Bút toán kế toán (Journal Entries)

Thuật ngữ cơ bản

Điểm chính

• • Mỗi giao dịch phải có ít nhất 2 dòng bút toán

• • Tổng Debit phải bằng tổng Credit

• • Mỗi dòng ghi vào một tài khoản

• • Tài sản tăng: Debit, giảm: Credit

• • Nợ phải trả tăng: Credit, giảm: Debit

• • Vốn chủ sở hữu tăng: Credit, giảm: Debit

• • Doanh thu: Credit, Chi phí: Debit

Loại Journal

Các bước thực hiện

• 1. Nhấn "New" để tạo bút toán mới

• 2. Chọn sổ nhật ký (Journal): Thường chọn "Miscellaneous"

• 3. Nhập ngày ghi sổ (Date)

• 4. Nhập số tham chiếu (Reference) nếu có

• 5. Thêm dòng bút toán: Nhấn "Add a line"

• 6. Dòng 1: Chọn tài khoản, nhập Debit hoặc Credit

• 7. Dòng 2: Chọn tài khoản, nhập Credit hoặc Debit

• 8. Đảm bảo: Tổng Debit = Tổng Credit

• 9. Nhập mô tả (Label) cho mỗi dòng

• 10. Nhấn "Save" để lưu ở trạng thái Draft

• 11. Nhấn "Post" để ghi sổ

Ví dụ bút toán

Điểm chính

• • Ghi sổ hóa đơn bán hàng: Debit Receivable, Credit Revenue

• • Ghi sổ hóa đơn mua hàng: Debit Expense, Credit Payable

• • Ghi nhận thanh toán: Debit/Credit Bank, Debit/Credit Receivable/Payable

• • Xuất kho hàng: Debit COGS, Credit Inventory

• • Nhập kho hàng: Debit Inventory, Credit Payable

• • Khấu hao tài sản: Debit Depreciation, Credit Accumulated Depreciation

Các bước thực hiện

• 1. Vào Invoicing → Accounting → Journal Entries

• 2. Lọc theo: Journal, Date, Status

• 3. Mở bút toán để xem chi tiết

• 4. Kiểm tra: Tổng Debit = Tổng Credit

• 5. Xem tài khoản và số tiền từng dòng

• 6. Kiểm tra đối tác (Partner) nếu có

• 7. Xem chứng từ liên quan (Invoice, Payment)

Các bước thực hiện

• 1. Mở bút toán cần sửa

• 2. Nếu đã Post: Nhấn "Reset to Draft"

• 3. Chỉnh sửa thông tin: tài khoản, số tiền, mô tả

• 4. Đảm bảo cân đối Debit/Credit

• 5. Nhấn "Save"

• 6. Nhấn "Post" lại để ghi sổ

Các bước thực hiện

• 1. Mở bút toán cần đảo

• 2. Nhấn "Reverse Entry"

• 3. Chọn ngày đảo bút toán

• 4. Chọn phương thức:

• 5. - Full Reversal: Đảo toàn bộ

• 6. - Partial Reversal: Đảo một phần

• 7. Nhấn "Create Reversal"

• 8. Hệ thống tạo bút toán mới với Debit/Credit đảo ngược

• 9. Ghi sổ bút toán đảo

Nhóm tài khoản chính

Các bước thực hiện

• 1. Vào Settings → Accounting → Chart of Accounts

• 2. Nhấn "New"

• 3. Nhập mã tài khoản: VD "6211"

• 4. Nhập tên: VD "Chi phí điện nước"

• 5. Chọn loại (Type): Expenses

• 6. Chọn tài khoản cha (Parent Account) nếu có

• 7. Cấu hình: Allow Reconciliation (nếu cần đối chiếu)

• 8. Lưu tài khoản

Các bước thực hiện

• 1. Vào Settings → Accounting → Lock Dates

• 2. Thiết lập "Lock Date for Non-Advisers"

• 3. Ví dụ: 31/12/2023

• 4. Người dùng không thể sửa bút toán trước ngày này

• 5. Chỉ Advisor có thể sửa

• 6. Dùng để bảo vệ dữ liệu đã đóng sổ

Điểm chính

• • Trích trước chi phí: Debit Expense, Credit Accrued Expense

• • Doanh thu chưa thực hiện: Debit Unearned Revenue, Credit Revenue

• • Khấu hao: Debit Depreciation, Credit Accumulated Depreciation

• • Dự phòng: Debit Bad Debt Expense, Credit Allowance for Doubtful Accounts

• • Phân bổ chi phí: Debit Expense, Credit Prepaid Expense

• • Chênh lệch tỷ giá: Debit/Credit Exchange Gain/Loss

Các bước thực hiện

• 1. Kết chuyển doanh thu: Debit Revenue, Credit Income Summary

• 2. Kết chuyển chi phí: Debit Income Summary, Credit Expenses

• 3. Xác định lãi/lỗ: Income Summary

• 4. Kết chuyển lãi/lỗ: Debit/Credit Income Summary, Credit/Debit Retained Earnings

• 5. Đóng sổ các tài khoản tạm thời

• 6. Mở sổ kỳ mới với số dư đầu kỳ

Các bước thực hiện

• 1. Vào Invoicing → Reports → General Ledger

• 2. Chọn tài khoản cần xem

• 3. Chọn kỳ báo cáo

• 4. Xem: Số dư đầu, phát sinh Debit/Credit, số dư cuối

• 5. Drill-down: Click vào dòng để xem bút toán

• 6. Export ra Excel để phân tích

Điểm chính

• • Vào Invoicing → Accounting → Journals

• • Chọn journal cần xem

• • Xem tất cả bút toán trong journal

• • Lọc theo ngày, trạng thái

• • Kiểm tra tính chính xác

• • In sổ nhật ký để lưu trữ

Các bước thực hiện

• 1. Luôn đảm bảo cân đối Debit/Credit trước khi ghi sổ

• 2. Nhập mô tả rõ ràng cho mỗi dòng bút toán

• 3. Sử dụng Reference để liên kết với chứng từ gốc

• 4. Kiểm tra tài khoản trước khi ghi sổ

• 5. Sử dụng bút toán đảo thay vì xóa bút toán đã ghi sổ

• 6. Khóa sổ sau khi đóng kỳ kế toán

• 7. Backup dữ liệu trước khi tạo bút toán điều chỉnh lớn

Lỗi và cách khắc phục

Các bước thực hiện

• 1. Chuẩn bị file Excel với các cột: Date, Journal, Account, Debit, Credit, Label

• 2. Vào Invoicing → Accounting → Journal Entries

• 3. Nhấn "Import"

• 4. Upload file Excel

• 5. Map các cột với trường trong Odoo

• 6. Preview và kiểm tra dữ liệu

• 7. Nhấn "Import" để tạo bút toán

• 8. Kiểm tra và ghi sổ từng bút toán

Phân quyền bút toán