Documents - Projects
Quản lý tài liệu dự án với thư mục tự động
Module Documents Project tích hợp quản lý tài liệu với hệ thống dự án, tự động tạo thư mục cho mỗi dự án và phân loại tài liệu với thẻ chuẩn.
Hỗ trợ truy cập tài liệu từ form dự án và phân quyền dựa trên privacy của dự án.
Quản lý thư mục dự án
Khi tạo dự án mới, hệ thống tự động tạo thư mục trong Documents với tên dự án.
Điểm chính
• Thư mục được tạo tự động khi dự án được tạo.
• Tên thư mục trùng với tên dự án.
• Quyền truy cập dựa trên privacy của dự án (Private/Portal/Public).
• Có thể cấu hình thư mục mặc định trong Settings.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Thư mục Tài liệu | Thư mục lưu tài liệu dự án |
| Thư mục Dự án | Thư mục gốc cho tất cả dự án |
Tải lên và tổ chức tài liệu
Tải lên tài liệu dự án từ form dự án hoặc trực tiếp trong Documents.
Các bước thực hiện
1. Từ form dự án: Vào tab Documents, nhấn Upload.
2. Từ Documents: Vào thư mục dự án, nhấn Upload hoặc kéo thả file.
3. Gán thẻ phân loại (Draft, To Validate, Validated, Deprecated).
4. Tài liệu sẽ tự động liên kết với dự án.
Truy cập tài liệu từ dự án
Xem và quản lý tài liệu dự án trực tiếp từ form dự án.
Các bước thực hiện
1. Mở dự án trong Project → Projects.
2. Vào tab Documents để xem danh sách tài liệu.
3. Xem trường Document Count để biết số lượng tài liệu.
4. Nhấn vào tài liệu để xem chi tiết hoặc tải xuống.
Phân loại tài liệu với thẻ
Sử dụng thẻ chuẩn để phân loại tài liệu theo trạng thái.
Điểm chính
• Thẻ được tạo tự động khi cài đặt module.
• Có thể tạo thêm thẻ tùy chỉnh trong Configuration → Tags.
Thẻ tài liệu dự án
| Thẻ | Ý nghĩa |
|---|---|
| Draft | Tài liệu dự thảo, chưa hoàn thiện |
| To Validate | Cần xác thực hoặc phê duyệt |
| Validated | Đã xác nhận, sẵn sàng sử dụng |
| Deprecated | Không còn sử dụng, đã lỗi thời |
Cấu hình thư mục mặc định
Cấu hình thư mục gốc cho tất cả dự án.
Các bước thực hiện
1. Vào Project → Configuration → Settings.
2. Tìm mục Documents.
3. Chọn Default Project Folder.
4. Nhấn Save để lưu cấu hình.
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Sử dụng thẻ để theo dõi trạng thái tài liệu (Draft → To Validate → Validated).
• Đánh dấu tài liệu cũ là Deprecated thay vì xóa để giữ lịch sử.
• Cấu hình quyền truy cập dự án (Private/Portal/Public) để kiểm soát ai có thể xem tài liệu.
• Tạo thư mục con trong thư mục dự án để tổ chức tài liệu theo loại (Plans, Reports, Contracts).
• Liên kết tài liệu với task hoặc milestone để truy cập nhanh.