọn Taxes - thuế áp dụng (tự động từ sản phẩm)
6. Điền Expected Arrival - ngày nhận hàng dự kiến
7. Thêm Description nếu cần mô tả chi tiết
Các loại dòng trong RFQ
Loại dòng
| Loại | Mục đích |
|---|---|
| Product | Dòng sản phẩm/dịch vụ cần mua |
| Section | Tiêu đề nhóm để phân loại sản phẩm |
| Note | Ghi chú, hướng dẫn cho nhà cung cấp |
Gửi RFQ cho nhà cung cấp
Sau khi hoàn tất thông tin RFQ, gửi cho nhà cung cấp để nhận báo giá:
Các bước thực hiện
1. Kiểm tra lại thông tin nhà cung cấp và sản phẩm
2. Nhấn nút Send by Email
3. Kiểm tra email mẫu - có thể chỉnh sửa nội dung
4. Nhấn Send để gửi email
5. Trạng thái đơn chuyển sang RFQ Sent
6. Nhà cung cấp nhận email với link xem RFQ trên portal
Gộp nhiều RFQ
Nếu có nhiều RFQ cùng nhà cung cấp, cùng tiền tệ và điều kiện phù hợp, có thể gộp để tối ưu:
Các bước thực hiện
1. Chọn nhiều RFQ trong danh sách (checkbox)
2. Vào menu Action → Merge RFQs
3. Hệ thống kiểm tra điều kiện gộp (cùng vendor, currency, điểm đến)
4. Xác nhận gộp - tạo RFQ mới chứa tất cả dòng hàng
5. Các RFQ cũ được hủy tự động
Theo dõi RFQ
Trạng thái RFQ
| Trạng thái | Ý nghĩa | Hành động tiếp theo |
|---|---|---|
| Draft | RFQ đang soạn | Hoàn thiện thông tin và gửi |
| RFQ Sent | Đã gửi cho NCC | Chờ phản hồi từ NCC |
| RFQ | Chưa gửi | Gửi hoặc tiếp tục chỉnh sửa |
Cập nhật giá từ nhà cung cấp
Khi nhận phản hồi từ nhà cung cấp, cập nhật thông tin vào RFQ:
Các bước thực hiện
1. Mở RFQ đã gửi
2. Cập nhật Unit Price cho từng dòng sản phẩm
3. Cập nhật Expected Arrival nếu NCC đề xuất ngày khác
4. Cập nhật Payment Terms nếu có thay đổi
5. Thêm ghi chú trong Chatter về điều kiện đặc biệt
6. Lưu thay đổi
So sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp
Để so sánh giá từ nhiều nhà cung cấp cho cùng sản phẩm:
Các bước thực hiện
1. Tạo RFQ riêng cho từng nhà cung cấp với cùng sản phẩm
2. Gửi RFQ cho tất cả nhà cung cấp
3. Cập nhật giá khi nhận phản hồi
4. Sử dụng Purchase Analysis để so sánh
5. Hoặc xuất Excel để so sánh thủ công
6. Chọn nhà cung cấp tốt nhất và xác nhận RFQ đó
7. Hủy các RFQ còn lại
Thông tin bổ sung trong RFQ
Tab Other Information chứa các thông tin bổ sung:
Điểm chính
• Delivery Address: Địa chỉ giao hàng (mặc định từ công ty)
• Analytic Distribution: Phân bổ chi phí theo dự án/bộ phận
• Notes: Ghi chú nội bộ không hiển thị cho NCC
• Terms and Conditions: Điều khoản và điều kiện mua hàng
Xử lý RFQ bị từ chối
Khi nhà cung cấp từ chối hoặc không phản hồi:
Các bước thực hiện
1. Ghi chú lý do từ chối trong Chatter
2. Nhấn Cancel để hủy RFQ
3. Tạo RFQ mới với nhà cung cấp khác
4. Hoặc điều chỉnh điều kiện và gửi lại
Mẹo sử dụng RFQ hiệu quả
Các bước thực hiện
1. Tạo template RFQ cho sản phẩm mua thường xuyên
2. Sử dụng Section để nhóm sản phẩm theo danh mục
3. Thêm Note với yêu cầu đặc biệt cho nhà cung cấp
4. Đặt Order Deadline hợp lý để NCC có thời gian phản hồi
5. Ghi rõ Expected Arrival để NCC biết yêu cầu giao hàng
6. Sử dụng Chatter để lưu lịch sử trao đổi với NCC
7. Đính kèm tài liệu kỹ thuật nếu cần trong Attachments
Chuyển RFQ thành đơn mua hàng
Khi đã thống nhất giá và điều kiện với nhà cung cấp:
Các bước thực hiện
1. Kiểm tra lại tất cả thông tin: giá, số lượng, ngày giao
2. Nhấn Confirm Order
3. RFQ chuyển thành Purchase Order
4. Nếu có quy trình phê duyệt, đơn chuyển sang To Approve
5. Nếu không, đơn chuyển thẳng sang Purchase Order