Quản lý báo giá
Tạo, gửi và quản lý báo giá chuyên nghiệp cho khách hàng
Báo giá là bước đầu tiên trong quy trình bán hàng, cho phép doanh nghiệp đề xuất giá và điều khoản cho khách hàng trước khi xác nhận đơn hàng. Odoo Sales cung cấp công cụ mạnh mẽ để tạo báo giá chuyên nghiệp với đầy đủ thông tin sản phẩm, giá cả, chiết khấu và điều khoản.
Tạo báo giá mới
Quy trình tạo báo giá mới trong Odoo Sales:
Các bước thực hiện
1. Vào Sales → Orders → Quotations
2. Nhấn nút "New" để tạo báo giá mới
3. Chọn Customer (Khách hàng) - hệ thống tự động điền thông tin liên quan
4. Kiểm tra Order Date (Ngày đặt hàng) - mặc định là ngày hiện tại
5. Thiết lập Expiration (Hạn hiệu lực) - thời gian báo giá có hiệu lực
6. Chọn Pricelist (Bảng giá) phù hợp với khách hàng
7. Xác nhận Salesperson (Nhân viên bán hàng) và Sales Team (Nhóm bán hàng)
8. Thêm sản phẩm vào Order Lines
9. Nhấn Save để lưu báo giá
Thông tin cơ bản trên báo giá
Các trường thông tin quan trọng
| Trường | Mô tả | Lưu ý |
|---|---|---|
| Customer | Khách hàng nhận báo giá | Bắt buộc, tự động điền địa chỉ và bảng giá |
| Order Date | Ngày tạo đơn hàng | Mặc định là ngày hiện tại |
| Expiration | Hạn hiệu lực báo giá | Thường 7-30 ngày tùy chính sách |
| Pricelist | Bảng giá áp dụng | Ảnh hưởng đến giá sản phẩm |
| Payment Terms | Điều khoản thanh toán | Ví dụ: 30 ngày, ngay lập tức |
| Salesperson | Nhân viên phụ trách | Mặc định là người tạo |
| Sales Team | Nhóm bán hàng | Dùng cho báo cáo và phân tích |
| Customer Reference | Mã tham chiếu khách hàng | Tùy chọn, do khách hàng cung cấp |
Thêm dòng sản phẩm
Trong phần Order Lines, bạn có thể thêm các sản phẩm vào báo giá:
Các bước thực hiện
1. Nhấn "Add a product" trong bảng Order Lines
2. Chọn sản phẩm từ danh sách hoặc tìm kiếm
3. Nhập Quantity (Số lượng) cần bán
4. Kiểm tra Unit Price (Đơn giá) - tự động từ bảng giá
5. Nhập Discount (Chiết khấu) nếu có - theo phần trăm
6. Chọn Taxes (Thuế) áp dụng cho sản phẩm
7. Xem Description - mô tả sản phẩm cho khách hàng
8. Lặp lại cho các sản phẩm khác
Sử dụng Section và Note
Để báo giá dễ đọc và chuyên nghiệp hơn, bạn có thể thêm Section (nhóm) và Note (ghi chú):
Điểm chính
• Section: Nhóm các sản phẩm liên quan lại với nhau (ví dụ: "Phần cứng", "Phần mềm", "Dịch vụ")
• Subsection: Phân chia chi tiết hơn trong một Section
• Note: Thêm ghi chú, mô tả hoặc điều khoản đặc biệt cho khách hàng
Các bước thực hiện
1. Trong Order Lines, nhấn menu dropdown bên cạnh "Add a product"
2. Chọn "Add a section" để thêm tiêu đề nhóm
3. Chọn "Add a note" để thêm ghi chú văn bản
4. Kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các dòng
5. Section và Note sẽ hiển thị trên PDF báo giá
Chiết khấu trên báo giá
Odoo Sales hỗ trợ nhiều cách áp dụng chiết khấu:
Điểm chính
• Chiết khấu từng dòng: Nhập phần trăm chiết khấu trực tiếp trên mỗi dòng sản phẩm
• Chiết khấu từ bảng giá: Tự động áp dụng theo quy tắc bảng giá
• Chiết khấu toàn đơn: Sử dụng wizard để áp dụng chiết khấu cho toàn bộ đơn hàng
Các bước thực hiện
1. Bật tính năng Discount: Settings → Sales → Pricing → Discounts
2. Trên mỗi dòng sản phẩm, nhập phần trăm vào cột Discount
3. Giá sau chiết khấu được tính tự động
4. Chiết khấu hiển thị rõ ràng trên PDF báo giá
Gửi báo giá cho khách hàng
Sau khi hoàn tất báo giá, bạn có thể gửi cho khách hàng qua nhiều cách:
Các bước thực hiện
1. Nhấn nút "Send by Email" trên báo giá
