Documents - Project - Sale
Tạo cấu trúc thư mục dự án tự động từ đơn hàng
Module Documents Project Sale tích hợp quản lý tài liệu với dự án và đơn hàng, tự động tạo cấu trúc thư mục dự án từ template khi xác nhận đơn hàng.
Hỗ trợ tổ chức tài liệu theo cấu trúc chuẩn (Plans/Photos/Miscellaneous) và phân loại theo trạng thái.
Cấu trúc thư mục mẫu
Cấu hình template thư mục cho dự án với cấu trúc chuẩn để tổ chức tài liệu nhất quán.
Điểm chính
• Plans: Lưu trữ bản vẽ, kế hoạch, thiết kế.
• Photos: Lưu trữ hình ảnh hiện trường, ảnh tiến độ.
• Miscellaneous: Lưu trữ tài liệu khác (hợp đồng, báo cáo, email).
• New/Unsorted: Thư mục tạm cho tài liệu chưa phân loại.
Quy trình làm việc
Quy trình tự động tạo dự án và thư mục từ đơn hàng.
Các bước thực hiện
1. Cấu hình sản phẩm với project template (có cấu trúc thư mục).
2. Tạo đơn hàng với sản phẩm đã cấu hình.
3. Xác nhận đơn hàng.
4. Hệ thống tự động tạo dự án với cấu trúc thư mục từ template.
5. Tải lên tài liệu vào các thư mục tương ứng.
Cấu hình sản phẩm với mẫu thư mục
Liên kết sản phẩm với project template để tự động tạo cấu trúc thư mục.
Các bước thực hiện
1. Vào Sales → Products → Products.
2. Chọn sản phẩm hoặc tạo sản phẩm mới.
3. Trong tab Sales, chọn Project Template.
4. Chọn template có cấu hình Documents Folder Structure.
5. Nhấn Save để lưu cấu hình.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Mẫu dự án | Template dự án với cấu trúc thư mục |
| Cấu trúc thư mục tài liệu | Cấu trúc thư mục tự động tạo |
Tạo dự án từ đơn hàng
Khi xác nhận đơn hàng, hệ thống tự động tạo dự án với cấu trúc thư mục.
Các bước thực hiện
1. Tạo đơn hàng với sản phẩm đã cấu hình project template.
2. Xác nhận đơn hàng.
3. Hệ thống tự động tạo dự án mới.
4. Cấu trúc thư mục được tạo tự động trong Documents.
5. Truy cập dự án từ đơn hàng hoặc từ Project module.
Quản lý tài liệu dự án
Tổ chức tài liệu theo cấu trúc thư mục và phân loại theo trạng thái.
Điểm chính
• Tải lên bản vẽ vào thư mục Plans.
• Tải lên ảnh hiện trường vào thư mục Photos.
• Tải lên tài liệu khác vào thư mục Miscellaneous.
• Sử dụng thẻ để phân loại theo trạng thái (In Use, Done, Archived).
Sử dụng thẻ phân loại
Phân loại tài liệu theo trạng thái sử dụng.
Thẻ trạng thái tài liệu
| Thẻ | Ý nghĩa |
|---|---|
| New/Unsorted | Tài liệu mới, chưa phân loại |
| In Use | Đang sử dụng trong dự án |
| Done | Hoàn tất, không còn chỉnh sửa |
| Archived | Đã lưu trữ, tham khảo sau này |
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Cấu hình project template chuẩn cho từng loại dự án (Renovation, Construction, Consulting).
• Sử dụng cấu trúc thư mục nhất quán để nhân viên dễ tìm tài liệu.
• Tải lên tài liệu vào thư mục đúng ngay từ đầu để tránh phải sắp xếp lại sau.
• Sử dụng thẻ để theo dõi trạng thái tài liệu (New → In Use → Done → Archived).
• Tạo thư mục con trong Miscellaneous nếu cần phân loại chi tiết hơn.