Phân loại Chứng từ Kế toán bằng AI
Tự động phân biệt hoá đơn mua vào/bán ra, xử lý PDF nhiều trang và tạo bút toán kế toán thông minh trong Odoo Documents Account.
Tổng quan
Module AI Documents Account mở rộng tính năng AI Documents với khả năng phân loại chứng từ kế toán thông minh. Hệ thống tự động phân biệt hoá đơn mua vào và bán ra dựa trên thông tin công ty, xử lý file PDF chứa nhiều hoá đơn, và tự động tạo bút toán kế toán. Tiết kiệm 80% thời gian xử lý chứng từ. Đây là nhánh chuyên sâu của phân loại tài liệu bằng AI.
Tính năng chính
Điểm chính
• Phân biệt tự động hoá đơn mua vào (Vendor Bill) và hoá đơn bán ra (Customer Invoice)
• Logic thông minh: So sánh tên/email khách hàng với thông tin công ty để xác định loại hoá đơn
• Xử lý PDF nhiều trang: Phát hiện và gắn thẻ "Cần tách" cho file chứa nhiều hoá đơn
• Tự động tạo bút toán kế toán sau khi phân loại hoá đơn
• Phân loại hợp đồng, NDA và bảo hiểm vào thư mục Legal/Insurances
• Tích hợp với Documents Account để tạo Vendor Bill/Customer Invoice
• Quy trình tự động từ Inbox đến Finance với bút toán hoàn chỉnh
Thuật ngữ kế toán
Điểm chính
• Vendor Bill (Hoá đơn mua vào): Hoá đơn công ty bạn là người mua hàng/dịch vụ
• Customer Invoice (Hoá đơn bán ra): Hoá đơn công ty bạn là người bán hàng/dịch vụ
• Multipage (Nhiều trang): File PDF chứa nhiều hoá đơn riêng biệt
• To Split (Cần tách): Thẻ đánh dấu tài liệu cần tách thành nhiều file
• Finance: Thư mục chứa hoá đơn và chứng từ tài chính
• Legal: Thư mục chứa hợp đồng và thỏa thuận pháp lý
• Insurances: Thư mục chứa hợp đồng bảo hiểm
Logic phân biệt hoá đơn mua/bán
Điểm chính
• Hoá đơn mua vào: Khách hàng trên hoá đơn = Tên công ty bạn HOẶC Email khách hàng = Email công ty bạn
• Hoá đơn bán ra: Khách hàng trên hoá đơn khác với tên/email công ty bạn
• AI đọc thông tin công ty từ Settings > Companies để so sánh
• Tự động tạo Vendor Bill hoặc Customer Invoice tương ứng
• Di chuyển vào thư mục Finance và tạo bút toán kế toán
Quy trình xử lý hoá đơn tự động
Các bước thực hiện
1. Tải hoá đơn lên thư mục Inbox (hoặc nhận qua email alias)
2. AI phân tích: Kiểm tra file có nhiều hoá đơn không (is_multipage)
3. Nếu nhiều trang: Thêm thẻ "Cần tách" và dừng xử lý (tránh nhầm lẫn)
4. Nếu một trang: Đọc thông tin khách hàng và so sánh với công ty
5. Phân loại: Tạo Vendor Bill (mua vào) hoặc Customer Invoice (bán ra)
6. Di chuyển vào thư mục Finance và tạo bút toán kế toán tự động
7. Thông báo kết quả cho người dùng qua Chatter
Xử lý tài liệu nhiều trang
Điểm chính
• AI phát hiện file PDF chứa nhiều hoá đơn (is_multipage = True)
• Tự động thêm thẻ "Cần tách" (To Split) và dừng phân loại
• Người dùng tách file thủ công bằng nút Split trong Documents
• Chọn cách tách: theo trang, theo số lượng, hoặc thủ công
• Các file con được tạo tự động và AI phân loại từng file riêng
• Mỗi hoá đơn được xử lý độc lập với bút toán riêng
Cấu hình thư mục Inbox mặc định
Điểm chính
• Thư mục Inbox được cấu hình sẵn với AI phân loại thông minh
• Hướng dẫn AI: Kiểm tra nhiều trang > Phân loại hoá đơn > Phân loại hợp đồng
• Công cụ AI: Move To Folder, Add Tags, Create Vendor Bill, Create Customer Invoice
• Hoá đơn > Finance, Hợp đồng/NDA > Legal, Bảo hiểm > Insurances
• Tự động tạo bút toán kế toán cho hoá đơn sau khi phân loại
Tình huống sử dụng thực tế
Điểm chính
• Xử lý hoá đơn từ email: Email alias > Inbox > AI phân loại > Finance > Bút toán tự động
• File PDF 20 hoá đơn: Tải lên > Thẻ "Cần tách" > Tách thành 20 file > AI phân loại từng file
• Phân biệt mua/bán: Hoá đơn khách hàng = Công ty bạn > Vendor Bill, khác > Customer Invoice
• Hợp đồng và bảo hiểm: Tự động di chuyển vào Legal/Insurances với thẻ phù hợp
• Tiết kiệm thời gian: Giảm từ 5 phút xuống 30 giây mỗi hoá đơn
Yêu cầu cấu hình
Điểm chính
• Module AI Documents phải được cài đặt trước
• Module Documents Account phải được cài đặt
• Khóa API OpenAI hoặc dịch vụ AI tương thích
• Thông tin công ty đầy đủ: Tên và Email trong Settings > Companies
• Thông tin công ty phải khớp với thông tin trên hoá đơn
Mẹo sử dụng hiệu quả
Điểm chính
• Cấu hình chính xác tên và email công ty trong Settings > Companies
• Kiểm tra tên công ty trên hoá đơn khớp với tên trong Odoo
• Thêm biến thể tên vào AI Prompt nếu có nhiều cách viết (Cty, Công ty)
• Huấn luyện AI với 5-10 hoá đơn mẫu từ các nhà cung cấp khác nhau
• Sử dụng thẻ tùy chỉnh: "Cần duyệt" cho hoá đơn >50 triệu, "Đã thanh toán", "Quá hạn"
• Kiểm tra định kỳ: Xem Finance hàng tuần, lọc 7 ngày gần nhất
Xử lý sự cố thường gặp
Điểm chính
• AI không phân biệt mua/bán: Kiểm tra tên công ty trong Settings khớp với hoá đơn
• Nhiều trang không phát hiện: Kiểm tra file PDF, thêm thẻ "Cần tách" thủ công
• Không tạo bút toán: Kiểm tra công cụ Create Vendor Bill/Customer Invoice đã chọn
• Phân loại sai: Thêm điều kiện cụ thể hơn vào AI Prompt với tên công ty chính xác
• Thẻ "Cần tách" không tự động: Kiểm tra công cụ Add Tags đã chọn trong cấu hình
Lợi ích kinh doanh
Điểm chính
• Tiết kiệm 80% thời gian xử lý chứng từ kế toán
• Giảm sai sót nhập liệu và phân loại thủ công
• Tăng tính nhất quán trong quản lý hoá đơn
• Xử lý hàng loạt nhanh chóng và chính xác
• Tự động hóa từ email đến bút toán kế toán
• Dễ dàng tìm kiếm và theo dõi chứng từ