2. Hệ thống mở cửa sổ soạn email với template mặc định
3. Kiểm tra người nhận (Recipients) - email khách hàng
4. Xem lại nội dung email và file đính kèm PDF
5. Tùy chỉnh nội dung email nếu cần
6. Nhấn "Send" để gửi email
7. Trạng thái báo giá chuyển sang "Quotation Sent"
In PDF báo giá
Ngoài gửi email, bạn có thể in hoặc tải PDF báo giá:
Các bước thực hiện
1. Mở báo giá cần in
2. Nhấn nút "Print" trên thanh công cụ
3. Chọn "Quotation / Order" từ menu
4. Hệ thống tạo file PDF với đầy đủ thông tin
5. Tải về hoặc in trực tiếp
Chia sẻ qua Portal
Khách hàng có thể truy cập báo giá trực tuyến qua Customer Portal:
Điểm chính
• Khách hàng nhận link trong email báo giá
• Đăng nhập vào portal với tài khoản của họ
• Xem chi tiết báo giá, sản phẩm, giá cả
• Tải PDF báo giá
• Ký xác nhận trực tuyến (nếu được yêu cầu)
• Thanh toán trực tuyến (nếu được yêu cầu)
• Gửi tin nhắn cho nhân viên bán hàng
Trạng thái báo giá
Các trạng thái của báo giá
| Trạng thái | Ý nghĩa | Hành động tiếp theo |
|---|---|---|
| Quotation | Báo giá đang nháp | Hoàn thiện và gửi cho khách hàng |
| Quotation Sent | Đã gửi cho khách hàng | Chờ phản hồi hoặc xác nhận |
| Sales Order | Đã xác nhận thành đơn hàng | Xử lý giao hàng và hóa đơn |
| Cancelled | Đã hủy | Không xử lý tiếp |
Sử dụng Quotation Template
Quotation Template giúp tạo báo giá nhanh chóng cho các trường hợp lặp lại:
Các bước thực hiện
1. Vào Configuration → Quotation Templates
2. Tạo template mới với tên mô tả
3. Thêm sản phẩm, section, note mẫu
4. Thiết lập điều khoản và điều kiện mặc định
5. Lưu template
6. Khi tạo báo giá mới, chọn template từ trường "Quotation Template"
7. Hệ thống tự động điền các dòng sản phẩm từ template
Xác nhận báo giá thành đơn hàng
Khi khách hàng đồng ý với báo giá, bạn có thể xác nhận thành đơn bán hàng:
Các bước thực hiện
1. Mở báo giá đã hoàn tất
2. Nhấn nút "Confirm" trên thanh công cụ
3. Hệ thống chuyển trạng thái từ "Quotation" sang "Sales Order"
4. Mã đơn hàng được tạo tự động (ví dụ: SO001)
5. Đơn hàng sẵn sàng cho bước tiếp theo (giao hàng, hóa đơn)
Best Practices
Các bước thực hiện
1. Luôn kiểm tra bảng giá đúng trước khi thêm sản phẩm
2. Sử dụng section để nhóm sản phẩm theo danh mục hoặc giai đoạn
3. Thêm note giải thích cho các điều khoản đặc biệt
4. Thiết lập hạn hiệu lực hợp lý (thường 7-30 ngày)
5. Kiểm tra kỹ thông tin khách hàng và địa chỉ giao hàng
6. Sử dụng template cho các báo giá thường xuyên
7. Theo dõi báo giá đã gửi và chưa có phản hồi
8. Cập nhật trạng thái báo giá kịp thời
Xử lý tình huống thường gặp
Các tình huống và giải pháp
| Tình huống | Giải pháp |
|---|---|
| Khách hàng yêu cầu thay đổi giá | Tạo phiên bản báo giá mới hoặc áp dụng chiết khấu |
| Báo giá hết hạn | Gia hạn bằng cách cập nhật trường Expiration |
| Khách hàng chưa nhận email | Kiểm tra email khách hàng, gửi lại hoặc chia sẻ link portal |
| Cần thêm sản phẩm sau khi gửi | Tạo phiên bản mới hoặc chỉnh sửa nếu chưa xác nhận |
| Giá sản phẩm không đúng | Kiểm tra bảng giá, đơn vị tính và cập nhật |
Tích hợp với CRM
Nếu sử dụng module CRM, bạn có thể tạo báo giá trực tiếp từ Opportunity:
Các bước thực hiện
1. Mở Opportunity trong CRM
2. Nhấn nút "New Quotation"
3. Hệ thống tạo báo giá với thông tin từ Opportunity
4. Khách hàng, nhân viên bán hàng được điền tự động
5. Thêm sản phẩm và hoàn tất báo giá
6. Báo giá được liên kết với Opportunity