Quản lý Gian hàng Sự kiện
Quản lý cho thuê gian hàng tại sự kiện với danh mục, mẫu, đặt chỗ và theo dõi trạng thái tự động.
Module Event Booth mở rộng module Event cơ bản để quản lý việc cho thuê gian hàng tại các sự kiện, hội chợ, triển lãm.
Định nghĩa danh mục gian hàng (Standard, Premium, VIP), tạo mẫu gian hàng cho từng loại sự kiện, quản lý đặt chỗ và theo dõi trạng thái tự động.
Tính năng nổi bật
Điểm chính
• Định nghĩa danh mục gian hàng với mô tả, hình ảnh và giá cho thuê.
• Tạo mẫu gian hàng cho từng loại sự kiện để tự động sinh gian hàng.
• Quản lý gian hàng trong sự kiện với vị trí, kích thước và trạng thái.
• Đặt chỗ gian hàng cho khách hàng/đối tác với xác nhận tự động.
• Theo dõi trạng thái gian hàng: Available, Unavailable, Booked.
• Tích hợp với module Sale để tạo đơn hàng cho thuê gian hàng.
• Báo cáo tình trạng gian hàng và doanh thu theo sự kiện.
Thuật ngữ chính EN/VI
| Fields | Trường dữ liệu | Description |
|---|---|---|
| Booth Category | Danh mục Gian hàng | Phân loại gian hàng theo tiêu chuẩn (Standard, Premium, VIP). |
| Booth Template | Mẫu Gian hàng | Mẫu gian hàng được định nghĩa cho loại sự kiện. |
| Event Booth | Gian hàng Sự kiện | Gian hàng cụ thể trong một sự kiện. |
| Booth Registration | Đăng ký Gian hàng | Đơn đăng ký thuê gian hàng từ khách hàng. |
| Booth Status | Trạng thái Gian hàng | Available (Có sẵn), Unavailable (Không khả dụng), Booked (Đã đặt). |
| Booth Location | Vị trí Gian hàng | Vị trí vật lý của gian hàng tại địa điểm sự kiện. |
| Booth Size | Kích thước Gian hàng | Diện tích gian hàng (m²). |
Tạo Danh mục Gian hàng
Danh mục gian hàng định nghĩa các loại gian hàng có thể cho thuê tại sự kiện như Standard, Premium, VIP với mô tả, hình ảnh và giá tham khảo.
Điểm chính
• Danh mục có thể tái sử dụng cho nhiều loại sự kiện khác nhau.
• Hình ảnh giúp khách hàng hình dung rõ hơn về gian hàng.
• Sequence thấp sẽ hiển thị trước trong danh sách.
Các bước thực hiện
1. Vào Event → Configuration → Booth Categories.
2. Nhấn New và điền Name (ví dụ: Standard Booth, Premium Booth).
3. Thêm Description mô tả chi tiết về loại gian hàng.
4. Tải lên Image để hiển thị cho khách hàng.
5. Nhập Sequence để sắp xếp thứ tự hiển thị.
6. Lưu danh mục để sử dụng khi tạo mẫu gian hàng.
Tạo Mẫu Gian hàng cho Loại Sự kiện
Mẫu gian hàng được định nghĩa cho từng loại sự kiện (Event Type) để tự động tạo gian hàng khi tạo sự kiện mới.
Điểm chính
• Khi tạo sự kiện mới từ loại sự kiện này, các gian hàng sẽ tự động được tạo.
• Product liên kết cho phép tạo đơn hàng Sale Order khi đặt gian hàng.
• Có thể tạo nhiều mẫu gian hàng cho một loại sự kiện.
Các bước thực hiện
1. Vào Event → Configuration → Event Types và mở loại sự kiện cần cấu hình.
2. Chuyển đến tab Booths.
3. Nhấn Add a line để thêm mẫu gian hàng.
4. Chọn Booth Category (Standard, Premium, VIP).
5. Nhập Name (ví dụ: Booth A1, Booth B2).
6. Điền Booth Location (vị trí vật lý).
7. Nhập Booth Size (diện tích m²).
8. Chọn Product liên kết để tạo đơn hàng cho thuê.
9. Lưu mẫu gian hàng.
Quản lý Gian hàng trong Sự kiện
Sau khi tạo sự kiện từ loại sự kiện có mẫu gian hàng, các gian hàng sẽ tự động được tạo và có thể quản lý trong tab Booths của sự kiện.
Điểm chính
• Gian hàng có thể được thêm thủ công nếu cần thêm gian hàng mới.
• Trạng thái tự động cập nhật khi có đăng ký gian hàng.
• Có thể lọc gian hàng theo Category, Status, Location.
