Thanh toán (Payments)

Thuật ngữ cơ bản

Các phương thức phổ biến

Các bước thực hiện

• 1. Mở hóa đơn bán hàng đã ghi sổ

• 2. Nhấn nút "Register Payment"

• 3. Điền thông tin thanh toán:

• 4. - Ngày thanh toán (Payment Date)

• 5. - Phương thức thanh toán (Payment Method)

• 6. - Sổ nhật ký (Journal): Chọn Bank hoặc Cash

• 7. - Số tiền (Amount): Mặc định = số dư hóa đơn

• 8. - Ghi chú (Memo): Mô tả thanh toán

• 9. Nhấn "Create Payment"

• 10. Hệ thống tự động đối chiếu với hóa đơn

• 11. Hóa đơn chuyển sang trạng thái "Paid"

Các bước thực hiện

• 1. Mở hóa đơn mua hàng đã ghi sổ

• 2. Nhấn nút "Register Payment"

• 3. Điền thông tin thanh toán tương tự thanh toán khách hàng

• 4. Chọn sổ ngân hàng hoặc tiền mặt

• 5. Nhập số tiền thanh toán

• 6. Nhấn "Create Payment"

• 7. Hệ thống tự động đối chiếu với hóa đơn mua

• 8. Hóa đơn chuyển sang trạng thái "Paid"

Các bước thực hiện

• 1. Mở hóa đơn cần thanh toán

• 2. Nhấn "Register Payment"

• 3. Nhập số tiền < tổng hóa đơn

• 4. Ví dụ: Hóa đơn 10,000,000 VND, thanh toán 5,000,000 VND

• 5. Tạo thanh toán

• 6. Hóa đơn chuyển sang "Partially Paid"

• 7. Số dư còn lại: 5,000,000 VND

• 8. Lặp lại để thanh toán phần còn lại

• 9. Khi thanh toán đủ, hóa đơn chuyển sang "Paid"

Các bước thực hiện

• 1. Vào Invoicing → Customers → Payments (hoặc Vendors → Payments)

• 2. Nhấn "New"

• 3. Chọn loại: Send Money (trả NCC) hoặc Receive Money (thu khách hàng)

• 4. Chọn đối tác (khách hàng/nhà cung cấp)

• 5. Nhập số tiền và phương thức thanh toán

• 6. Chọn sổ nhật ký

• 7. Nhấn "Post" để ghi sổ

• 8. Thanh toán sẽ được đối chiếu sau khi có hóa đơn

Các bước thực hiện

• 1. Vào Invoicing → Accounting → Reconciliation

• 2. Chọn tài khoản cần đối chiếu (Receivable/Payable)

• 3. Hệ thống hiển thị các bút toán chưa đối chiếu

• 4. Chọn thanh toán và hóa đơn cần khớp

• 5. Kiểm tra số tiền khớp nhau

• 6. Nhấn "Reconcile" để đối chiếu

• 7. Hóa đơn cập nhật trạng thái thanh toán

Các bước thực hiện

• 1. Vào Invoicing → Vendors → Bills

• 2. Lọc các hóa đơn cần thanh toán

• 3. Chọn nhiều hóa đơn (checkbox)

• 4. Nhấn Action → Register Payment

• 5. Chọn phương thức và sổ thanh toán

• 6. Hệ thống tạo một batch payment

• 7. Tổng số tiền = tổng các hóa đơn

• 8. Ghi sổ để hoàn tất

• 9. Tất cả hóa đơn được đối chiếu tự động

Các bước thực hiện

• 1. Vào Invoicing → Accounting → Payments

• 2. Nhấn "New" → chọn "Internal Transfer"

