Tích hợp Tài liệu và Bảng tính

• Lưu trữ tất cả spreadsheets trong Documents module

• Tổ chức theo workspaces và folders có cấu trúc

• Kiểm soát phiên bản tự động với revision history

• Phân quyền chi tiết theo user, team, hoặc department

• Tags và metadata để dễ tìm kiếm và phân loại

• Tích hợp với Sales, Accounting, HR, Projects

• Workflow automation: approval, archiving, notifications

• Audit trail đầy đủ cho compliance và security

1. Vào Documents module từ main menu

2. Chọn workspace phù hợp (Sales, Finance, HR, etc.)

3. Nhấn "Upload" hoặc "New" > "Spreadsheet"

4. Đặt tên cho spreadsheet và chọn folder (nếu có)

5. Thêm tags để dễ tìm kiếm sau này

6. Thiết lập access rights cho users/teams cần truy cập

7. Tạo và chỉnh sửa spreadsheet content

8. Lưu tự động, mỗi lần save tạo một version mới

• Read: Chỉ xem, không thể chỉnh sửa hoặc download

• Write: Có thể xem và chỉnh sửa, nhưng không thể xóa

• Delete: Full control, có thể xóa và thay đổi permissions

• Phân quyền theo user: Gán quyền cho từng người cụ thể

• Phân quyền theo team: Tất cả members của team có cùng quyền

• Phân quyền theo department: Toàn bộ phòng ban có quyền truy cập

• Public link: Tạo link chia sẻ với người ngoài (có thể set expiry)

• Password protection: Bảo vệ share link bằng password

• Mỗi lần save tạo một version mới tự động

• Xem revision history với timestamp và author

• So sánh differences giữa các versions

• Restore về version trước nếu cần

• Comment trên từng version để ghi chú thay đổi

• Download bất kỳ version nào dưới dạng Excel

• Lock version để prevent further changes

• Audit trail đầy đủ cho compliance requirements

• Search by filename, content, tags, owner, date

• Advanced filters: workspace, folder, tags, date range

• Saved searches để tái sử dụng filters phổ biến

• Full-text search trong spreadsheet content

• Sales: Attach spreadsheet vào quotation hoặc sales order

• Accounting: Link financial reports với journal entries

• Projects: Attach project tracking spreadsheets với tasks

• HR: Link payroll spreadsheets với employee records

• Inventory: Attach stock analysis với warehouse operations

• CRM: Link customer analysis với opportunities

• Tự động tạo spreadsheet từ templates khi tạo record mới

• Workflow rules: Auto-move spreadsheet giữa folders dựa trên conditions

1. Thiết lập workflow rules trong Documents settings

2. Trigger: Khi spreadsheet được upload, tagged, hoặc modified

3. Conditions: Kiểm tra workspace, tags, owner, date, etc.

4. Actions: Move to folder, add tags, send notification, create activity

5. Approval workflow: Request approval từ manager trước khi finalize

6. Auto-archive: Tự động archive spreadsheets cũ sau X tháng

7. Notifications: Gửi email khi có spreadsheet mới hoặc updated

8. Integration: Trigger actions trong modules khác (create task, send invoice, etc.)

• Tạo template spreadsheets với format và formulas chuẩn

• Lưu templates trong dedicated workspace hoặc folder

• Users tạo spreadsheet mới từ template với một click

• Templates đảm bảo consistency across team và departments

• Update template sẽ không ảnh hưởng spreadsheets đã tạo

• Version control cho templates để track changes

• Permissions: Chỉ admins có thể edit templates

• Examples: Monthly report template, budget planning template, dashboard template

• Real-time collaboration: Nhiều users edit cùng lúc

• Comments: Thảo luận trực tiếp trên spreadsheet

• Mentions: @mention users để notify và request input

• Activities: Assign tasks liên quan đến spreadsheet

• Chatter: Log tất cả discussions và changes

• Notifications: Email hoặc in-app khi có updates

• Presence indicators: Thấy ai đang online và editing

• Conflict resolution: Tự động merge changes hoặc alert conflicts

• Access control: Granular permissions theo user/team/department

• Audit trail: Log đầy đủ ai xem, edit, download, share

• Encryption: Data encrypted at rest và in transit

• Retention policy: Tự động delete hoặc archive sau thời gian quy định

• Compliance: GDPR, SOX, HIPAA compliance features

• Backup: Automatic backup với retention period configurable

• Data loss prevention: Prevent accidental deletion với confirmation

• External sharing control: Restrict sharing outside organization

• Thiết lập workspace structure rõ ràng từ đầu để tránh reorganize sau

• Sử dụng naming convention nhất quán: [Type]_[Topic]_[Date].xlsx

• Tag ngay khi tạo document, đừng để sau vì sẽ quên

• Set default permissions cho workspace để tránh phải set mỗi lần

• Tạo templates cho recurring reports để save time và ensure consistency

• Review và archive old spreadsheets định kỳ để giữ workspace clean

• Sử dụng folders cho temporary work, workspace root cho finalized documents

• Document ownership: Assign clear owner cho mỗi important spreadsheet

• Backup critical spreadsheets: Export ra Excel và lưu external storage

• Training: Đào tạo team về naming conventions, tagging, và workflows

• Governance: Thiết lập policies về retention, archiving, và deletion

• Regular audits: Review permissions và access logs định kỳ

• Không thấy spreadsheet: Kiểm tra workspace/folder filters và permissions

• Không thể edit: Kiểm tra access rights, có thể chỉ có Read permission

• Version không save: Kiểm tra internet connection và storage quota

• Share link không hoạt động: Kiểm tra expiry date và password settings

• Search không tìm thấy: Đảm bảo đã index content và tags đúng

• Workflow không trigger: Kiểm tra conditions và permissions của automation rule

• Conflict khi edit đồng thời: Refresh và merge changes manually

• Upload failed: Kiểm tra file size limit và format hỗ trợ