Các bước thực hiện
1. Mở sự kiện cần quản lý gian hàng.
2. Chuyển đến tab Booths để xem danh sách gian hàng.
3. Xem trạng thái từng gian hàng: Available, Unavailable, Booked.
4. Nhấn vào gian hàng để xem chi tiết hoặc chỉnh sửa.
5. Thay đổi Status nếu cần (ví dụ: đánh dấu Unavailable nếu gian hàng bị hỏng).
6. Xem Contact/Partner đã đặt gian hàng (nếu có).
Đặt và Xác nhận Gian hàng
Khách hàng có thể đăng ký thuê gian hàng thông qua website hoặc nhân viên có thể tạo đăng ký thủ công.
Điểm chính
• Chỉ có thể đặt gian hàng có trạng thái Available.
• Sale Order tự động tính giá dựa trên Product liên kết.
• Có thể đặt nhiều gian hàng cho một đăng ký.
Các bước thực hiện
1. Vào Event → Registrations và tạo đăng ký mới.
2. Chọn Event và điền thông tin Attendee (người tham dự).
3. Chuyển đến tab Booth Registration.
4. Chọn Booth muốn đặt từ danh sách gian hàng có sẵn.
5. Hệ thống tự động tạo Sale Order nếu Product được liên kết.
6. Xác nhận đăng ký để đánh dấu gian hàng là Booked.
7. Gửi email xác nhận cho khách hàng.
Theo dõi Trạng thái và Tình trạng Gian hàng
Điểm chính
• Trạng thái tự động cập nhật khi có đăng ký hoặc hủy đăng ký.
• Có thể thay đổi trạng thái thủ công nếu cần.
• Dashboard hiển thị tổng quan tình trạng gian hàng theo sự kiện.
Trạng thái Gian hàng
| Trạng thái | Mô tả | Hành động |
|---|---|---|
| Available | Gian hàng có sẵn để đặt | Khách hàng có thể đăng ký thuê |
| Unavailable | Gian hàng không khả dụng | Không thể đặt (bảo trì, hỏng) |
| Booked | Gian hàng đã được đặt | Đã có khách hàng thuê |
Tích hợp với Module Sale
Module Event Booth tích hợp với module Sale để tự động tạo đơn hàng khi đặt gian hàng, giúp quản lý doanh thu và thanh toán.
Điểm chính
• Mỗi gian hàng liên kết với một Product trong module Sale.
• Khi đặt gian hàng, Sale Order tự động được tạo với Product tương ứng.
• Giá cho thuê được lấy từ Product Price List.
• Có thể áp dụng chiết khấu hoặc khuyến mãi cho đơn hàng.
• Theo dõi thanh toán và hóa đơn thông qua module Accounting.
Báo cáo và Phân tích
Điểm chính
• Báo cáo tình trạng gian hàng theo sự kiện: số lượng Available, Booked, Unavailable.
• Phân tích doanh thu từ cho thuê gian hàng theo Category, Event Type.
• Báo cáo tỷ lệ lấp đầy gian hàng (Occupancy Rate) theo thời gian.
• Xuất danh sách khách hàng đã đặt gian hàng với thông tin liên hệ.
• Biểu đồ xu hướng đặt gian hàng theo tháng/quý/năm.
Quy trình làm việc điển hình
Các bước thực hiện
1. Tạo Booth Categories (Standard, Premium, VIP) với mô tả và hình ảnh.
2. Định nghĩa Booth Templates cho từng Event Type.
3. Tạo sự kiện mới, hệ thống tự động sinh gian hàng từ mẫu.
4. Khách hàng đăng ký thuê gian hàng qua website hoặc nhân viên tạo đăng ký.
5. Xác nhận đăng ký, gian hàng chuyển sang trạng thái Booked.
6. Sale Order tự động được tạo, khách hàng thanh toán.
7. Theo dõi tình trạng gian hàng và doanh thu qua báo cáo.
Mẹo sử dụng hiệu quả
Điểm chính
• Tạo danh mục gian hàng rõ ràng với hình ảnh chất lượng cao để thu hút khách hàng.
• Sử dụng mẫu gian hàng để tiết kiệm thời gian khi tạo sự kiện mới.
• Liên kết Product với giá linh hoạt để dễ dàng điều chỉnh giá cho thuê.
• Thiết lập quy trình xác nhận tự động để giảm thời gian xử lý đăng ký.
• Sử dụng email template để gửi xác nhận và nhắc nhở khách hàng.
• Theo dõi tỷ lệ lấp đầy để tối ưu hóa số lượng gian hàng cho sự kiện tương lai.
• Tạo báo cáo định kỳ để phân tích hiệu quả kinh doanh gian hàng.
• Đánh dấu Unavailable cho gian hàng cần bảo trì trước sự kiện.
Nhóm người dùng và quyền hạn
Phân quyền
| Nhóm | Quyền chính |
|---|---|
| Event User | Xem danh sách gian hàng, tạo đăng ký gian hàng, xem báo cáo cơ bản. |
| Event Manager | Toàn quyền: tạo/sửa danh mục gian hàng, mẫu gian hàng, quản lý trạng thái, cấu hình tích hợp Sale, truy cập báo cáo chi tiết. |