Documents - Sign
Chữ ký điện tử tích hợp với Documents
Module Documents Sign tích hợp chữ ký điện tử với Documents, cho phép tạo mẫu chữ ký từ PDF, gửi yêu cầu ký và tự động lưu tài liệu đã ký.
Hỗ trợ nhiều người ký, thứ tự ký, deadline và theo dõi trạng thái ký.
Tạo mẫu chữ ký từ tài liệu PDF
Chọn tài liệu PDF trong Documents và tạo mẫu chữ ký với các trường ký.
Các bước thực hiện
1. Vào Documents → chọn tài liệu PDF.
2. Nhấn Sign hoặc Create Sign Template.
3. Thêm các trường chữ ký: Signature (chữ ký), Initial (chữ viết tắt), Text (văn bản), Date (ngày), Checkbox (hộp kiểm).
4. Kéo thả các trường vào vị trí mong muốn trên PDF.
5. Gán trường cho người ký cụ thể (nếu có nhiều người ký).
6. Nhấn Save Template.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Ký tên | Tạo yêu cầu ký điện tử |
| Mẫu chữ ký | Mẫu PDF với trường chữ ký |
| Yêu cầu ký tên | Yêu cầu ký tài liệu |
Cấu hình mẫu chữ ký với thư mục và thẻ
Cấu hình thư mục đích và thẻ cho tài liệu đã ký.
Các bước thực hiện
1. Mở sign template.
2. Trong tab Documents, chọn Signed Document Folder.
3. Chọn Signed Document Tags.
4. Tài liệu đã ký sẽ tự động lưu vào thư mục và gán thẻ đã chọn.
Thuật ngữ giao diện
| Tiếng Việt | Mô tả |
|---|---|
| Thư mục tài liệu đã ký | Thư mục lưu tài liệu đã ký |
| Thẻ tài liệu đã ký | Thẻ tự động gán cho tài liệu đã ký |
Gửi yêu cầu ký tài liệu
Gửi yêu cầu ký cho một hoặc nhiều người ký.
Điểm chính
• Người ký nhận email với link để ký tài liệu.
• Có thể gửi nhắc nhở nếu chưa ký.
• Theo dõi trạng thái ký trong danh sách Signature Requests.
Các bước thực hiện
1. Chọn sign template hoặc tài liệu PDF.
2. Nhấn Send Sign Request.
3. Thêm người ký: nhập email hoặc chọn Partner.
4. Đặt vai trò cho từng người ký (nếu có nhiều người).
5. Đặt thứ tự ký (nếu cần ký tuần tự).
6. Đặt deadline (tùy chọn).
7. Nhấn Send để gửi email yêu cầu ký.
Theo dõi trạng thái ký
Theo dõi tiến độ ký của tài liệu.
Điểm chính
• Xem danh sách yêu cầu ký trong Sign → Signature Requests.
• Nhận thông báo email khi tài liệu được ký.
• Tải xuống tài liệu đã ký từ Documents.
Trạng thái ký
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Pending | Đang chờ người ký |
| Signed | Đã ký hoàn tất |
| Refused | Người ký từ chối |
| Expired | Hết hạn, chưa ký |
Quản lý tài liệu đã ký
Tài liệu đã ký được tự động lưu vào thư mục đã cấu hình.
Điểm chính
• Tài liệu đã ký được lưu trong thư mục Signed Document Folder.
• Thẻ được tự động gán theo cấu hình.
• Tài liệu gốc (chưa ký) vẫn được giữ lại.
• Có thể tải xuống tài liệu đã ký bất cứ lúc nào.
Nhập tài liệu từ Documents vào Sign
Sử dụng wizard để nhập tài liệu PDF từ Documents vào Sign.
Các bước thực hiện
1. Vào Sign → Configuration → Import from Documents.
2. Chọn thư mục Documents chứa PDF.
3. Chọn các tài liệu cần nhập.
4. Hệ thống tạo sign template cho mỗi tài liệu.
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Tạo sign template cho các loại tài liệu thường dùng (hợp đồng, NDA, biên bản).
• Cấu hình thư mục và thẻ để tài liệu đã ký được tổ chức tự động.
• Đặt thứ tự ký hợp lý (ví dụ: khách hàng ký trước, sau đó công ty ký).
• Đặt deadline để nhắc nhở người ký hoàn tất đúng hạn.
• Sử dụng trường Date để ghi nhận ngày ký tự động.
• Bảo vệ thư mục Sign để tránh xóa nhầm tài liệu đã ký.