Hóa đơn mua hàng (Vendor Bills)

Các trường thông tin chính

Các bước thực hiện

• 1. Nhấn nút "New" để tạo hóa đơn mới

• 2. Chọn nhà cung cấp - hệ thống tự động điền thông tin

• 3. Nhập số hóa đơn nhà cung cấp (Vendor Bill Ref) để dễ tra cứu

• 4. Nhập ngày hóa đơn (Bill Date)

• 5. Chọn sổ nhật ký - thường là "Vendor Bills"

• 6. Thêm dòng hóa đơn: Nhấn "Add a line"

• 7. Chọn sản phẩm/dịch vụ hoặc nhập mô tả chi phí

• 8. Nhập số lượng, đơn giá - hệ thống tự động tính thuế

• 9. Chọn tài khoản chi phí phù hợp

• 10. Nhấn "Save" để lưu hóa đơn ở trạng thái Draft

Thông tin dòng hóa đơn

Các bước thực hiện

• 1. Mở hóa đơn ở trạng thái Draft

• 2. Kiểm tra kỹ: nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, thuế

• 3. Nhấn nút "Post" trên thanh công cụ

• 4. Hệ thống tự động tạo bút toán kế toán

• 5. Debit: Expense/Asset accounts, Input VAT

• 6. Credit: Accounts Payable

• 7. Khóa hóa đơn - không thể sửa sau khi ghi sổ

• 8. Cập nhật số dư công nợ phải trả nhà cung cấp

Các bước thực hiện

• 1. Tạo Purchase Order và xác nhận

• 2. Nhận hàng vào kho (Receipt)

• 3. Nhấn nút "Create Bill" trên Purchase Order

• 4. Hệ thống tạo hóa đơn với thông tin từ PO

• 5. Số lượng và giá được lấy từ PO

• 6. Kiểm tra và điều chỉnh nếu cần

• 7. Ghi sổ hóa đơn

• 8. Hóa đơn được liên kết với PO và Receipt

Quy trình đối chiếu

Các bước thực hiện

• 1. Mở hóa đơn đã ghi sổ

• 2. Nhấn nút "Register Payment"

• 3. Chọn ngày thanh toán

• 4. Chọn phương thức: Bank, Cash, Check

• 5. Chọn sổ nhật ký thanh toán (Bank/Cash journal)

• 6. Nhập số tiền thanh toán (mặc định = số dư)

• 7. Nhập memo/ghi chú nếu cần

• 8. Nhấn "Create Payment"

• 9. Hệ thống tự động đối chiếu thanh toán với hóa đơn

Các bước thực hiện

• 1. Mở hóa đơn cần thanh toán

• 2. Nhấn "Register Payment"

• 3. Nhập số tiền thanh toán < tổng hóa đơn

• 4. Tạo thanh toán

• 5. Hóa đơn chuyển sang trạng thái "Partially Paid"

• 6. Lặp lại để thanh toán phần còn lại

• 7. Khi thanh toán đủ, hóa đơn chuyển sang "Paid"

Các bước thực hiện

• 1. Mở hóa đơn cần điều chỉnh

• 2. Nhấn nút "Refund"

• 3. Chọn lý do: Product Return, Discount, Error

• 4. Chọn phương thức: Full Refund hoặc Partial Refund

• 5. Nhập ngày Refund

• 6. Nhấn "Create Refund"

• 7. Hệ thống tạo hóa đơn âm tự động đối chiếu

• 8. Ghi sổ Refund để hoàn tất

Điểm chính

• • Xem tổng công nợ theo nhà cung cấp

• • Báo cáo Aged Payable - công nợ theo độ tuổi

• • Lọc hóa đơn quá hạn cần thanh toán

• • Lên kế hoạch thanh toán theo ngày đến hạn

• • Đối chiếu sao kê với nhà cung cấp

• • Theo dõi chiết khấu thanh toán sớm

Các bước thực hiện

• 1. Chọn thuế đầu vào khi tạo dòng hóa đơn

• 2. Hệ thống tự động tính số tiền thuế

• 3. Bút toán ghi nhận: Debit Input VAT account

• 4. Thuế đầu vào được khấu trừ với thuế đầu ra

• 5. Xem báo cáo thuế để tính thuế phải nộp

• 6. Hỗ trợ nhiều loại thuế: 0%, 5%, 10%

Bộ lọc nhanh

Bút toán hóa đơn mua hàng

Các bước thực hiện

• 1. Cài đặt module account_invoice_extract (Enterprise)

• 2. Upload file PDF hóa đơn

• 3. AI tự động đọc và trích xuất thông tin

• 4. Nhà cung cấp, ngày, số tiền, dòng hóa đơn

• 5. Kiểm tra và điều chỉnh thông tin

• 6. Ghi sổ hóa đơn

Các bước thực hiện

• 1. Nhập số hóa đơn nhà cung cấp để dễ tra cứu và đối chiếu

• 2. Kiểm tra đối chiếu với Purchase Order trước khi ghi sổ

• 3. Lưu file PDF hóa đơn gốc vào Attachments

• 4. Thanh toán đúng hạn để tránh phạt chậm trả

• 5. Tận dụng chiết khấu thanh toán sớm nếu có

• 6. Đối chiếu sao kê với nhà cung cấp định kỳ

• 7. Phân loại chi phí chính xác vào tài khoản phù hợp

Lỗi và cách khắc phục

Điểm chính

• • Bill Analysis: Phân tích chi phí theo nhà cung cấp, loại chi phí

• • Aged Payable: Báo cáo công nợ phải trả theo độ tuổi

• • Vendor Statement: Sao kê công nợ nhà cung cấp

• • Purchase Report: Báo cáo mua hàng tổng hợp

• • Tax Report: Báo cáo thuế đầu vào