Quản lý đơn bán hàng
Xác nhận, theo dõi và xử lý đơn bán hàng từ xác nhận đến hoàn thành
Đơn bán hàng (Sales Order) là báo giá đã được xác nhận, đánh dấu cam kết chính thức giữa doanh nghiệp và khách hàng. Sau khi xác nhận, đơn hàng sẽ kích hoạt các quy trình tiếp theo như giao hàng, xuất hóa đơn và theo dõi thanh toán.
Xác nhận đơn bán hàng
Khi khách hàng đồng ý với báo giá, bạn cần xác nhận để chuyển thành đơn bán hàng:
Các bước thực hiện
1. Mở báo giá đã hoàn tất thông tin
2. Kiểm tra lại tất cả thông tin: khách hàng, sản phẩm, giá, địa chỉ
3. Nhấn nút "Confirm" trên thanh công cụ
4. Hệ thống chuyển trạng thái từ "Quotation" sang "Sales Order"
5. Mã đơn hàng được tạo tự động theo chuỗi (ví dụ: SO001, SO002)
6. Các quy trình tiếp theo được kích hoạt (giao hàng, hóa đơn)
Xác nhận tự động từ Portal
Khách hàng có thể tự xác nhận đơn hàng qua Customer Portal nếu được cấu hình:
Điểm chính
• Online Signature: Khách hàng phải ký điện tử trước khi xác nhận
• Online Payment: Khách hàng phải thanh toán trước khi xác nhận
• Cả hai: Yêu cầu cả ký và thanh toán
• Không yêu cầu: Khách hàng có thể xác nhận trực tiếp
Các bước thực hiện
1. Cấu hình: Settings → Sales → Quotations & Orders
2. Chọn yêu cầu: Signature, Payment, hoặc cả hai
3. Khách hàng truy cập portal và thực hiện yêu cầu
4. Đơn hàng tự động được xác nhận khi đủ điều kiện
Trạng thái đơn hàng
Các trạng thái của đơn bán hàng
| Trạng thái | Ý nghĩa | Hành động có thể thực hiện |
|---|---|---|
| Quotation | Báo giá chưa xác nhận | Chỉnh sửa, gửi, xác nhận, hủy |
| Quotation Sent | Báo giá đã gửi khách hàng | Chỉnh sửa, xác nhận, hủy |
| Sales Order | Đơn hàng đã xác nhận | Tạo hóa đơn, giao hàng, khóa, hủy |
| Locked | Đơn hàng đã khóa | Mở khóa (nếu có quyền) |
| Cancelled | Đơn hàng đã hủy | Đặt lại thành báo giá |
Trạng thái hóa đơn
Mỗi đơn hàng có trạng thái hóa đơn riêng để theo dõi việc xuất hóa đơn:
Invoice Status
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Nothing to Invoice | Không có gì để xuất hóa đơn (chính sách theo số lượng giao) |
| To Invoice | Chờ xuất hóa đơn - có số lượng cần xuất |
| Fully Invoiced | Đã xuất đủ hóa đơn cho toàn bộ đơn hàng |
Theo dõi số lượng trên đơn hàng
Mỗi dòng sản phẩm trên đơn hàng theo dõi nhiều loại số lượng:
Các loại số lượng
| Trường | Ý nghĩa | Sử dụng |
|---|---|---|
| Quantity | Số lượng đặt hàng | Số lượng khách hàng đặt mua |
| Delivered Qty | Số lượng đã giao | Số lượng thực tế đã giao cho khách |
| Invoiced Qty | Số lượng đã xuất hóa đơn | Số lượng đã được xuất hóa đơn |
| Qty to Invoice | Số lượng chờ xuất hóa đơn | Số lượng còn lại cần xuất hóa đơn |
Chỉnh sửa đơn hàng đã xác nhận
Sau khi xác nhận, đơn hàng có thể được chỉnh sửa tùy theo cấu hình:
Điểm chính
• Cho phép chỉnh sửa: Có thể thêm/sửa/xóa dòng sản phẩm
• Khóa đơn hàng: Không cho phép chỉnh sửa để đảm bảo tính nhất quán
• Yêu cầu mở khóa: Cần quyền đặc biệt để mở khóa và chỉnh sửa
Các bước thực hiện
1. Cấu hình: Settings → Sales → Quotations & Orders → Lock Confirmed Sales