• 3. Chọn sổ nguồn (From Journal): Ví dụ Bank A

• 4. Chọn sổ đích (To Journal): Ví dụ Bank B

• 5. Nhập số tiền chuyển

• 6. Nhập ngày chuyển

• 7. Nhấn "Post" để ghi sổ

• 8. Hệ thống tạo 2 bút toán: Rút từ Bank A, Nạp vào Bank B

Các bước thực hiện

• 1. Tạo Credit Note từ hóa đơn gốc

• 2. Ghi sổ Credit Note

• 3. Nhấn "Register Payment" trên Credit Note

• 4. Chọn phương thức hoàn tiền

• 5. Nhập số tiền hoàn

• 6. Tạo thanh toán

• 7. Hệ thống ghi nhận: Debit Revenue, Credit Bank/Cash

Thanh toán từ khách hàng

Thanh toán cho nhà cung cấp

Các bước thực hiện

• 1. Hóa đơn tạo bằng USD, thanh toán bằng VND

• 2. Khi ghi nhận thanh toán, chọn tiền tệ thanh toán

• 3. Hệ thống tự động áp dụng tỷ giá hiện tại

• 4. Tính chênh lệch tỷ giá nếu có

• 5. Bút toán ghi nhận chênh lệch vào tài khoản Exchange Gain/Loss

• 6. Hóa đơn được đối chiếu với số tiền quy đổi

Điểm chính

• • Vào Invoicing → Accounting → Payments để xem tất cả thanh toán

• • Lọc theo: Draft, Posted, Reconciled

• • Lọc theo phương thức thanh toán

• • Lọc theo sổ nhật ký (Bank/Cash)

• • Xem chi tiết thanh toán: số tiền, ngày, đối tác

• • Xem hóa đơn liên kết với thanh toán

• • Export danh sách thanh toán ra Excel

Các bước thực hiện

• 1. Mở thanh toán cần hủy

• 2. Nhấn "Reset to Draft" (nếu chưa đối chiếu)

• 3. Hoặc nhấn "Cancel" để hủy thanh toán đã đối chiếu

• 4. Hệ thống tạo bút toán đảo ngược

• 5. Hóa đơn quay lại trạng thái chưa thanh toán

• 6. Có thể tạo thanh toán mới nếu cần

Các bước thực hiện

• 1. Vào Settings → Accounting → Configuration → Payment Methods

• 2. Nhấn "New" để tạo phương thức mới

• 3. Nhập tên: Ví dụ "Momo", "ZaloPay"

• 4. Chọn loại: Inbound (thu) hoặc Outbound (chi)

• 5. Cấu hình tài khoản ngân hàng nếu cần

• 6. Lưu và kích hoạt

• 7. Phương thức mới xuất hiện khi ghi nhận thanh toán

Các bước thực hiện

• 1. Vào Settings → Accounting → Configuration → Journals

• 2. Tạo journal mới: Type = Bank hoặc Cash

• 3. Nhập tên: Ví dụ "Vietcombank", "Tiền mặt"

• 4. Cấu hình tài khoản ngân hàng

• 5. Thiết lập số tài khoản và thông tin ngân hàng

• 6. Cấu hình sequence cho số chứng từ

• 7. Lưu và sử dụng khi ghi nhận thanh toán

Các bước thực hiện

• 1. Ghi nhận thanh toán ngay khi nhận/chuyển tiền

• 2. Lưu chứng từ thanh toán (biên lai, chuyển khoản) vào Attachments

• 3. Sử dụng memo để ghi rõ mục đích thanh toán

• 4. Đối chiếu thanh toán với hóa đơn kịp thời

• 5. Kiểm tra số dư ngân hàng/tiền mặt định kỳ

• 6. Sử dụng batch payment để tiết kiệm thời gian

• 7. Phân quyền ghi nhận thanh toán cho nhân viên phù hợp

Lỗi và cách khắc phục

Điểm chính

• • Payment Report: Báo cáo tổng hợp thanh toán theo thời gian

• • Cash Flow Statement: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

• • Bank Reconciliation: Đối chiếu sao kê ngân hàng

• • Payment Follow-up: Theo dõi thanh toán chưa đối chiếu

• • Aged Receivable/Payable: Công nợ theo độ tuổi