Cấu hình Module Bán hàng

Điểm chính

• • Đảm bảo bạn có quyền quản trị viên hệ thống (base.group_system) hoặc quyền Sales Manager để cấu hình module.

• • Hoàn tất thiết lập công ty cơ bản: tên công ty, địa chỉ, logo, thông tin liên hệ trong Settings → Companies.

• • Cấu hình sẵn Chart of Accounts (Hệ thống tài khoản) nếu cần tích hợp với module Kế toán.

• • Hiểu rõ quy trình bán hàng của doanh nghiệp: từ báo giá → xác nhận đơn hàng → giao hàng → xuất hóa đơn.

• • Chuẩn bị danh sách sản phẩm/dịch vụ, bảng giá và cấu trúc đội bán hàng trước khi bắt đầu.

Thuật ngữ module Bán hàng

Các bước thực hiện

• 1. Vào Settings → Sales → Quotations & Orders.

• 2. Bật "Quotation Template" nếu muốn sử dụng mẫu báo giá có sẵn.

• 3. Bật "Online Signature" để khách hàng ký điện tử trên báo giá.

• 4. Bật "Online Payment" để khách hàng thanh toán trực tuyến.

• 5. Trong phần Pricing, bật "Pricelists" để sử dụng nhiều bảng giá.

• 6. Bật "Discounts" nếu cần áp dụng chiết khấu trên sản phẩm.

• 7. Trong phần Shipping, bật "Delivery Methods" nếu tích hợp vận chuyển.

• 8. Nhấn Save để lưu cấu hình.

Điểm chính

• • Vào Settings → Users & Companies → Users để gán quyền.

• • Chọn người dùng, vào tab Access Rights, tìm phần Sales.

• • Chọn User hoặc Administrator tùy theo vai trò.

• • Lưu ý: Portal access được cấu hình riêng cho khách hàng (xem phần Portal bên dưới).

Nhóm quyền Bán hàng

Điểm chính

• • Mỗi nhân viên có thể thuộc nhiều đội bán hàng.

• • Đội bán hàng mặc định được gán tự động cho báo giá mới.

• • Email alias giúp tự động tạo cơ hội bán hàng từ email đến.

Các bước thực hiện

• 1. Vào Sales → Configuration → Sales Teams.

• 2. Nhấn Create để tạo đội mới.

• 3. Nhập Team Name (ví dụ: "Đội miền Nam", "B2B Team").

• 4. Chọn Team Leader từ danh sách người dùng.

• 5. Thêm Members vào đội trong tab Members.

• 6. Cấu hình Email Alias để nhận email tự động tạo lead (tùy chọn).

• 7. Đặt Invoicing Target và Target (mục tiêu doanh thu) nếu cần.

• 8. Nhấn Save.

Điểm chính

• • Product Variants: Dùng cho sản phẩm có nhiều biến thể (màu sắc, kích thước). Cấu hình trong tab Variants.

• • Product Categories: Tạo danh mục trong Sales → Configuration → Product Categories để tổ chức sản phẩm.

• • Internal Reference: Mã SKU giúp quản lý và tìm kiếm sản phẩm dễ dàng.

Các bước thực hiện

• 1. Vào Sales → Products → Products.

• 2. Nhấn Create để tạo sản phẩm mới.

• 3. Nhập Product Name và có thể bán (Can be Sold phải được bật).

• 4. Chọn Product Type: Consumable (tiêu hao), Service (dịch vụ), hoặc Storable Product (tồn kho).

• 5. Nhập Sales Price và Cost (giá vốn).

• 6. Thêm mô tả trong tab Sales và hình ảnh sản phẩm.

• 7. Cấu hình Unit of Measure (đơn vị tính) nếu cần.

• 8. Nhấn Save.

Điểm chính

• • Time-based pricing: Thêm Start Date và End Date cho khuyến mãi theo thời gian.

• • Volume discounts: Dùng Min. Quantity để áp dụng giá theo số lượng mua.

• • Gán bảng giá cho khách hàng: Vào Contacts → Customer → tab Sales & Purchase → Pricelist.

Các bước thực hiện

• 1. Vào Sales → Configuration → Pricelists.

• 2. Nhấn Create để tạo bảng giá mới.

• 3. Nhập Pricelist Name (ví dụ: "Bảng giá VIP", "Export Pricelist").