2. Nếu bật: Đơn hàng tự động khóa sau khi xác nhận
3. Để chỉnh sửa: Nhấn "Unlock" (cần quyền Sales Manager)
4. Sau khi sửa: Nhấn "Lock" để khóa lại
Hủy đơn hàng
Trong một số trường hợp, bạn cần hủy đơn hàng đã xác nhận:
Các bước thực hiện
1. Mở đơn hàng cần hủy
2. Kiểm tra không có hóa đơn hoặc giao hàng đã xử lý
3. Nhấn nút "Cancel" trên thanh công cụ
4. Xác nhận hủy đơn hàng
5. Trạng thái chuyển sang "Cancelled"
6. Có thể đặt lại thành báo giá bằng "Set to Quotation"
Lưu ý khi hủy đơn hàng
Điểm chính
• Nếu đã có hóa đơn: Cần hủy hoặc tạo credit note cho hóa đơn trước
• Nếu đã có giao hàng: Cần hủy hoặc hoàn trả giao hàng trước
• Nếu đã thanh toán: Cần xử lý hoàn tiền
• Đơn hàng đã hủy vẫn lưu trong hệ thống để theo dõi lịch sử
Tạo hóa đơn từ đơn hàng
Sau khi xác nhận đơn hàng, bạn có thể tạo hóa đơn:
Các bước thực hiện
1. Mở đơn bán hàng đã xác nhận
2. Nhấn nút "Create Invoice"
3. Chọn phương thức xuất hóa đơn phù hợp
4. Xác nhận tạo hóa đơn
5. Hóa đơn được tạo và liên kết với đơn hàng
Các phương thức xuất hóa đơn
Invoice Methods
| Phương thức | Khi nào sử dụng |
|---|---|
| Regular Invoice | Xuất hóa đơn cho toàn bộ hoặc một phần đơn hàng |
| Down Payment (Percentage) | Thanh toán trước theo phần trăm đơn hàng |
| Down Payment (Fixed Amount) | Thanh toán trước theo số tiền cố định |
Chính sách xuất hóa đơn
Odoo hỗ trợ hai chính sách xuất hóa đơn chính:
Điểm chính
• Based on Ordered Quantities: Xuất hóa đơn theo số lượng đặt hàng
• Based on Delivered Quantities: Xuất hóa đơn theo số lượng đã giao
Các bước thực hiện
1. Cấu hình mặc định: Settings → Sales → Invoicing → Invoicing Policy
2. Cấu hình từng sản phẩm: Product → Sales tab → Invoicing Policy
3. Chính sách sản phẩm ưu tiên hơn cấu hình chung
Quản lý giao hàng
Nếu sử dụng module Inventory, đơn hàng sẽ tự động tạo phiếu giao hàng:
Các bước thực hiện
1. Sau khi xác nhận đơn hàng, phiếu giao hàng được tạo tự động
2. Nhấn nút "Delivery" trên đơn hàng để xem phiếu giao
3. Xử lý giao hàng trong module Inventory
4. Số lượng đã giao được cập nhật tự động trên đơn hàng
5. Trạng thái hóa đơn thay đổi theo số lượng giao (nếu chính sách theo giao)
Tìm kiếm và lọc đơn hàng
Sử dụng các bộ lọc để quản lý đơn hàng hiệu quả:
Điểm chính
• Theo trạng thái: Quotation, Sales Order, Cancelled
• Theo trạng thái hóa đơn: To Invoice, Fully Invoiced
• Theo khách hàng: Tìm tất cả đơn hàng của một khách hàng
• Theo nhân viên bán hàng: Theo dõi đơn hàng của từng nhân viên
• Theo nhóm bán hàng: Phân tích theo team
• Theo ngày: Đơn hàng trong khoảng thời gian
• Theo sản phẩm: Tìm đơn hàng có sản phẩm cụ thể
Thông tin bổ sung trên đơn hàng
Đơn hàng có thể chứa nhiều thông tin bổ sung:
Điểm chính
• Customer Reference: Mã tham chiếu của khách hàng
• Tags: Phân loại đơn hàng theo tags
• Notes: Ghi chú nội bộ không hiển thị cho khách hàng
• Terms and Conditions: Điều khoản và điều kiện
• Fiscal Position: Vị trí thuế (cho đơn hàng quốc tế)
• Analytic Account: Tài khoản phân tích chi phí
• Source Document: Chứng từ nguồn (từ CRM, Website...)
