Subcontracting Purchase
Tích hợp mua hàng với gia công phụ
Module MRP Subcontracting Purchase tích hợp chặt chẽ giữa Purchase (Mua hàng) và MRP Subcontracting (Gia công phụ). Module này cho phép tạo đơn mua hàng cho sản phẩm gia công phụ, tự động tính toán lead time, quản lý resupply nguyên liệu cho nhà thầu phụ, theo dõi chi phí gia công và nguyên liệu, liên kết giữa PO, MO và pickings, và báo cáo BOM structure cho subcontracting.
Lợi ích chính
Điểm chính
• Tự động hóa: Tự động tạo resupply cho components
• Minh bạch: Theo dõi đầy đủ từ PO đến MO
• Chính xác: Tính lead time kết hợp vendor và manufacturing
• Kế toán: Tính đúng chi phí subcontracting
Cài đặt và cấu hình
Module này được cài đặt tự động khi bạn có MRP Subcontracting và Purchase MRP.
Các bước thực hiện
1. Vào Purchase → Vendors để cấu hình nhà thầu phụ.
2. Tích Is a Subcontractor và chọn Subcontracting Location.
3. Thiết lập Delivery Lead Time.
4. Cấu hình sản phẩm với Routes: Resupply Subcontractor on Order.
5. Tạo BOM với BoM Type: Subcontracting.
Quy trình tích hợp
Quy trình bắt đầu từ việc tạo Purchase Order, sau đó hệ thống tự động tạo Manufacturing Order và Resupply Pickings cho components. Nguyên liệu được gửi đến nhà thầu, nhà thầu sản xuất, và cuối cùng nhận sản phẩm hoàn thành với ghi nhận chi phí.
Các loại đơn hàng
Purchase order types
| Loại | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| Standard PO | Mua sản phẩm thành phẩm | Mua hàng từ supplier |
| Subcontracting PO | Mua dịch vụ gia công | Thuê gia công sản xuất |
| Resupply PO | Mua nguyên liệu cho nhà thầu | Gửi components |
Tạo đơn mua hàng gia công phụ
Bạn có thể tạo subcontracting PO thủ công hoặc để hệ thống tạo từ reordering rules. Sau khi xác nhận, đơn mua hàng trở thành điểm khởi đầu cho toàn bộ luồng resupply, manufacturing và receipt.
Các bước thực hiện
1. Vào Purchase → Purchase Orders.
2. Nhấn Create.
3. Chọn Vendor (nhà thầu phụ).
4. Thêm Product (sản phẩm gia công), Quantity và Unit Price.
5. Nhấn Save rồi Confirm Order.
6. Kiểm tra các chứng từ được tạo tự động như Manufacturing Order, Resupply Pickings và Receipt.
Quản lý resupply components
Hệ thống tự động tạo phiếu xuất kho để gửi nguyên liệu cho nhà thầu phụ. Từ PO, bạn có thể mở smart button Resupply để xem các picking, kiểm tra availability và quyết định gửi đủ hay gửi từng phần.
Các bước thực hiện
1. Mở Purchase Order và nhấn smart button Resupply.
2. Vào tab Operations để kiểm tra components, số lượng và source location.
3. Nhấn Check Availability để hệ thống reserve nguyên liệu.
4. Nếu thiếu hàng, tạo PO mua thêm hoặc chuyển hàng từ location khác.
5. Nhấn Validate để gửi đủ số lượng hoặc tạo backorder nếu chỉ gửi từng phần.
6. Theo dõi tồn kho tại Subcontracting Location của vendor trong Inventory → Locations.
Tính toán lead time
Lead time cho subcontracting được tính dựa trên Delivery Lead Time của vendor, Manufacturing Lead Time trong BOM, Days to Prepare MO và thời gian xử lý mua hàng. Điều này giúp Expected Arrival và Production Start Date phản ánh sát hơn quy trình thực tế.
