Đối chiếu ngân hàng (Bank Reconciliation)

Thuật ngữ cơ bản

Các bước thực hiện

• 1. Nhập sao kê ngân hàng từ file hoặc tích hợp tự động

• 2. Hệ thống tự động khớp các giao dịch với hóa đơn/thanh toán

• 3. Xem lại các giao dịch đã khớp tự động

• 4. Đối chiếu thủ công các giao dịch chưa khớp

• 5. Tạo bút toán cho các giao dịch đặc biệt (phí, lãi)

• 6. Xác nhận đối chiếu khi số dư khớp

• 7. Đóng sao kê và cập nhật số dư ngân hàng

Các bước thực hiện

• 1. Chọn tài khoản ngân hàng cần đối chiếu

• 2. Nhấn "Import Statement" hoặc "New Statement"

• 3. Chọn phương thức nhập:

• 4. - Upload file: CSV, OFX, QIF, CAMT

• 5. - Nhập thủ công: Nhập từng dòng

• 6. - Tích hợp tự động: Kết nối API ngân hàng

• 7. Chọn file sao kê và upload

• 8. Hệ thống phân tích và tạo statement lines

• 9. Kiểm tra số dư đầu và cuối kỳ

Các định dạng hỗ trợ

Điểm chính

• • Số tiền: Khớp chính xác số tiền giao dịch

• • Tham chiếu: Số hóa đơn, mã thanh toán trong mô tả

• • Đối tác: Tên khách hàng/nhà cung cấp

• • Ngày giao dịch: Trong khoảng thời gian hợp lý

• • AI Learning: Học từ các lần đối chiếu trước

• • Quy tắc tùy chỉnh: Quy tắc do người dùng tạo

Các bước thực hiện

• 1. Mở sao kê ngân hàng

• 2. Xem danh sách dòng chưa đối chiếu (màu vàng)

• 3. Chọn một dòng cần đối chiếu

• 4. Hệ thống gợi ý các hóa đơn/thanh toán phù hợp

• 5. Chọn hóa đơn/thanh toán để khớp

• 6. Kiểm tra số tiền khớp nhau

• 7. Nhấn "Validate" để xác nhận

• 8. Dòng chuyển sang màu xanh (đã đối chiếu)

Các bước thực hiện

• 1. Nhấn "New" để tạo quy tắc mới

• 2. Nhập tên quy tắc: VD "Phí ngân hàng"

• 3. Chọn loại: Auto-reconcile hoặc Suggestion

• 4. Thiết lập điều kiện khớp:

• 5. - Label contains: "PHI CHUYEN KHOAN"

• 6. - Amount between: 0 - 50,000

• 7. Cấu hình bút toán tự động:

• 8. - Debit: Bank Fees (641)

• 9. - Credit: Bank Account

• 10. Lưu và kích hoạt quy tắc

Loại quy tắc

Các bước thực hiện

• 1. Phí ngân hàng: Tạo bút toán Debit Bank Fees, Credit Bank

• 2. Lãi tiền gửi: Tạo bút toán Debit Bank, Credit Interest Income

• 3. Chuyển tiền nội bộ: Khớp với Internal Transfer

• 4. Rút tiền mặt: Tạo bút toán Debit Cash, Credit Bank

• 5. Chênh lệch tỷ giá: Ghi vào Exchange Gain/Loss

• 6. Giao dịch lỗi: Đánh dấu để xử lý sau

Các bước thực hiện

• 1. Chênh lệch nhỏ (< 1,000 VND): Sử dụng Write-off

• 2. Cấu hình tài khoản Write-off trong Settings

• 3. Hệ thống tự động tạo bút toán điều chỉnh

• 4. Chênh lệch lớn: Kiểm tra lại sao kê và hóa đơn

• 5. Liên hệ ngân hàng nếu có sai sót

• 6. Tạo bút toán điều chỉnh thủ công nếu cần

Các bước thực hiện

• 1. Chọn dòng sao kê

• 2. Tìm và chọn nhiều hóa đơn cần khớp

• 3. Tổng số tiền các hóa đơn = số tiền giao dịch

• 4. Nhấn "Validate" để đối chiếu

• 5. Hệ thống tạo một thanh toán khớp với nhiều hóa đơn

Các bước thực hiện

• 1. Kiểm tra tất cả dòng đã được đối chiếu (màu xanh)

• 2. Xác nhận số dư cuối khớp với sao kê ngân hàng

• 3. Nhấn "Validate" hoặc "Close Statement"

• 4. Hệ thống khóa sao kê - không thể sửa

• 5. Cập nhật số dư tài khoản ngân hàng

• 6. Tạo báo cáo đối chiếu

Các bước thực hiện

• 1. Cài đặt module account_online_sync

• 2. Vào Settings → Accounting → Bank Synchronization

• 3. Chọn ngân hàng và kết nối

• 4. Xác thực tài khoản ngân hàng

• 5. Cấu hình tần suất đồng bộ (hàng ngày, hàng giờ)

• 6. Hệ thống tự động tải sao kê và đối chiếu

• 7. Nhận thông báo khi có giao dịch mới

Điểm chính

• • Tạo journal riêng cho mỗi tài khoản ngân hàng

• • Đối chiếu từng tài khoản độc lập

• • Xem tổng quan số dư tất cả tài khoản

• • Báo cáo dòng tiền tổng hợp

• • Chuyển tiền giữa các tài khoản

• • Quản lý tập trung từ dashboard

Điểm chính

• • Bank Reconciliation Report: Báo cáo chi tiết đối chiếu

• • Outstanding Payments: Thanh toán chưa đối chiếu

• • Bank Balance: Số dư ngân hàng theo thời gian

• • Cash Flow Statement: Lưu chuyển tiền tệ

• • Reconciliation Summary: Tổng hợp đối chiếu theo kỳ

Các bước thực hiện

• 1. Đối chiếu ngân hàng định kỳ (hàng tuần hoặc hàng tháng)

• 2. Tạo quy tắc đối chiếu cho các giao dịch lặp lại

• 3. Kiểm tra và xử lý giao dịch chưa khớp kịp thời

• 4. Lưu file sao kê gốc vào Attachments

• 5. Đào tạo AI bằng cách đối chiếu thủ công chính xác

• 6. Xem lại các quy tắc đối chiếu định kỳ để tối ưu

• 7. Backup dữ liệu trước khi đối chiếu số lượng lớn

Lỗi và cách khắc phục

Các bước thực hiện

• 1. Sử dụng số hóa đơn trong mô tả chuyển khoản để dễ khớp

• 2. Yêu cầu khách hàng ghi rõ mã đơn hàng khi chuyển tiền

• 3. Cấu hình Write-off limit hợp lý (VD: 1,000 VND)

• 4. Sử dụng batch reconciliation cho nhiều giao dịch nhỏ

• 5. Tạo quy tắc cho các đối tác thanh toán thường xuyên

• 6. Đồng bộ tự động để giảm công việc thủ công

Nhóm quyền