Phân loại Tài liệu bằng AI

• Tự động phân loại tài liệu vào thư mục dựa trên nội dung và quy tắc AI

• Gắn thẻ (tags) thông minh để tìm kiếm và lọc nhanh chóng

• Xử lý tài liệu từ email tự động khi nhận qua email alias

• Phân loại hàng loạt: xử lý >50 tài liệu cùng lúc với hàng đợi

• Phân loại thủ công bằng nút Sort With AI cho từng tài liệu

• Tạo công cụ AI tùy chỉnh cho hành động đặc biệt

• Lịch sử phân loại đầy đủ trong Chatter của mỗi tài liệu

• Auto-sort (Tự động phân loại): Cấu hình AI tự động xử lý tài liệu mới

• Sort With AI (Phân loại bằng AI): Nút phân loại thủ công từng tài liệu

• AI Folder Sort Prompt: Hướng dẫn chi tiết cho AI về cách phân loại

• AI Sortable: Tài liệu có thể được AI phân loại tự động

• AI To Sort: Tài liệu đang chờ trong hàng đợi phân loại

• Additional Tools: Công cụ AI bổ sung (di chuyển, gắn thẻ, tùy chỉnh)

1. Cấu hình Auto-sort: Vào Documents, chọn thư mục, nhấn biểu tượng Cog, chọn Auto-sort

2. Nhập AI Folder Sort Prompt: Viết hướng dẫn cụ thể (ví dụ: "Nếu là hoá đơn, di chuyển vào Invoices")

3. Chọn công cụ AI: Tích chọn Move To Folder, Add Tags hoặc công cụ tùy chỉnh

4. Nhấn Setup để lưu cấu hình và kích hoạt tự động phân loại

5. Tải tài liệu lên thư mục hoặc dùng Sort With AI để phân loại thủ công

6. Kiểm tra kết quả trong Chatter và điều chỉnh hướng dẫn AI nếu cần

• Phân loại hoá đơn: Tự động di chuyển hoá đơn vào thư mục Invoices và gắn thẻ Invoice

• Xử lý báo cáo: Nhận diện báo cáo chi phí và di chuyển vào Expenses với thẻ Report

• Quản lý hợp đồng: Phát hiện hợp đồng và thêm thẻ Contract tự động

• Email tự động: Tài liệu từ email alias được phân loại sau 1 phút

• Xử lý hàng loạt: Chọn >50 tài liệu để xếp hàng chờ xử lý nhanh

• Tối ưu quy trình: Giảm thời gian phân loại từ 5 phút xuống 30 giây mỗi tài liệu

• Cụ thể và rõ ràng: "Nếu tài liệu là hoá đơn bán hàng, di chuyển vào Sales Invoices"

• Sử dụng điều kiện: "Nếu... thì..." để AI hiểu logic phân loại

• Tham chiếu thư mục: Dùng nút Folder icon để chèn tham chiếu chính xác

• Nhiều điều kiện: Liệt kê tất cả trường hợp để tránh bỏ sót

• Tránh mơ hồ: Không viết "Phân loại tài liệu" mà phải nêu rõ tiêu chí

• Lỗi "No document suitable": Kiểm tra tài liệu là file nhị phân và thư mục có cấu hình AI

• Lỗi "Folder not specified": Thêm tham chiếu thư mục đích vào AI Prompt

• Lỗi "Tags not found": Tạo thẻ trước trong Configuration > Tags

• Lỗi "AI error occurred": Kiểm tra khóa API OpenAI và kết nối dịch vụ AI

• Tài liệu không phân loại: Chờ 1-2 phút nếu xếp hàng, kiểm tra Chatter để xem lỗi

• Module Documents phải được cài đặt và kích hoạt

• Module AI phải được cài đặt với khóa API hợp lệ

• Khóa API OpenAI hoặc dịch vụ AI tương thích

• Quyền truy cập: Quản trị viên (cấu hình), Người dùng (sử dụng)

• Phân loại hàng loạt: Chọn >50 tài liệu để xếp hàng chờ (nhanh hơn)

• Phân loại ngay: Chọn ≤50 tài liệu để xử lý tức thì

• Hướng dẫn đơn giản: Prompt ngắn gọn giúp AI xử lý nhanh hơn

• Kiểm tra định kỳ: Xem lịch sử Chatter hàng tuần để điều chỉnh