Hóa đơn bán hàng (Customer Invoices)

Các trường thông tin chính

Các bước thực hiện

• 1. Nhấn nút "New" để tạo hóa đơn mới

• 2. Chọn khách hàng - hệ thống tự động điền địa chỉ và điều khoản thanh toán

• 3. Nhập ngày hóa đơn (mặc định là ngày hiện tại)

• 4. Chọn sổ nhật ký (Journal) - thường là "Customer Invoices"

• 5. Thêm dòng hóa đơn: Nhấn "Add a line"

• 6. Chọn sản phẩm hoặc nhập mô tả thủ công

• 7. Nhập số lượng, đơn giá - hệ thống tự động tính thuế và tổng tiền

• 8. Thêm ghi chú nếu cần trong tab "Other Info"

• 9. Nhấn "Save" để lưu hóa đơn ở trạng thái Draft

Thông tin dòng hóa đơn

Các bước thực hiện

• 1. Mở hóa đơn ở trạng thái Draft

• 2. Kiểm tra kỹ thông tin: khách hàng, số tiền, thuế

• 3. Nhấn nút "Post" trên thanh công cụ

• 4. Hệ thống tự động: Tạo số hóa đơn (VD: INV/2024/0001)

• 5. Tạo bút toán kế toán tự động (Debit: Receivable, Credit: Revenue)

• 6. Khóa hóa đơn - không thể sửa sau khi ghi sổ

• 7. Cập nhật số dư công nợ khách hàng

• 8. Hóa đơn chuyển sang trạng thái Posted

Các bước thực hiện

• 1. Mở hóa đơn đã ghi sổ

• 2. Nhấn nút "Send & Print" hoặc "Send by Email"

• 3. Hệ thống mở form email với template mặc định

• 4. Kiểm tra địa chỉ email khách hàng

• 5. Chỉnh sửa nội dung email nếu cần

• 6. File PDF hóa đơn được đính kèm tự động

• 7. Nhấn "Send" để gửi email

• 8. Hóa đơn được đánh dấu là đã gửi

Các bước thực hiện

• 1. Mở hóa đơn cần in

• 2. Nhấn nút "Print" → chọn "Invoice"

• 3. Hệ thống tạo file PDF với template công ty

• 4. Xem trước và in hoặc lưu file PDF

• 5. Có thể tùy chỉnh template in trong Settings → Technical → Report Templates

Các bước thực hiện

• 1. Mở hóa đơn cần điều chỉnh

• 2. Nhấn nút "Credit Note"

• 3. Chọn lý do: Discount, Product Return, Order Cancellation

• 4. Chọn phương thức: Full Refund hoặc Partial Refund

• 5. Nhập ngày Credit Note

• 6. Nhấn "Create Credit Note"

• 7. Hệ thống tạo hóa đơn âm tự động đối chiếu với hóa đơn gốc

• 8. Ghi sổ Credit Note để hoàn tất

Các bước thực hiện

• 1. Mở hóa đơn cần hủy

• 2. Nhấn nút "Reset to Draft" (nếu chưa có thanh toán)

• 3. Hoặc tạo Credit Note để hủy hóa đơn đã thanh toán

• 4. Hóa đơn ở trạng thái Draft có thể xóa trực tiếp

Các bước thực hiện

• 1. Tạo Sales Order và xác nhận

• 2. Nhấn nút "Create Invoice" trên Sales Order

• 3. Chọn loại: Regular Invoice, Down Payment, hoặc Final Invoice

• 4. Hệ thống tạo hóa đơn với thông tin từ Sales Order

• 5. Kiểm tra và ghi sổ hóa đơn

• 6. Hóa đơn được liên kết với Sales Order

Các bước thực hiện

• 1. Kích hoạt Multi-Currency trong Settings → Accounting

• 2. Cấu hình tỷ giá trong Settings → Accounting → Currencies

• 3. Khi tạo hóa đơn, chọn tiền tệ khách hàng

• 4. Hệ thống tự động áp dụng tỷ giá hiện tại

• 5. Số tiền hiển thị theo cả hai tiền tệ

• 6. Bút toán kế toán ghi nhận chênh lệch tỷ giá

Bộ lọc nhanh

Bút toán hóa đơn bán hàng

Các bước thực hiện

• 1. Kiểm tra kỹ thông tin khách hàng và số tiền trước khi ghi sổ

• 2. Sử dụng Payment Terms để tự động tính ngày đến hạn

• 3. Gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi ghi sổ

• 4. Sử dụng Credit Note thay vì xóa hóa đơn đã ghi sổ

• 5. Theo dõi hóa đơn quá hạn và nhắc nhở khách hàng

• 6. Lưu trữ chứng từ thanh toán kèm theo hóa đơn

• 7. Đối chiếu công nợ khách hàng định kỳ

Lỗi và cách khắc phục

Điểm chính

• • Invoice Analysis: Phân tích doanh thu theo khách hàng, sản phẩm, thời gian

• • Aged Receivable: Báo cáo công nợ phải thu theo độ tuổi

• • Customer Statement: Sao kê công nợ khách hàng

• • Sales Report: Báo cáo doanh thu tổng hợp