Điểm chính
• Công thức tổng quát: max(Vendor Lead Time, Manufacturing Lead Time + Days to Prepare MO) + Days to Purchase.
• Ví dụ: nếu Vendor Lead Time là 10 ngày, Manufacturing Lead Time là 7 ngày, Days to Prepare MO là 2 ngày và Days to Purchase là 1 ngày thì total lead time là 11 ngày.
• Bạn có thể xem breakdown trong luồng Replenish để kiểm tra Receipt Date, Vendor Lead Time, Manufacturing Lead Time và Production Start Date.
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Delivery Lead Time | Thời gian giao hàng | Thời gian vendor giao hàng từ vendor info. |
| Manufacturing Lead Time | Thời gian sản xuất | Thời gian nhà thầu sản xuất từ BOM. |
| Days to Prepare MO | Thời gian chuẩn bị | Thời gian chuẩn bị trước khi sản xuất từ BOM. |
Theo dõi chi phí và kế toán
Chi phí subcontracting thường bao gồm service cost trên PO, component cost đã gửi cho nhà thầu và overhead nếu có. Khi receipt được validate, hệ thống ghi nhận stock valuation, journal entries và chuyển giá trị từ subcontracting location sang thành phẩm.
Điểm chính
• Với sản phẩm Standard Cost, phần chi phí gia công thường là chênh lệch giữa standard cost và component cost.
• Mở Purchase Order để xem subcontracting cost, components cost và total cost trong các thông tin liên quan.
• Đối chiếu valuation entries nếu tổng chi phí hoặc giá trị tồn kho không khớp như mong đợi.
Smart buttons và liên kết chứng từ
Các smart button trên PO và picking giúp bạn đi qua toàn bộ chuỗi chứng từ mà không cần tìm kiếm thủ công.
Liên kết thường dùng
| Vị trí | Nút | Mục đích |
|---|---|---|
| Purchase Order | Resupply | Mở các picking gửi components cho nhà thầu |
| Purchase Order | Manufacturing | Xem Manufacturing Orders được tạo từ PO |
| Purchase Order | Receipt | Mở phiếu nhận thành phẩm |
| Stock Picking | Source PO / Manufacturing | Truy ngược về PO nguồn hoặc MO liên quan |
Báo cáo BOM structure
BOM Structure & Cost giúp phân tích cây components, lead time breakdown, resupply route và cost breakdown cho sản phẩm subcontracting.
Điểm chính
• Xem Component Cost, Subcontracting Cost và Total Cost trên cùng một báo cáo.
• Kiểm tra Manufacturing Delay, Days to Purchase và Total Lead Time để xác minh cấu hình lead time.
• Dùng báo cáo này khi cần giải thích vì sao một sản phẩm gia công phụ có giá thành hoặc thời gian cung ứng cao.
Xử lý lỗi thường gặp
Điểm chính
• Nếu không tạo được resupply picking, kiểm tra BoM Type = Subcontracting, routes của components và subcontracting location của vendor.
• Nếu lead time không chính xác, cập nhật Delivery Lead Time ở vendor và Manufacturing Lead Time cùng Days to Prepare MO ở BOM rồi tạo lại PO.
• Nếu chi phí không đúng, kiểm tra Cost Method, valuation entries và xác nhận rằng components đã được gửi và ghi nhận đầy đủ.
• Nếu không thấy smart button, xác minh rằng PO đã sinh ra resupply, manufacturing hoặc receipt và user có đủ quyền truy cập.
Mẹo sử dụng thực tế
Điểm chính
• Tạo template cho subcontracting PO lặp lại để giảm thao tác nhập liệu.
• Thiết lập reordering rules và buffer lead time cho các sản phẩm có vendor hoặc thời gian gia công biến động.
• Theo dõi KPI như on-time delivery rate, lead time accuracy và cost variance theo từng nhà thầu.
• Kết hợp monthly reconciliation và vendor performance review để phát hiện chênh lệch chi phí hoặc tồn kho tại nhà thầu sớm hơn.