Documents - Project - Sign
Ký điện tử tài liệu dự án
Module Documents Project Sign tích hợp chữ ký điện tử với tài liệu dự án, cho phép tạo mẫu chữ ký và gửi yêu cầu ký trực tiếp từ Documents.
Tài liệu đã ký được tự động lưu trữ trong thư mục dự án.
Ký tài liệu từ dự án
Chọn tài liệu trong thư mục dự án và tạo yêu cầu ký điện tử.
Các bước thực hiện
1. Vào Documents → chọn thư mục dự án.
2. Chọn tài liệu PDF cần ký.
3. Nhấn Sign hoặc Create Sign Template.
4. Thêm trường chữ ký (Signature, Initial, Text, Date, Checkbox).
5. Chọn người ký và vai trò.
6. Gửi yêu cầu ký.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Ký | Tạo yêu cầu ký điện tử |
| Yêu cầu ký | Yêu cầu ký tài liệu |
| Người ký | Người được yêu cầu ký |
Quy trình ký điện tử
Quy trình gửi và theo dõi yêu cầu ký tài liệu dự án.
Các bước thực hiện
1. Tạo sign template từ tài liệu PDF.
2. Thêm các trường chữ ký: Signature (chữ ký), Initial (chữ viết tắt), Text (văn bản), Date (ngày), Checkbox (hộp kiểm).
3. Đặt thứ tự ký nếu có nhiều người ký.
4. Đặt deadline cho yêu cầu ký.
5. Gửi yêu cầu ký qua email.
6. Người ký nhận email và nhấn vào link để ký.
7. Tài liệu đã ký tự động lưu vào thư mục dự án.
Theo dõi trạng thái ký
Theo dõi trạng thái ký của tài liệu trong danh sách Signature Requests.
Điểm chính
• Xem danh sách yêu cầu ký trong Sign → Signature Requests.
• Nhận thông báo email khi tài liệu được ký.
• Tải xuống tài liệu đã ký từ Documents.
Trạng thái ký
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Pending | Đang chờ người ký |
| Signed | Đã ký hoàn tất |
| Refused | Người ký từ chối |
| Expired | Hết hạn, chưa ký |
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Tạo sign template cho các loại tài liệu thường dùng (hợp đồng, biên bản nghiệm thu).
• Đặt thứ tự ký hợp lý (ví dụ: khách hàng ký trước, sau đó quản lý dự án ký).
• Đặt deadline để nhắc nhở người ký hoàn tất đúng hạn.
• Sử dụng trường Date để ghi nhận ngày ký tự động.
• Lưu tài liệu đã ký trong thư mục dự án để dễ tra cứu.