• 4. Chọn Currency (đơn vị tiền tệ).

• 5. Trong tab Price Rules, nhấn Add a line để thêm quy tắc giá.

• 6. Chọn Applied On: All Products, Product Category, hoặc Product.

• 7. Cấu hình Computation: Fixed Price, Discount, hoặc Formula.

• 8. Nhập giá hoặc % chiết khấu.

• 9. Nhấn Save.

Điểm chính

• • Biến động phổ biến: ${object.partner_id.name} (tên khách hàng), ${object.amount_total} (tổng tiền).

• • Test email: Dùng nút "Send" trên báo giá để kiểm tra template.

• • Email server: Cấu hình SMTP trong Settings → Technical → Outgoing Mail Servers.

Các bước thực hiện

• 1. Vào Settings → Technical → Email → Email Templates.

• 2. Tìm template "Sales Order - Send by Email" hoặc tạo mới.

• 3. Nhấn Edit để chỉnh sửa nội dung email.

• 4. Tùy chỉnh Subject, Body (dùng HTML và biến động như ${object.name}).

• 5. Thêm Attachments nếu cần đính kèm tài liệu.

• 6. Nhấn Save.

Điểm chính

• • Portal users chỉ xem được tài liệu của chính họ (báo giá, đơn hàng, hóa đơn).

• • Online payment: Bật trong Settings → Sales → Online Payment để khách thanh toán qua portal.

• • Customization: Tùy chỉnh giao diện portal trong Website → Configuration.

Các bước thực hiện

• 1. Vào Settings → Users & Companies → Users.

• 2. Tìm hoặc tạo contact cho khách hàng trong Sales → Customers.

• 3. Trên contact, nhấn nút "Grant Portal Access" (Action → Grant Portal Access).

• 4. Hệ thống tự động tạo tài khoản portal và gửi email mời.

• 5. Khách hàng nhận email, đặt mật khẩu và đăng nhập portal.

• 6. Cấu hình Document Visibility trong Settings → Sales → Customer Portal.

Điểm chính

• • Naming conventions: Đặt tên rõ ràng cho đội bán hàng, bảng giá, sản phẩm (ví dụ: "TEAM-NORTH", "PRICE-VIP").

• • Data organization: Sử dụng Product Categories và Tags để tổ chức sản phẩm hiệu quả.

• • Workflow optimization: Tự động hóa email, sử dụng quotation templates để tiết kiệm thời gian.

• • Security: Phân quyền chặt chẽ, chỉ Sales Manager mới được cấu hình giá và chiết khấu.

• • Performance: Tránh tạo quá nhiều price rules phức tạp, ảnh hưởng tốc độ tính giá.

• • Backup: Xuất dữ liệu sản phẩm và bảng giá định kỳ để phòng ngừa mất mát.

Điểm chính

• • Lỗi quyền: "Access Denied" khi tạo báo giá → Kiểm tra user có quyền Sales User/Manager chưa.

• • Email không gửi: Kiểm tra cấu hình SMTP server trong Settings → Technical → Outgoing Mail Servers.

• • Sản phẩm không xuất hiện: Đảm bảo "Can be Sold" được bật trên sản phẩm.

• • Bảng giá không áp dụng: Kiểm tra bảng giá đã gán cho khách hàng và price rules đúng điều kiện.

• • Portal access không hoạt động: Đảm bảo customer có email hợp lệ và đã grant portal access.

• • Chiết khấu không tính: Bật "Discounts" trong Settings → Sales → Pricing.

Điểm chính

• • Làm sao thay đổi cài đặt mặc định? Vào Settings → Sales, chỉnh sửa và Save. Chỉ Sales Manager hoặc Admin mới có quyền.

• • Có thể dùng nhiều đơn vị tiền tệ? Có, bật Multi-Currencies trong Settings → Accounting, sau đó tạo pricelists theo từng currency.

• • Cách migrate dữ liệu hiện có? Dùng Import function (nút Import trên danh sách Products/Customers) hoặc API để import hàng loạt.

• • Tích hợp với module khác? Sales tích hợp sẵn với Inventory (giao hàng), Accounting (hóa đơn), CRM (cơ hội bán hàng).

• • Thiết lập đa công ty? Bật Multi-Companies trong Settings, tạo công ty mới, gán users và cấu hình riêng cho từng công ty.