Best Practices
Các bước thực hiện
1. Xác nhận đơn hàng ngay khi có xác nhận từ khách hàng
2. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi xác nhận
3. Sử dụng tags để phân loại đơn hàng (urgent, wholesale, retail...)
4. Theo dõi đơn hàng "To Invoice" để không bỏ sót xuất hóa đơn
5. Thiết lập quy trình phê duyệt cho đơn hàng giá trị cao
6. Sử dụng Customer Reference để dễ đối chiếu với khách hàng
7. Thường xuyên review các đơn hàng chưa hoàn thành
8. Cập nhật trạng thái giao hàng kịp thời
Báo cáo đơn hàng
Truy cập Reporting để phân tích đơn hàng:
Điểm chính
• Doanh số theo thời gian: Xu hướng bán hàng
• Doanh số theo nhân viên: Hiệu suất cá nhân
• Doanh số theo sản phẩm: Sản phẩm bán chạy
• Doanh số theo khách hàng: Khách hàng lớn
• Tỷ lệ chuyển đổi: Từ báo giá sang đơn hàng
• Giá trị đơn hàng trung bình: Average Order Value
• Thời gian xử lý: Từ báo giá đến xác nhận
Tích hợp với Inventory
Khi sử dụng module Inventory, đơn hàng tích hợp chặt chẽ với quản lý kho:
Các bước thực hiện
1. Kiểm tra tồn kho khi tạo đơn hàng
2. Tự động tạo phiếu giao hàng khi xác nhận
3. Dự trữ hàng cho đơn hàng (reservation)
4. Theo dõi trạng thái giao hàng
5. Cập nhật số lượng đã giao tự động
6. Xử lý backorder nếu thiếu hàng
Xử lý tình huống đặc biệt
Tình huống và giải pháp
| Tình huống | Giải pháp |
|---|---|
| Khách hàng yêu cầu thay đổi sau khi xác nhận | Mở khóa đơn hàng, chỉnh sửa, khóa lại |
| Thiếu hàng không thể giao đủ | Giao một phần, tạo backorder cho phần còn lại |
| Khách hàng muốn hủy đơn | Kiểm tra hóa đơn/giao hàng, xử lý hoàn trả, hủy đơn |
| Cần xuất hóa đơn trước khi giao | Sử dụng chính sách "Based on Ordered Quantities" |
| Đơn hàng bị khóa không sửa được | Yêu cầu Sales Manager mở khóa |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Điểm chính
• Điều gì kích hoạt tạo hóa đơn tự động? Không có tạo hóa đơn hoàn toàn tự động, bạn phải nhấn "Create Invoice" trên đơn hàng, nhưng hệ thống sẽ tự động tính số lượng cần xuất hóa đơn theo chính sách.
• Làm thế nào để xử lý giao hàng từng phần? Trong module Inventory, xử lý phiếu giao hàng với số lượng thực tế giao, hệ thống tự động tạo backorder cho phần còn lại.
• Tôi có thể chỉnh sửa đơn hàng sau khi xác nhận không? Có, nếu chưa bật Lock Confirmed Sales, hoặc nhấn "Unlock" nếu đơn hàng đã khóa (cần quyền Sales Manager).
• Lock và Cancel khác nhau như thế nào? Lock chỉ ngăn chỉnh sửa nhưng đơn hàng vẫn hoạt động, Cancel hủy hoàn toàn đơn hàng và dừng mọi quy trình liên quan.
• Làm thế nào để xử lý thay đổi đơn hàng của khách hàng? Mở khóa đơn hàng, chỉnh sửa sản phẩm/số lượng, khóa lại và thông báo cho khách hàng về thay đổi.
• Tôi có thể chia đơn hàng thành nhiều lần giao không? Có, trong Inventory module, xử lý phiếu giao hàng từng phần, hệ thống tự động tạo backorder cho các lần giao tiếp theo.
• Điều gì xảy ra nếu hủy đơn hàng đã có hóa đơn? Bạn phải xử lý hóa đơn trước (tạo credit note hoặc hủy), sau đó mới có thể hủy đơn hàng.
• Làm thế nào để theo dõi trạng thái thực hiện đơn hàng? Kiểm tra các trường Delivery Status và Invoice Status trên đơn hàng, hoặc nhấn nút Delivery/Invoice để xem chi tiết.
• Tôi có thể thiết lập quy trình phê duyệt cho đơn hàng lớn không? Có, sử dụng Automated Actions hoặc Studio để tạo workflow phê duyệt dựa trên giá trị đơn hàng.
• Chính sách xuất hóa đơn khác nhau như thế nào? "Ordered Quantities" xuất hóa đơn ngay sau xác nhận, "Delivered Quantities" chờ giao hàng xong mới xuất hóa đơn.