Quản lý khách hàng

Các bước thực hiện

• 1. Từ menu Contacts: Contacts → Contacts → Create

• 2. Từ báo giá: Nhập tên khách hàng mới và chọn "Create and edit..."

• 3. Từ CRM: Chuyển đổi Lead/Opportunity thành khách hàng

• 4. Import hàng loạt: Sử dụng tính năng Import từ CSV/Excel

Các trường thông tin quan trọng

Điểm chính

• • Is a Customer: Đánh dấu là khách hàng (mua hàng)

• • Is a Vendor: Đánh dấu là nhà cung cấp (bán hàng cho bạn)

• • Có thể là cả hai: Vừa mua vừa bán

Các bước thực hiện

• 1. Mở thông tin khách hàng

• 2. Vào tab "Sales & Purchase"

• 3. Tích chọn "Is a Customer"

• 4. Thiết lập Salesperson (Nhân viên phụ trách)

• 5. Chọn Payment Terms (Điều khoản thanh toán)

• 6. Chọn Pricelist (Bảng giá) nếu có

Các bước thực hiện

• 1. Mở thông tin khách hàng

• 2. Nhấn "Add" trong phần Contacts & Addresses

• 3. Chọn loại địa chỉ (Address Type)

• 4. Nhập thông tin địa chỉ đầy đủ

• 5. Lưu địa chỉ

• 6. Khi tạo đơn hàng, chọn địa chỉ phù hợp

Các loại địa chỉ

Điểm chính

• • Giá theo khách hàng: VIP, Wholesale, Retail

• • Giá theo số lượng: Mua nhiều giảm giá

• • Giá theo thời gian: Khuyến mãi theo mùa

• • Giá theo sản phẩm: Giá đặc biệt cho sản phẩm cụ thể

Các bước thực hiện

• 1. Tạo bảng giá: Sales → Configuration → Pricelists

• 2. Thiết lập quy tắc giá (Price Rules)

• 3. Gán bảng giá cho khách hàng: Customer → Sales & Purchase → Pricelist

• 4. Khi tạo báo giá, bảng giá tự động áp dụng

• 5. Giá sản phẩm được tính theo quy tắc bảng giá

Các bước thực hiện

• 1. Tạo điều khoản: Accounting → Configuration → Payment Terms

• 2. Thiết lập các kỳ thanh toán (Payment Terms Lines)

• 3. Gán cho khách hàng: Customer → Sales & Purchase → Payment Terms

• 4. Điều khoản tự động áp dụng cho hóa đơn

Các điều khoản thanh toán phổ biến

Điểm chính

• • VIP: Khách hàng quan trọng

• • Wholesale: Khách hàng bán buôn

• • Retail: Khách hàng bán lẻ

• • International: Khách hàng quốc tế

• • High Value: Khách hàng giá trị cao

• • New Customer: Khách hàng mới

Các bước thực hiện

• 1. Tạo tags: Settings → Technical → Tags (hoặc tạo trực tiếp trên khách hàng)

• 2. Gán tags cho khách hàng: Customer → Tags

• 3. Lọc khách hàng theo tags: Contacts → Filters → Tags

• 4. Sử dụng trong báo cáo và phân tích

Các bước thực hiện

• 1. Mở thông tin khách hàng

• 2. Vào tab "Sales & Purchase"

• 3. Xem số liệu tổng quan: Total Invoiced, Total Due

• 4. Nhấn "Sales" để xem tất cả đơn hàng

• 5. Nhấn "Invoices" để xem tất cả hóa đơn

• 6. Nhấn "Payments" để xem lịch sử thanh toán

Điểm chính

• • Internal Notes: Ghi chú nội bộ không hiển thị cho khách hàng

• • Fiscal Position: Vị trí thuế (cho khách hàng quốc tế)

• • Bank Accounts: Tài khoản ngân hàng của khách hàng

• • Credit Limit: Hạn mức công nợ

• • Analytic Account: Tài khoản phân tích chi phí

Các bước thực hiện

• 1. Mở thông tin khách hàng

• 2. Nhấn "Grant Portal Access" (nếu chưa có)

• 3. Hệ thống tạo tài khoản portal và gửi email mời

• 4. Khách hàng đăng nhập portal với email

• 5. Khách hàng có thể: Xem đơn hàng, Xem hóa đơn, Tải chứng từ, Thanh toán trực tuyến

Điểm chính

• • Theo tên: Tìm kiếm theo tên hoặc mã khách hàng

• • Theo tags: Lọc theo nhãn phân loại

• • Theo nhân viên: Khách hàng của nhân viên cụ thể

• • Theo quốc gia: Khách hàng theo khu vực

• • Theo công ty: Trong môi trường đa công ty

• • Customers: Chỉ hiển thị khách hàng (không phải nhà cung cấp)

Các bước thực hiện

• 1. Vào Contacts → Contacts

• 2. Chọn các khách hàng trùng lặp (checkbox)

• 3. Nhấn Action → Merge

• 4. Chọn khách hàng chính (master record)

• 5. Xác nhận hợp nhất

• 6. Tất cả đơn hàng, hóa đơn được chuyển sang khách hàng chính

Điểm chính

• • Top Customers: Khách hàng mua nhiều nhất

• • Customer Lifetime Value: Giá trị trọn đời khách hàng

• • Purchase Frequency: Tần suất mua hàng

• • Average Order Value: Giá trị đơn hàng trung bình

• • Customer Retention: Tỷ lệ giữ chân khách hàng

• • New vs Returning: Khách hàng mới vs quay lại

Các bước thực hiện

• 1. Luôn điền đầy đủ thông tin khách hàng (email, phone, địa chỉ)

• 2. Sử dụng tags để phân loại khách hàng rõ ràng

• 3. Thiết lập bảng giá phù hợp cho từng nhóm khách hàng

• 4. Cấu hình điều khoản thanh toán theo chính sách công ty

• 5. Thêm nhiều địa chỉ nếu khách hàng có nhiều chi nhánh

• 6. Sử dụng Internal Notes để ghi chú quan trọng

• 7. Cấp quyền portal cho khách hàng thường xuyên

• 8. Thường xuyên làm sạch dữ liệu khách hàng trùng lặp

• 9. Theo dõi công nợ và hạn mức tín dụng

Các bước thực hiện

• 1. Lead/Opportunity tự động tạo hoặc liên kết khách hàng

• 2. Lịch sử tương tác được lưu trữ

• 3. Theo dõi pipeline bán hàng

• 4. Ghi chú và hoạt động được đồng bộ

• 5. Phân tích hiệu quả chuyển đổi

Điểm chính

• • Total Invoiced: Tổng giá trị đã xuất hóa đơn

• • Total Due: Tổng công nợ chưa thanh toán

• • Overdue: Công nợ quá hạn

• • Credit Limit: Hạn mức tín dụng cho phép

Các bước thực hiện

• 1. Thiết lập Credit Limit: Customer → Accounting tab → Credit Limit

• 2. Hệ thống cảnh báo khi vượt hạn mức

• 3. Theo dõi công nợ: Accounting → Customers → Customer Statements

• 4. Gửi nhắc nhở thanh toán tự động

Tình huống và giải pháp