Quản lý hóa đơn bán hàng
Tạo và quản lý hóa đơn từ đơn bán hàng với nhiều phương thức linh hoạt
Hóa đơn là chứng từ quan trọng trong quy trình bán hàng, xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng. Odoo Sales cung cấp nhiều phương thức xuất hóa đơn linh hoạt, từ hóa đơn theo đơn hàng, thanh toán trước, đến hóa đơn theo số lượng giao hàng thực tế.
Chính sách xuất hóa đơn
Odoo hỗ trợ hai chính sách xuất hóa đơn chính:
Các bước thực hiện
1. Cấu hình mặc định: Settings → Sales → Invoicing → Invoicing Policy
2. Cấu hình từng sản phẩm: Product → Sales tab → Invoicing Policy
3. Chính sách sản phẩm ưu tiên hơn cấu hình chung
Invoicing Policy
| Chính sách | Mô tả | Khi nào sử dụng |
|---|---|---|
| Ordered Quantities | Xuất hóa đơn theo số lượng đặt | Dịch vụ, sản phẩm không cần giao hàng |
| Delivered Quantities | Xuất hóa đơn theo số lượng đã giao | Sản phẩm vật lý cần giao hàng |
Tạo hóa đơn từ đơn hàng
Quy trình tạo hóa đơn cơ bản từ đơn bán hàng:
Các bước thực hiện
1. Mở đơn bán hàng đã xác nhận
2. Kiểm tra Invoice Status - phải là "To Invoice"
3. Nhấn nút "Create Invoice"
4. Chọn phương thức xuất hóa đơn
5. Xác nhận tạo hóa đơn
6. Hóa đơn được tạo ở trạng thái Draft
7. Kiểm tra và xác nhận hóa đơn
Các phương thức xuất hóa đơn
Create Invoice Options
| Phương thức | Mô tả | Sử dụng |
|---|---|---|
| Regular Invoice | Hóa đơn thông thường | Xuất hóa đơn cho toàn bộ hoặc một phần đơn hàng |
| Down Payment (Percentage) | Thanh toán trước theo % | Khách hàng thanh toán % giá trị đơn hàng trước |
| Down Payment (Fixed) | Thanh toán trước cố định | Khách hàng thanh toán số tiền cố định trước |
Xuất hóa đơn thông thường
Xuất hóa đơn cho toàn bộ hoặc một phần đơn hàng:
Các bước thực hiện
1. Nhấn "Create Invoice" trên đơn hàng
2. Chọn "Regular Invoice"
3. Chọn số lượng cần xuất hóa đơn (nếu xuất một phần)
4. Xác nhận tạo hóa đơn
5. Hóa đơn được tạo với các dòng từ đơn hàng
6. Kiểm tra thông tin: khách hàng, sản phẩm, giá, thuế
7. Nhấn "Confirm" để xác nhận hóa đơn
8. Hóa đơn chuyển sang trạng thái "Posted"
Thanh toán trước (Down Payment)
Tạo hóa đơn thanh toán trước cho đơn hàng:
Các bước thực hiện
1. Nhấn "Create Invoice" trên đơn hàng
2. Chọn "Down Payment"
3. Chọn loại: Percentage hoặc Fixed Amount
4. Nhập giá trị (% hoặc số tiền)
5. Chọn sản phẩm Down Payment (tự động tạo nếu chưa có)
6. Chọn tài khoản thu (Income Account)
7. Xác nhận tạo hóa đơn thanh toán trước
8. Hóa đơn được tạo với dòng Down Payment
Khấu trừ thanh toán trước
Khi xuất hóa đơn cuối, hệ thống tự động khấu trừ thanh toán trước:
Các bước thực hiện
1. Sau khi có hóa đơn thanh toán trước
2. Tạo hóa đơn thông thường cho đơn hàng
3. Hệ thống tự động thêm dòng khấu trừ (âm)
4. Tổng hóa đơn = Giá trị đơn hàng - Thanh toán trước
5. Khách hàng chỉ cần thanh toán phần còn lại
Hóa đơn chiếu lệ (Pro-forma)
Pro-forma Invoice là hóa đơn tạm thời, không có giá trị pháp lý:
Điểm chính
• Sử dụng để khách hàng xin phép nhập khẩu
• Báo giá chính thức với định dạng hóa đơn
• Không ảnh hưởng đến kế toán
• Có thể in và gửi cho khách hàng
Các bước thực hiện
1. Mở đơn bán hàng
2. Nhấn Print → Pro-forma Invoice
3. Hệ thống tạo PDF với định dạng hóa đơn
