Spreadsheet Dashboard Tài liệu

• Document analytics dashboard với metrics về usage và engagement

• Workflow tracking theo dõi document lifecycle và approval status

• Storage metrics dashboard quản lý dung lượng và optimization

• Tag analysis để organize và categorize documents

• Access control dashboard theo dõi permissions và sharing

• Version history tracking với change analysis

• Compliance dashboard cho document retention và audit

• Team collaboration metrics và activity tracking

1. Tạo dashboard mới với template "Document Analytics"

2. Sử dụng ODOO.DOCUMENTS.STATS() để lấy document statistics

3. Tạo metrics: Total Documents, New This Month, Most Viewed, Most Downloaded

4. Thêm line chart theo dõi document creation trend

5. Tạo bar chart hiển thị documents by workspace

6. Thêm pie chart cho document types (PDF, Word, Excel, Images)

7. Tính average document size và total storage used

8. Thiết lập drill-down đến individual documents

• Sử dụng ODOO.DOCUMENTS.WORKFLOW() để lấy workflow data

• Funnel chart hiển thị document flow qua stages

• Highlight bottlenecks với conditional formatting

• List overdue approvals với assigned approvers

• Approval rate calculation và trend analysis

• Average approval time by document type

• Sử dụng ODOO.DOCUMENTS.STORAGE() để lấy storage metrics

• Total storage used vs available capacity

• Storage breakdown by workspace, document type, user

• Gauge chart hiển thị storage utilization percentage

• Identify largest documents và duplicate files

• Storage growth trend và forecast

• Recommendations cho storage optimization

• Archive candidates: Old documents not accessed recently

• Word cloud visualization của most used tags

• Tag co-occurrence analysis để suggest tag combinations

• Identify untagged documents cần categorization

• Tag hierarchy visualization

• Suggest new tags dựa trên document content (OCR)

• Tag cleanup recommendations: Unused, duplicate tags

• Sử dụng ODOO.DOCUMENTS.ACCESS() để lấy permission data

• List publicly shared documents với expiration dates

• Documents shared externally (outside organization)

• Permission matrix: Users vs Workspaces

• Identify overly permissive access settings

• Access violations và security alerts

• User access activity log

• Recommendations cho access tightening

• Documents với most versions (high churn)

• Version creation trend over time

• Average time between versions

• Most active editors by version count

• Storage impact of version history

• Version cleanup recommendations

• Sử dụng ODOO.DOCUMENTS.COMPLIANCE() để lấy compliance data

• Documents approaching retention expiration

• Documents missing required metadata

• Audit trail completeness check

• Compliance score by workspace

• Documents requiring periodic review

• Regulatory requirements checklist

• Non-compliant documents list với remediation actions

• Most collaborative users ranking

• Document sharing network visualization

• Comment activity trend

• Cross-workspace collaboration analysis

• Peak activity times và days

• Inactive users identification

• Thiết lập automated tagging rules để improve organization

• Regular cleanup của old versions để save storage

• Monitor approval bottlenecks và adjust workflows

• Review access permissions quarterly cho security

• Use OCR để extract metadata từ scanned documents

• Set up retention policies theo regulatory requirements

• Create workspace-specific dashboards cho different teams

• Export compliance reports cho auditors

• Track document lifecycle từ creation đến archival

• Implement naming conventions để improve searchability