4. Gửi cho khách hàng nếu cần
Trạng thái hóa đơn
Invoice Status
| Trạng thái | Ý nghĩa | Hành động |
|---|---|---|
| Draft | Hóa đơn nháp | Chỉnh sửa, xác nhận, hủy |
| Posted | Hóa đơn đã xác nhận | Gửi, in, ghi nhận thanh toán |
| Paid | Đã thanh toán đủ | Hoàn tất |
| Partial | Thanh toán một phần | Chờ thanh toán còn lại |
| Cancelled | Đã hủy | Không xử lý |
Gửi hóa đơn cho khách hàng
Sau khi xác nhận hóa đơn, gửi cho khách hàng:
Các bước thực hiện
1. Mở hóa đơn đã xác nhận (Posted)
2. Nhấn "Send & Print"
3. Hệ thống mở cửa sổ email với template
4. Kiểm tra người nhận và nội dung
5. File PDF hóa đơn tự động đính kèm
6. Nhấn "Send" để gửi email
7. Hóa đơn được đánh dấu là đã gửi
Ghi nhận thanh toán
Khi khách hàng thanh toán, ghi nhận vào hóa đơn:
Các bước thực hiện
1. Mở hóa đơn cần ghi nhận thanh toán
2. Nhấn "Register Payment"
3. Chọn Journal (Sổ nhật ký): Bank, Cash
4. Nhập số tiền thanh toán
5. Chọn Payment Date (Ngày thanh toán)
6. Nhập Payment Reference (Mã tham chiếu)
7. Xác nhận ghi nhận thanh toán
8. Trạng thái hóa đơn chuyển sang "Paid" hoặc "Partial"
Thanh toán một phần
Khi khách hàng thanh toán không đủ số tiền:
Điểm chính
• Ghi nhận thanh toán với số tiền thực tế
• Trạng thái hóa đơn: "Partial"
• Số tiền còn lại (Amount Due) được cập nhật
• Có thể ghi nhận nhiều lần thanh toán
• Khi thanh toán đủ, trạng thái chuyển "Paid"
Credit Note (Hóa đơn điều chỉnh)
Tạo Credit Note khi cần hoàn trả hoặc điều chỉnh hóa đơn:
Các bước thực hiện
1. Mở hóa đơn cần điều chỉnh
2. Nhấn "Add Credit Note"
3. Chọn lý do: Refund, Cancel, Correction
4. Chọn phương thức: Partial Refund hoặc Full Refund
5. Nhập lý do điều chỉnh
6. Xác nhận tạo Credit Note
7. Credit Note được tạo và tự động đối trừ với hóa đơn gốc
Các loại Credit Note
Credit Note Types
| Loại | Mục đích | Xử lý |
|---|---|---|
| Refund | Hoàn trả tiền cho khách hàng | Tạo credit note, hoàn tiền |
| Cancel | Hủy hóa đơn sai | Tạo credit note đối trừ 100% |
| Correction | Điều chỉnh thông tin | Tạo credit note và hóa đơn mới đúng |
Xuất hóa đơn hàng loạt
Xuất nhiều hóa đơn cùng lúc cho nhiều đơn hàng:
Các bước thực hiện
1. Vào Sales → Orders → Orders
2. Lọc các đơn hàng có Invoice Status = "To Invoice"
3. Chọn nhiều đơn hàng (checkbox)
4. Nhấn Action → Create Invoices
5. Chọn phương thức xuất hóa đơn
6. Xác nhận tạo hóa đơn hàng loạt
7. Hệ thống tạo hóa đơn cho tất cả đơn hàng đã chọn
Gộp hóa đơn (Consolidated Billing)
Gộp nhiều đơn hàng của cùng khách hàng thành một hóa đơn:
Các bước thực hiện
1. Chọn nhiều đơn hàng của cùng khách hàng
2. Nhấn Action → Create Invoices
3. Chọn "Merge invoices"
4. Xác nhận tạo hóa đơn
5. Một hóa đơn được tạo với tất cả dòng từ các đơn hàng
Theo dõi công nợ
Theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán:
Điểm chính
• Vào Accounting → Customers → Invoices
• Lọc theo trạng thái: Not Paid, Partial
• Xem Amount Due (Số tiền còn nợ)
• Xem Due Date (Ngày đến hạn)
• Lọc Overdue (Quá hạn thanh toán)
• Gửi nhắc nhở thanh toán tự động
Báo cáo hóa đơn
Phân tích hóa đơn và doanh thu:
Điểm chính
• Doanh thu theo thời gian
• Hóa đơn chưa thanh toán
• Hóa đơn quá hạn
• Doanh thu theo khách hàng
• Doanh thu theo sản phẩm
• Thời gian thu tiền trung bình
Best Practices
Các bước thực hiện
1. Xuất hóa đơn ngay sau khi giao hàng (nếu chính sách theo giao)
2. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi xác nhận hóa đơn
3. Gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi xác nhận
4. Theo dõi hóa đơn quá hạn và gửi nhắc nhở
5. Sử dụng thanh toán trước cho đơn hàng giá trị cao
6. Ghi nhận thanh toán kịp thời và chính xác
7. Sử dụng Credit Note đúng mục đích
8. Đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng
Tích hợp với Accounting
Hóa đơn bán hàng tích hợp chặt chẽ với module Accounting:
Điểm chính
• Tự động tạo bút toán kế toán khi xác nhận hóa đơn
• Ghi nhận doanh thu vào tài khoản thu nhập
• Ghi nhận công nợ khách hàng (Accounts Receivable)
• Tự động hạch toán thuế VAT
• Đối trừ thanh toán với công nợ
• Báo cáo tài chính tự động cập nhật
Xử lý tình huống đặc biệt
Tình huống và giải pháp
| Tình huống | Giải pháp |
|---|---|
| Hóa đơn sai thông tin | Tạo Credit Note (Cancel), tạo hóa đơn mới đúng |
| Khách hàng trả hàng | Tạo Credit Note (Refund), hoàn tiền |
| Giảm giá sau khi xuất hóa đơn | Tạo Credit Note (Partial Refund) |
| Khách hàng thanh toán thiếu | Ghi nhận thanh toán một phần, theo dõi còn lại |
| Hóa đơn quá hạn | Gửi nhắc nhở, áp dụng phí trễ hạn nếu có |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Điểm chính
• Khi nào nên sử dụng thanh toán trước thay vì hóa đơn thông thường? Sử dụng thanh toán trước cho đơn hàng giá trị cao, thời gian sản xuất/giao hàng dài, hoặc khách hàng mới để giảm rủi ro tài chính.
• Làm thế nào để xử lý điều chỉnh hóa đơn? Tạo Credit Note với lý do phù hợp (Refund, Cancel, Correction), hệ thống tự động đối trừ với hóa đơn gốc và cập nhật công nợ.
• Tôi có thể xuất hóa đơn cho nhiều đơn hàng cùng lúc không? Có, chọn nhiều đơn hàng của cùng khách hàng, nhấn Action → Create Invoices, chọn "Merge invoices" để gộp thành một hóa đơn.
• Hóa đơn nháp và hóa đơn đã xác nhận khác nhau như thế nào? Draft invoice có thể chỉnh sửa và hủy tự do, Posted invoice đã được ghi sổ kế toán và chỉ có thể điều chỉnh bằng Credit Note.
• Làm thế nào để xử lý thanh toán từng phần? Nhấn "Register Payment" trên hóa đơn, nhập số tiền thực tế nhận được, hệ thống cập nhật trạng thái "Partial" và hiển thị số tiền còn lại.
• Tôi có thể tùy chỉnh mẫu hóa đơn không? Có, vào Settings → Technical → Reports, chỉnh sửa report template hoặc sử dụng Studio để tùy chỉnh layout, logo và thông tin hiển thị.
• Hóa đơn chiếu lệ được sử dụng khi nào? Pro-forma invoice dùng cho khách hàng xin phép nhập khẩu, báo giá chính thức hoặc khi cần hóa đơn tạm thời không ảnh hưởng kế toán.
• Làm thế nào để gửi nhắc nhở thanh toán tự động? Cấu hình Automated Actions trong Settings → Technical để gửi email nhắc nhở dựa trên Due Date và trạng thái thanh toán.
• Tôi có thể chấp nhận thanh toán trực tuyến không? Có, cài đặt Payment Provider (Stripe, PayPal...) trong Settings → Payment Providers, khách hàng có thể thanh toán qua portal.
• Làm thế nào để xử lý hoàn tiền hóa đơn? Tạo Credit Note với lý do "Refund", xác nhận credit note, sau đó xử lý hoàn tiền thực tế cho khách hàng qua ngân hàng hoặc phương thức thanh toán.